MS365 | Microsoft 365 Tenant anlegen

Die digitale Transformation macht die Integration moderner Tools für Unternehmen unverzichtbar. Microsoft 365 ist eines der leistungsstärksten Tools, um produktive Zusammenarbeit, sichere Datenverwaltung und effiziente Kommunikation in einer Plattform zu vereinen. Der Einstieg in die Welt von Microsoft 365 beginnt mit der Einrichtung eines Tenants – der zentralen Instanz für Ihre Organisation in der Cloud. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen Microsoft 365 Tenant erfolgreich einrichten und optimal nutzen.

Was ist ein Microsoft 365 Tenant und warum ist er wichtig?

Ein Tenant in Microsoft 365 ist die virtuelle Umgebung, die alle Ihre Daten, Benutzerkonten und Dienste beherbergt. Er fungiert als zentrale Verwaltungsplattform und ermöglicht Ihnen:

• Die Organisation von Benutzerkonten und Lizenzen
• Die Verwaltung von Sicherheitsrichtlinien
• Den Zugang zu Anwendungen wie Teams, SharePoint, Outlook und mehr

Für Unternehmen ist ein Tenant die Grundlage, um eine sichere und effiziente Arbeitsumgebung zu schaffen. Durch die zentrale Steuerung können IT-Administratoren alle wichtigen Prozesse und Dienste problemlos überwachen und verwalten.

1. Vorbereitung ist alles!

Bevor Sie mit der Einrichtung eines Tenants beginnen, sollten Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens genau analysieren.

1.1 Zielsetzung

• Verbesserung der Teamkommunikation durch Microsoft Teams
• Zentralisierte Datenverwaltung über SharePoint
• Effizientere E-Mail-Nutzung mit Outlook

1.2 Ressourcenplanung

• Eine Unternehmensdomain: Diese Domain wird für E-Mails und andere Dienste verwendet. Sie können eine vorhandene Domain integrieren oder eine neue kaufen.
• Ein IT-Team oder Administratoren: Ein IT-Verantwortlicher sollte den Einrichtungsprozess leiten und später den Tenant verwalten.
• Ein Budget für Lizenzen: Microsoft bietet verschiedene Abonnement-Modelle, z. B. Business Basic, Business Standard oder Enterprise E5.

1.3 Benutzeranforderungen

• Werden mobile Geräte oder Home-Office-Arbeitsplätze genutzt?
• Welche Anwendungen benötigen sie?
• Welche Sicherheitsanforderungen gibt es für verschiedene Benutzergruppen?

2. Auswahl des passenden Abonnements

Microsoft 365 bietet mehrere Lizenzoptionen, die auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und -anforderungen zugeschnitten sind.

• Business Basic: Ideal für kleine Unternehmen, die Cloud-Dienste wie E-Mail und Teams benötigen, ohne lokale Office-Anwendungen.
• Business Standard: Ergänzt die Funktionen von Business Basic um Desktop-Versionen der Office-Anwendungen.
• Enterprise (E3/E5): Für größere Unternehmen, die erweiterte Sicherheits- und Compliance-Features benötigen.

Tipp: Starten Sie mit einem kleineren Plan und skalieren Sie bei Bedarf. Upgrades sind jederzeit möglich.

3. Registrierung des Microsoft 365 Tenants

Sobald Sie wissen, wozu Sie Microsoft 365 nutzen möchten, und Ihre Domain bereitsteht, geht es an die eigentliche Einrichtung. Dazu rufen Sie die offizielle Microsoft 365-Webseite auf und wählen das Abonnement, das zu Ihren Zielen passt.

• Besuchen Sie die Microsoft 365-Webseite und klicken Sie auf „Jetzt kaufen“.
• Geben Sie grundlegende Informationen zu Ihrem Unternehmen ein.
• Wählen Sie Ihre bestehende Domain aus oder erstellen Sie eine neue.
• Folgen Sie den Anweisungen von Microsoft. Diese leiten Sie Schritt für Schritt durch den Prozess.

Am Ende dieses Prozesses ist Ihr Microsoft 365 Tenant bereits erstellt.

4. Einrichtung Ihres Tenants im Admin Center

Nach der Registrierung erhalten Sie Zugang zum sogenannten „Microsoft 365 Admin Center“. Das ist Ihre zentrale Schaltstelle, in der Sie alle Einstellungen vornehmen und Ihren Tenant verwalten.

• Melden Sie sich mit Ihrem neu erstellten Administratorkonto an.
• Fügen Sie Benutzerkonten für Ihre Mitarbeiter hinzu und weisen Sie Lizenzen zu.
• Richten Sie Ihre Domain ein, indem Sie DNS-Einträge bei Ihrem Domain-Anbieter anpassen.

Microsoft stellt detaillierte Anleitungen bereit, um sogenannte „MX-Einträge“ oder „CNAME-Einträge“ korrekt zu konfigurieren. Sobald diese Einträge übernommen wurden, können Sie E-Mails senden und empfangen.

5. Sicherheit nicht vergessen

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Nutzung von Cloud-Diensten ist die Sicherheit. Microsoft 365 bietet verschiedene Schutzmechanismen, damit Ihre Daten sicher bleiben. Ein besonders wirkungsvolles Feature ist die mehrstufige Authentifizierung (MFA).

• Aktivieren Sie MFA: Dabei reicht nicht nur ein Passwort für den Login, sondern Sie erhalten zusätzlich einen Bestätigungscode über eine App oder SMS.
• Überprüfen Sie Standard-Sicherheitseinstellungen und passen Sie diese an.
• Erstellen Sie Richtlinien für den sicheren Umgang mit Daten und Geräten.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass Ihr Unternehmen auch in Zeiten zunehmender Cyberangriffe bestmöglich abgesichert ist.

6. Microsoft 365 im Alltag

Nachdem Sie Ihren Tenant eingerichtet und die ersten Konten angelegt haben, können Sie mit der eigentlichen Arbeit loslegen.

• Microsoft Teams: Planen Sie Besprechungen oder verschicken Sie Nachrichten schnell innerhalb Ihres Teams.
• OneDrive und SharePoint: Speichern Sie Dokumente zentral und ermöglichen Sie gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Nutzer.
• Outlook: Nutzen Sie professionelle E-Mail-Kommunikation und Kalenderfunktionen.

Durch die integrierte Arbeitsweise sparen Sie Zeit und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

7. Regelmäßige Pflege und Anpassung

Ein Tenant muss mit dem Unternehmen wachsen können. Vielleicht benötigen Sie später zusätzliche Sicherheitsfunktionen oder möchten ein Upgrade auf ein erweitertes Abonnement wie Microsoft 365 E3 oder E5 durchführen.

• Passen Sie Benutzerkonten und Lizenzen an.
• Nutzen Sie Berichte im Admin Center, um Schwachstellen oder Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Halten Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien stets aktuell.

Fazit

Gratulation, Sie haben nun einen Überblick darüber, wie Sie Ihren eigenen Microsoft 365 Tenant einrichten können. Von der Zielsetzung über die Planung und Registrierung bis hin zu Sicherheit und Pflege sollte nun alles klarer sein. Scheuen Sie sich nicht, auf die Hilfe von IT-Fachleuten zurückzugreifen, falls Fragen oder Probleme auftauchen.

Ein gut konfigurierter Microsoft 365 Tenant bringt Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile in Sachen Kommunikation, Zusammenarbeit und Sicherheit – und Sie sind damit bestens gerüstet für die digitale Zukunft.

Quellen