PS > PowerShell | Verwaltung von Microsoft 365‑Gruppen

nachdenkender Mann

Im Zeitalter der Cloud und der virtuellen Zusammenarbeit gewinnen Microsoft 365‑Gruppen zunehmend an Bedeutung. Sie bilden das Rückgrat moderner Kommunikations- und Kollaborationsstrukturen – sei es in SharePoint, Microsoft Teams oder Outlook.

In diesem Artikel möchte ich detailliert erläutern, wie du mit dem PowerShell-Cmdlet Set‑UnifiedGroup nicht nur grundlegende Einstellungen deiner Microsoft 365‑Gruppen anpasst, sondern auch gezielt unerwünschte automatische Willkommensnachrichten deaktivieren und weitere wichtige Konfigurationsoptionen umsetzen kannst.

Dabei gehe ich auch auf erweiterte Einstellungen ein, die deine Gruppenverwaltung noch feiner abstimmen und den administrativen Aufwand reduziert.

Microsoft 365‑Gruppen

Microsoft 365-Gruppen dienen als Rückgrat einer modernen Arbeitsplatzumgebung, da sie Teamkommunikation, Dokumentenmanagement, Kalenderfunktionen und weitere Dienste bündeln. Diese Gruppen werden technisch über Exchange Online verwaltet, sodass man mithilfe von PowerShell tiefgreifende Änderungen vornehmen kann. Dabei ist das Cmdlet Set‑UnifiedGroup der Schlüssel, um Eigenschaften von Gruppen passgenau zu konfigurieren.

und in SharePoint?

In vielen Szenarien sind Microsoft 365-Gruppen eng mit SharePoint verknüpft. Jede neu erstellte Gruppe kann eine eigene SharePoint-Teamwebsite bereitstellen, wodurch Einstellungen wie Sichtbarkeit und Berechtigungen in der Gruppe auch die SharePoint-Site beeinflussen. Gerade bei Intranet-Portalen oder Dokumentenbibliotheken ist dies entscheidend: Eine gut durchdachte Konfiguration von Microsoft 365-Gruppen vermeidet Zugriffsprobleme, verringert administrativen Aufwand und sorgt für reibungslose Teamarbeit.


WICHTIG!
Für die Anpassungen benötigst du Zugriff auf die Exchange Online PowerShell sowie entsprechende Administratorrechte in der Microsoft 365-Umgebung (häufig globale Admin-Berechtigungen oder Exchange-Administratorrollen).

Connect-ExchangeOnline
Der erste Schritt ist die Verbindung mit Exchange Online. Öffne eine PowerShell-Konsole mit Administratorrechten und führe gegebenenfalls die Installation des Exchange Online Management-Moduls durch und anschließend stellst du die Verbindung her::

Install-Module ExchangeOnlineManagement
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [IhrBenutzername]

Ersetze [IhrBenutzername] durch deine reale Anmeldeadresse (z. B. „max.mustermann@contoso.de“). Nach erfolgter Anmeldung kannst du nun sämtliche relevanten Cmdlets nutzen.


1. Automatische Willkommensnachrichten

Standardmäßig erhalten neu hinzugefügte Mitglieder einer Microsoft 365‑Gruppe automatisch eine Willkommensnachricht, die vom System generiert wird. Das klingt zwar zunächst praktisch, um neuen Nutzern einen Einstieg in die Gruppennutzung zu geben, kollidiert aber in vielen Unternehmen mit bereits etablierten Einarbeitungsprozessen. Dort empfinden Anwender solche Nachrichten oft als überflüssig oder störend.

Wenn du diese Willkommensmails deaktivieren möchtest, kannst du das über den Parameter
-UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled steuern. Ein passendes PowerShell-Beispiel sieht so aus:

Set-UnifiedGroup -Identity "IhrGruppenName" -UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled:$false

Ersetze dabei "DeineGruppe" durch den tatsächlichen Namen oder die eindeutige ID deiner Gruppe. Beachte, dass dieses Cmdlet – insbesondere der erwähnte Parameter – ausschließlich in Exchange Online (bzw. Exchange Online Protection) verfügbar ist. Du benötigst dafür also die entsprechenden Administratorrechte sowie eine aktive Verbindung zur Exchange Online PowerShell.

2. Konfiguration der Microsoft 365‑Gruppe

Neben dem Deaktivieren der automatischen Willkommensnachrichten stellt dir das Cmdlet Set‑UnifiedGroup eine ganze Reihe weiterer Einstellmöglichkeiten zur Verfügung. Damit hast du als Administrator umfangreiche Kontrolle über nahezu alle Gruppenfunktionen.

