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Exchange-Archivierung (In-Place-Archiv)

Overview

Das Archivpostfach (In-Place-Archiv) ist ein zusätzliches Postfach, das zum Hauptpostfach eines Anwenders aktiviert wird. Anwender sehen es in Outlook und Outlook im Web als eigenen Bereich und können Mails dorthin verschieben; automatisch wandern Elemente über Aufbewahrungsrichtlinien mit der Aktion Ins Archiv verschieben dorthin.

Ziel ist ein kleines, schnelles Hauptpostfach ohne lokale PST-Dateien. Weil das Archiv auf dem Server liegt, ist es durchsuchbar, wird gesichert und unterliegt Sperren wie Litigation Hold.

In Exchange Server SE ist das Archiv ein Premium-Feature mit Enterprise CAL. In Hybridumgebungen kann das Archiv bereits in Exchange Online liegen, während das Hauptpostfach noch lokal ist. In Exchange Online gibt es zusätzlich das automatisch erweiterbare Archiv, das bis 1,5 TB wächst; Microsoft hebt die Grenze seit Mitte Oktober 2026 für E5-Lizenzen und vergleichbare Purview-Pakete auf 3 TB an.

Abgrenzung: Das Archivpostfach ist kein Backup und keine revisionssichere Archivierung im Sinne von GoBD; dafür braucht es Aufbewahrungsrichtlinien, Sperren oder ein Archivsystem.

How it works

Ablauf und Technik:

  1. Das Archiv wird je Postfach mit Enable-Mailbox -Archive (lokal) oder im Exchange Admin Center aktiviert.
  2. Die Default MRM Policy verschiebt Elemente nach zwei Jahren ins Archiv; persönliche Tags erlauben 1 Jahr, 5 Jahre oder Nie.
  3. Der Managed Folder Assistant führt die Verschiebung im Hintergrund aus.
  4. Lokal liegt die Standardquote bei 100 GB (Warnung bei 90 GB); vorhandene PST-Dateien lassen sich per Postfachimportanforderung ins Archiv übernehmen.
  5. Outlook hält vom Archiv keine lokale Kopie, auch nicht im Exchange-Cache-Modus; der Zugriff braucht eine Verbindung zum Server.

Benefits

  • Kleinere Hauptpostfächer beschleunigen Outlook und verkürzen Synchronisierung und Migration.
  • Ersetzt lokale PST-Dateien, die oft ungesichert, beschädigt oder nicht durchsuchbar sind.
  • eDiscovery und Sperren erfassen das Archiv mit, deshalb bleiben Compliance-Anforderungen erfüllbar.
  • Das automatisch erweiterbare Archiv in Exchange Online nimmt auch sehr große Datenbestände auf.

Practical example

Ein Ingenieurbüro mit 50 Mitarbeitenden verbietet PST-Dateien, weil bei einem Notebook-Defekt zehn Jahre Projektkorrespondenz verloren gingen. Die IT aktiviert für alle Postfächer das Archiv, importiert die eingesammelten PST-Dateien per Importanforderung und lässt Mails älter als zwei Jahre automatisch verschieben. Die Hauptpostfächer schrumpfen deutlich, und Outlook startet wieder schnell.

Things to keep in mind

  • Lizenzbedarf vorab klären: lokal Enterprise CAL, in Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 mit Exchange Online Archiving.
  • Exchange ActiveSync unterstützt keine Archivpostfächer; auf Smartphones mit nativer Mail-App ist das Archiv nicht sichtbar.
  • PST-Dateien vor dem Import einsammeln, auf Beschädigung prüfen und danach zentral löschen.
  • Archivfristen mit den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abstimmen.
  • Das Archiv ersetzt kein Backup, auch archivierte Mails müssen gesichert werden.

Licensing & availability

In Exchange Server SE erfordert das Archivpostfach eine Exchange Enterprise CAL. In Exchange Online ist das Archiv mit Exchange Online Plan 2 enthalten (etwa in Microsoft 365 E3 und E5) oder über das Add-on Exchange Online Archiving zu Plan 1 erhältlich; beide ermöglichen auch das automatisch erweiterbare Archiv bis 1,5 TB. Die Erhöhung auf 3 TB gilt laut Microsoft ab Mitte Oktober 2026 nur für E5, A5, G5, Purview-Suiten und vergleichbare Pläne. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Archivpostfächer lösen das PST-Problem und halten Postfächer schlank. Plane Lizenz, Aufbewahrungsrichtlinien und Clientunterstützung gemeinsam.

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