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Exchange-Postfachtypen

Overview

Der Postfachtyp legt fest, wofür ein Exchange-Postfach gedacht ist und wie es sich verhält. Ein Benutzerpostfach gehört einer Person mit eigenem Anmeldekonto. Ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) nutzen mehrere Personen gemeinsam, etwa für info@ oder buchhaltung@; das zugehörige Konto ist nicht für die direkte Anmeldung gedacht. Raum- und Gerätepostfächer (Room und Equipment) dienen der Ressourcenbuchung und nehmen Besprechungsanfragen nach Regeln automatisch an oder ab.

Daneben gibt es verknüpfte Postfächer (Linked Mailbox) für Konten aus einer anderen Gesamtstruktur, Archivpostfächer als Erweiterung eines Hauptpostfachs sowie Systempostfächer wie Arbitration- und Public-Folder-Postfächer. In Hybridumgebungen erscheinen Cloud-Postfächer lokal als Remote Mailbox und werden dort verwaltet, solange die Identitäten aus Active Directory synchronisiert werden.

Den Typ kannst Du später mit Set-Mailbox -Type ändern, etwa ein Benutzerpostfach nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters in ein freigegebenes Postfach umwandeln.

How it works

Die Typen im Überblick:

  1. Benutzerpostfach (UserMailbox): eigenes Konto, eigene Anmeldung, in Exchange Online lizenzpflichtig.
  2. Freigegebenes Postfach (SharedMailbox): Zugriff über Berechtigungen Vollzugriff, Senden als oder Senden im Auftrag; Outlook bindet es per Automapping automatisch ein.
  3. Raumpostfach (RoomMailbox) und Gerätepostfach (EquipmentMailbox): Buchungsrichtlinien des Kalenderautomaten (Calendar Attendant, Resource Booking Attendant) prüfen Verfügbarkeit und Regeln.
  4. Verknüpftes Postfach (LinkedMailbox): Postfach in der Exchange-Gesamtstruktur, Anmeldung über ein Konto aus einer vertrauenswürdigen anderen Gesamtstruktur.
  5. Remote Mailbox: lokales Objekt für ein Postfach in Exchange Online im Hybridbetrieb.

Erstellt werden die Typen mit New-Mailbox und den Parametern -Shared, -Room oder -Equipment beziehungsweise mit New-RemoteMailbox.

Benefits

  • Klare Trennung zwischen persönlichen und gemeinsamen Postfächern erleichtert Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit.
  • Raumpostfächer mit Buchungsrichtlinien vermeiden Doppelbuchungen ohne Assistenz.
  • Freigegebene Postfächer sparen in Exchange Online Lizenzen, solange sie unter 50 GB bleiben und kein Archiv oder Litigation Hold brauchen.
  • Die Umwandlung per Set-Mailbox erhält Inhalte, etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Practical example

Ein Autohaus mit 70 Mitarbeitenden richtet für den Verkauf ein freigegebenes Postfach verkauf@ ein. Fünf Verkäufer erhalten Vollzugriff und Senden-als-Recht, die Anmeldung des zugehörigen Kontos wird blockiert. Die drei Besprechungsräume legt die IT als Raumpostfächer mit Buchungsfenster von 180 Tagen an, sodass Termine in Outlook direkt mit Raum gebucht werden. Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters wandelt sie in ein freigegebenes Postfach um und gibt die Lizenz frei.

Things to keep in mind

  • Die Anmeldung freigegebener Postfächer immer blockieren, sonst entsteht ein Konto ohne MFA und ohne klare Verantwortung.
  • In Exchange Online wird ein freigegebenes Postfach lizenzpflichtig, wenn es 50 GB übersteigt, ein Archiv oder Litigation Hold braucht.
  • Vollzugriff auf sehr viele Postfächer verlangsamt Outlook durch Automapping; bei Bedarf Automapping abschalten.
  • Vor Migrationen den Typ prüfen, falsch typisierte Postfächer erzeugen in Exchange Online Lizenzbedarf.
  • Berechtigungen regelmäßig prüfen und Zugriffe ehemaliger Mitarbeitender entfernen.

Licensing & availability

In Exchange Server SE sind alle Postfachtypen enthalten; lokale Postfächer brauchen eine CAL je Benutzer oder Gerät, Archivpostfächer zusätzlich eine Enterprise CAL. In Exchange Online sind freigegebene Postfächer bis 50 GB lizenzfrei; für 100 GB ist Exchange Online Plan 2 nötig, für Archiv oder Litigation Hold Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 mit dem Add-on Exchange Online Archiving. Raum- und Gerätepostfächer sind lizenzfrei, Benutzerpostfächer lizenzpflichtig. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Der richtige Postfachtyp spart Lizenzen und Verwaltungsaufwand. Prüfe regelmäßig, ob Postfächer noch zum Zweck passen, und sperre die Anmeldung gemeinsamer Konten.

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