Zwei häufig genutzte Konfigurationen möchte ich an dieser Stelle kurz vorstellen:

2.1. Datenschutztyp anpassen

Mit dem Parameter -AccessType legst du fest, ob eine Gruppe öffentlich (Public) oder privat (Private) geführt wird. Ein Beispiel:

Set-UnifiedGroup -Identity "Legal Department" -AccessType Private

Hier wandelst du die Gruppe „Legal Department“ von einer öffentlichen in eine private Gruppe um. Private Gruppen sind nur für ihre Mitglieder zugänglich, empfangen aber weiterhin E-Mails. So bleibt die Kommunikation intern, während ein unkontrollierter Zugriff von außen verhindert wird.

2.2. Verwaltung von E-Mail-Adressen

Die Parameter -PrimarySmtpAddress und -EmailAddresses erlauben dir die Konfiguration der Haupt-E-Mail-Adresse sowie zusätzlicher Proxyadressen.

Achte darauf, mindestens eine MOERA-Adresse (Microsoft Online Email Routing Address) beizubehalten, da Exchange Online sie zwingend benötigt. Andernfalls drohen Zustellungsprobleme oder Fehlermeldungen im Postfachbetrieb.

Set-UnifiedGroup -Identity "DeineGruppe" `
    -PrimarySmtpAddress "hauptadresse@contoso.com" `
    -EmailAddresses "hauptadresse@contoso.com","alias@contoso.onmicrosoft.com"

In diesem Beispiel legst du die Hauptadresse der Gruppe auf „hauptadresse@contoso.com“ fest und vergibst zusätzlich eine Alias-Adresse („alias@contoso.onmicrosoft.com“). Achte unbedingt darauf, dass eine MOERA-Adresse wie „alias@contoso.onmicrosoft.com“ immer erhalten bleibt, damit Exchange Online die Zustellung korrekt abwickeln kann.

3. Weitere Einstellungen

Zusätzlich zu diesen Funktionen bietet dir Set‑UnifiedGroup noch zahlreiche erweiterte Möglichkeiten. Im Folgenden findest du Beispiele, die in vielen Situationen hilfreich sind.

3.1. Gruppen in Outlook automatisch ausblenden

Möchtest du bestimmte Gruppen nicht in der Outlook-Gruppenliste anzeigen lassen (zum Beispiel für interne Admin-Teams), kannst du mithilfe von -HiddenFromExchangeClientsEnabled und -HiddenFromAddressListsEnabled die Sichtbarkeit steuern:

Set-UnifiedGroup -Identity "Interne Administration" -HiddenFromExchangeClientsEnabled $true -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Anschließend taucht die Gruppe weder in Outlook-Gruppen noch in Adresslisten auf. Bedenke jedoch, dass dies lediglich das automatische Einblenden verhindert. Wer als Besitzer in der Gruppe hinterlegt ist oder bewusst danach sucht, findet sie weiterhin und kann gezielt darauf zugreifen.

Wichtiger Hinweis:
Sobald du eine Gruppe ausblendest, kann es passieren, dass manche Anwender davon ausgehen, sie existiere gar nicht. Stelle also sicher, dass alle relevanten Nutzer wissen, wie sie die Gruppe trotz Ausblendung erreichen können (z. B. über einen direkten Link oder via Microsoft Teams).

3.2. Schreibgeschützte Kalenderberechtigungen festlegen

Damit Mitglieder nicht versehentlich Termine im Gruppenkalender ändern, kannst du den Kalender per -CalendarMemberReadOnly auf Lesezugriff setzen:

Set-UnifiedGroup -Identity "Projektteam" -CalendarMemberReadOnly

Wenn du zu einem späteren Zeitpunkt doch wieder Schreibrechte gewähren möchtest, hebst du diese Einschränkung folgendermaßen auf:

Set-UnifiedGroup -Identity "Projektteam" -CalendarMemberReadOnly:$false

3.3. Automatische Kalenderabonnements steuern

Mit den Parametern -AutoSubscribeNewMembers und -AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents regulierst du, ob neue Gruppenmitglieder Kalenderereignisse und Gruppendiskussionen automatisch in ihrem Posteingang sehen.

Automatisches Abonnement für neue Mitglieder ausschalten:

Set-UnifiedGroup -Identity "Marketing Department" -AutoSubscribeNewMembers:$false

Verhindern, dass alte Kalenderereignisse automatisch übernommen werden:

Set-UnifiedGroup -Identity "Marketing Department" -AlwaysSubscribeMembersToCalendarEvents:$false

Gerade in großen Teams kannst du so unnötige E-Mail-Benachrichtigungen und Informationsfluten eindämmen.

