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Copilot Readiness

Overview

Copilot Readiness bezeichnet die technische und organisatorische Vorbereitung eines Microsoft-365-Tenants auf Microsoft 365 Copilot und Copilot-Agenten. Kern ist die Datenbasis: Copilot zeigt einem Benutzer alles, worauf er Zugriff hat. Zu breit freigegebene SharePoint-Websites, „Jeder außer externen Benutzern“-Berechtigungen und Organisationslinks werden deshalb mit Copilot schlagartig sichtbar (Oversharing).

Microsoft beschreibt die Vorbereitung im Adoption Guide für IT-Admins in fünf Schritten: Organisation vorbereiten, Lizenzen wählen, Apps und Netzwerk prüfen, Einrichtung, Onboarding. Für die Datenbasis empfiehlt Microsoft die Copilot Optimization Assessment sowie Funktionen aus Microsoft Purview und SharePoint Advanced Management (SAM).

Abgrenzung: Der Eintrag Microsoft 365 Copilot beschreibt das Produkt und seine Lizenz. Copilot Readiness beschreibt das Projekt davor. Auch Copilot Chat profitiert davon, weil Agenten und Outlook-Funktionen ebenfalls auf Unternehmensdaten zugreifen.

How it works

Microsoft empfiehlt für eine sichere Datenbasis fünf Phasen:

  1. Risiken erkennen: Purview-DSPM-Datenrisikobewertungen für überteilte Websites mit sensiblen Daten und die SAM-Inhaltsverwaltungsbewertung (zu große Zielgruppen, unterbrochene Vererbung, verwaiste Websites) auswerten.
  2. Übergangsschutz: SAM Restricted Content Discovery für sensible Websites aktivieren und Purview DLP für Copilot einrichten, damit sensible Inhalte nicht in Antworten einfließen.
  3. Berechtigungen korrigieren: Vertraulichkeitsbezeichnungen für Websites setzen, Freigabelinks einschränken, Site Access Reviews durch die Besitzer durchführen lassen.
  4. Leitplanken: Restricted Access Control für kritische Websites, Bezeichnungspflicht bei neuen Websites, automatische Bezeichnung, Insider Risk Management.
  5. Laufend prüfen: DSPM-Aktivitäten, DLP- und Insider-Risk-Warnungen auswerten, Nutzung über Copilot-Berichte und das Copilot Dashboard verfolgen.

Benefits

  • Verhindert, dass Copilot vertrauliche Inhalte wie Gehaltslisten oder Verträge an falsche Personen ausspielt
  • Verbessert die Antwortqualität, weil aufgeräumte und aktuelle Daten bessere Grundlagen liefern
  • Die Bereinigung von Berechtigungen hilft auch ohne Copilot bei Informationssicherheit und NIS2-Anforderungen
  • Messbarer Rollout über Pilotgruppen und Nutzungsberichte statt Lizenzen nach Gießkannenprinzip

Practical example

Ein Bauunternehmen mit 400 Beschäftigten plant 100 Copilot-Lizenzen. Die DSPM-Bewertung zeigt mehrere SharePoint-Websites mit Personaldaten, die für alle Mitarbeitenden freigegeben sind. Die IT aktiviert für diese Websites zunächst Restricted Content Discovery, lässt die Besitzer per Site Access Review aufräumen und führt Vertraulichkeitsbezeichnungen ein. Erst danach startet ein Pilot mit 20 Benutzern, die übrigen Lizenzen folgen nach Auswertung des Copilot Dashboards.

Things to keep in mind

  • Oversharing vor dem Rollout bereinigen, nicht erst nach dem ersten Vorfall
  • SharePoint Advanced Management ist laut Microsoft in Copilot-Lizenzen enthalten, die Funktionen also auch nutzen
  • Restricted Content Discovery und ähnliche Sperren als Übergangslösung sehen und nach der Bereinigung wieder entfernen
  • Betriebsrat, Datenschutz und eine KI-Nutzungsrichtlinie früh einbinden, besonders wegen der Nutzungsauswertungen
  • Lizenzen in Wellen vergeben und den Nutzen pro Abteilung messen

Licensing & availability

Die Vorbereitung nutzt vorhandene Microsoft-365- und Purview-Funktionen. Erweiterte Purview-Funktionen wie automatische Bezeichnung, DSPM und Insider Risk Management sind nicht in jedem Basisplan enthalten, maßgeblich ist die Purview-Dienstbeschreibung. SharePoint Advanced Management ist in Copilot-Lizenzen enthalten. Für den Rollout ist die Zusatzlizenz Microsoft 365 Copilot (bis 300 Benutzer auch Microsoft 365 Copilot Business) auf einem berechtigten Basisplan nötig. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Copilot Readiness entscheidet darüber, ob Copilot ein Produktivitätsgewinn oder ein Datenschutzvorfall wird. Plane die Datenbereinigung als eigenes Projekt mit Vorlauf vor der Lizenzvergabe.

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