Effizienter arbeiten mit MS365 Copilot

Microsoft 365 Copilot bringt frischen Wind in die Arbeitswelt. Mit Hilfe von KI werden alltägliche Prozesse beschleunigt und Mitarbeiter in ihrer Produktivität unterstützt.

Unternehmen wie Dow und die Bank of Queensland zeigen beeindruckend, wie Copilot den Arbeitsalltag transformieren kann. Doch so groß die Chancen auch sind, der Datenschutz bleibt ein Thema, das nicht ignoriert werden darf.

Dow und Bank of Queensland

Dow, ein globales Chemieunternehmen, nutzt Copilot, um die Analyse von Versandrechnungen zu automatisieren. Dieser Ansatz verhindert nicht nur Überzahlungen, sondern sorgt auch für eine effizientere Lieferkette. Allein im ersten Jahr erwartet das Unternehmen Einsparungen in Millionenhöhe.

Die Bank of Queensland wiederum berichtet von Zeitgewinnen, die für die Mitarbeiter einen echten Unterschied machen. Laut internen Studien sparen 70 % der Nutzer wöchentlich zwischen zweieinhalb und fünf Stunden, ein Viertel sogar noch mehr. Besonders beeindruckend: Das Risikoteam konnte Analyseprozesse, die früher Wochen gedauert haben, auf nur einen Tag reduzieren.

Erfolgreiche Copilot-Integration

Die Erfolgsbeispiele von Dow und der Bank of Queensland lassen sich auf einige zentrale Prinzipien zurückführen:

• Eine klare Strategie entwickeln
  Um Copilot effektiv einzusetzen, sollten Unternehmen sich auf Prozesse konzentrieren, die einen großen Einfluss auf die Geschäftsergebnisse haben. Dow hat sich beispielsweise auf den Versandbereich fokussiert und gezielt Automatisierungspotenziale erschlossen.
• Praktische Anwendungen priorisieren
  Bei der Bank of Queensland wird Copilot nicht nur im Risikomanagement genutzt, sondern auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Durch gezielte Prompts und Vorlagen wird der Onboarding-Prozess effizienter gestaltet, sodass neue Mitarbeitende schneller produktiv werden.
• Erfolge messbar machen
  Die klare Definition von Leistungsindikatoren (KPIs) hilft, den Erfolg zu bewerten. Dow begann mit einem spezifischen Lieferkettensegment und nutzte die Ergebnisse, um weitere strategische Einsatzmöglichkeiten zu identifizieren.

Datenschutz: Die Kehrseite der Medaille

So bahnbrechend die Technologie auch ist, Unternehmen müssen den Datenschutz im Blick behalten. Copilot verarbeitet große Datenmengen – darunter oft sensible und geschäftskritische Informationen. Umso wichtiger ist es, dass Firmen entsprechende Schutzmaßnahmen treffen.

Ein zentraler Aspekt ist die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO in der EU. Microsoft bietet dafür das sogenannte Copilot Control System, mit dem IT-Abteilungen die Nutzung von Copilot regulieren können. Dazu gehören:

• Verwaltung von Zugriffsrechten
• Einführung klarer Richtlinien zur Datenverarbeitung
• Analysewerkzeuge, um die Nutzung und den Mehrwert von Copilot zu überprüfen

Außerdem sorgen Sicherheitsstandards wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und eine Zero-Trust-Architektur für zusätzliche Sicherheit.

Wie Unternehmen Copilot sicher und effektiv nutzen können

Um Copilot in den eigenen Arbeitsalltag zu integrieren, haben sich einige Best Practices bewährt:

1. Prozesse mit hohem Optimierungspotenzial identifizieren
   Fokussieren Sie sich auf Arbeitsbereiche, in denen Automatisierung einen direkten Mehrwert bietet. Dow beispielsweise konzentrierte sich auf den Versandbereich und erzielte hier signifikante Einsparungen.
2. Datenschutz von Anfang an berücksichtigen
   Arbeiten Sie eng mit Datenschutzbeauftragten zusammen, um sicherzustellen, dass sensible Informationen geschützt sind.
3. Erfolge messen
   Definieren Sie klare Ziele und Key Performance Indicators (KPIs), um Fortschritte nachzuverfolgen. Dies hilft nicht nur bei der Optimierung, sondern auch, um den Erfolg intern zu kommunizieren.
4. Mitarbeiter schulen
   Stellen Sie sicher, dass alle Nutzer geschult sind, um Fehler bei der Dateneingabe oder -verarbeitung zu vermeiden.

Microsoft 365 Copilot

Auf der Microsoft Ignite 2024 wurden mehrere Neuerungen vorgestellt, die Copilot noch leistungsfähiger machen

-> näheres dazu in unserem Beitrag „Microsoft Ignite 2024: Highlights und Neuerungen„

• Copilot Actions: Routineaufgaben können jetzt noch einfacher automatisiert werden. Ob Tageszusammenfassungen oder Meeting-Vorbereitungen – die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt.
• Erweiterte Agentenfunktionen: Neue Tools wie Echtzeit-Sprachübersetzungen in Teams oder die Automatisierung von Projektmanagement-Aufgaben in Planner bringen weitere Effizienz.
• Verbesserungen in Office-Anwendungen: Copilot versteht jetzt Inhalte direkt auf dem Bildschirm, hilft bei der Planung von Meetings und kann PowerPoint-Präsentationen in 40 Sprachen übersetzen.
• Copilot Pages: Ein interaktives Arbeitsblatt, das Teams erlaubt, Diagramme und Codeblöcke gemeinsam zu erstellen und zu teilen.

Ein Blick in die Zukunft

Microsoft plant, die Entwicklung von Agenten weiter voranzutreiben. Diese KI-Systeme sollen unauffällig im Hintergrund arbeiten, Prozesse optimieren und neue Arbeitsweisen ermöglichen. Die Vision: Unternehmen mit intelligenten Helfern auszustatten, die langfristig Wettbewerbsvorteile sichern.

Doch der Erfolg hängt davon ab, wie gut es gelingt, Datenschutz und Produktivitätsgewinne in Einklang zu bringen. Die richtige Balance wird entscheidend sein.

Fazit

Microsoft 365 Copilot ist eine echte Bereicherung für Unternehmen, die ihre Arbeitsprozesse optimieren möchten. Die Erfolgsgeschichten von Dow und der Bank of Queensland zeigen, wie groß das Potenzial ist. Doch neben den Chancen dürfen die Herausforderungen, vor allem im Bereich Datenschutz, nicht vernachlässigt werden. Mit den richtigen Strategien können Unternehmen das Beste aus Copilot herausholen und gleichzeitig sicherstellen, dass sensible Daten geschützt bleiben.

Quellen