3.4. Einschränkung externer Nachrichten

Mit -RequireSenderAuthenticationEnabled legst du fest, dass nur intern authentifizierte Absender E-Mails an eine Gruppe senden dürfen. So kann die Gruppe „Finance Team“ zum Beispiel ausschließlich Nachrichten von internen Mailkonten akzeptieren:

Set-UnifiedGroup -Identity "Finance Team" -RequireSenderAuthenticationEnabled $true

Das schützt vor Spam und unerwünschten externen Anfragen.

3.5. Delegation des E-Mail-Versands

Der Parameter -GrantSendOnBehalfTo definiert, wer im Namen der Gruppe E-Mails verschicken darf. Das ist insbesondere dann praktisch, wenn einzelne Führungskräfte oder Teammitglieder regelmäßig im Namen der gesamten Gruppe kommunizieren:

Set-UnifiedGroup -Identity "Vertriebsteam" -GrantSendOnBehalfTo "manager@contoso.com","leiter@contoso.com"

Auf diese Weise bleiben Antworten innerhalb der Gruppe und landen nicht im privaten Postfach einzelner Personen – das Ergebnis ist eine deutlich klarere und nachvollziehbarere Kommunikation.

Fazit

Die Verwaltung von Microsoft 365‑Gruppen in modernen, cloudbasierten Umgebungen bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, die interne Zusammenarbeit zu optimieren. Mit dem PowerShell-Cmdlet Set‑UnifiedGroup haben Sie ein äußerst mächtiges Werkzeug an der Hand, das Ihnen erlaubt, nahezu jede Eigenschaft einer Gruppe zentral zu steuern – von der Deaktivierung automatischer Willkommensnachrichten über die Anpassung der Sichtbarkeit in Outlook bis hin zur Feinjustierung der Kalenderabonnements und der E-Mail-Sicherheit.

Die in diesem Artikel vorgestellten Beispiele und Erweiterungen demonstrieren, wie Sie mithilfe von Set‑UnifiedGroup und verwandten Parametern den administrativen Aufwand minimieren und gleichzeitig die Sicherheit und Effizienz Ihrer IT-Infrastruktur deutlich verbessern können. Dabei sollten Sie stets die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation im Blick behalten und die Konfigurationen entsprechend anpassen.

Ich hoffe, dieser Beitrag bietet Ihnen einen fundierten Einblick in die erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten von Microsoft 365‑Gruppen mittels PowerShell und unterstützt Sie dabei, Ihre Systeme kontinuierlich zu optimieren. Sollten Sie Fragen oder weiterführende Anmerkungen haben, freue ich mich auf Ihre Kommentare – denn gerade in der dynamischen Welt der IT ist der Austausch unter Administratoren von unschätzbarem Wert.

Quellen

Titel/LinkInhalt
Set-UnifiedGroup (ExchangePowerShell) | Microsoft LearnOffizielle Dokumentation zum Cmdlet Set-UnifiedGroup (Parameter wie UnifiedGroupWelcomeMessageEnabled, HiddenFromExchangeClientsEnabled usw.).
How to remove the Welcome Message when a new member joins a groupDiskussion in der Microsoft Tech Community zur Deaktivierung von Begrüßungs-E-Mails für neue Gruppenmitglieder.
Connect to Exchange Online PowerShellAnleitung zum Einrichten der Exchange Online PowerShell-Umgebung und Herstellen der Verbindung.
Manage who can create Microsoft 365 GroupsOffizielle Microsoft-Anleitung, um die Erstellung von Microsoft 365-Gruppen auf bestimmte Personen oder Sicherheitsgruppen zu beschränken.
Hidden Membership in Microsoft 365 GroupsErläuterungen und Einschränkungen zum Ausblenden von Gruppenmitgliedschaften in Microsoft 365.
Grant Send on Behalf permissions to a userInformationen zum Einrichten von „Send on Behalf of“-Berechtigungen in Exchange (bzw. Exchange Online).
Calendar settings in Microsoft 365 GroupsErläuterungen zu den Kalenderfunktionen in Microsoft 365-Gruppen.
Exchange Online PowerShell cmdletsÜbersicht über alle verfügbaren Cmdlets für Exchange Online.
Microsoft 365 Groups – Overview | Microsoft LearnEinführung in die grundlegenden Funktionen und Einsatzbereiche von Microsoft 365-Gruppen.
Install and maintain the Exchange Online PowerShell moduleInformationen zur Installation und Aktualisierung des Exchange Online PowerShell-Moduls für eine zuverlässige Administration.

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