Lizenzierung & Microsoft

Gruppenbasierte Lizenzierung

Overview

Bei der gruppenbasierten Lizenzierung weist Du eine Lizenz nicht mehr jedem Benutzer einzeln zu, sondern einer Gruppe. Jedes Mitglied erhält die Lizenz automatisch, beim Austritt wird sie wieder entzogen. Unterstützt werden Sicherheitsgruppen, E-Mail-aktivierte Gruppen und Microsoft-365-Gruppen.

Pro Gruppe lassen sich einzelne Service-Pläne deaktivieren, etwa Viva Engage oder Copilot-Funktionen für bestimmte Abteilungen. Verschachtelte Gruppen werden laut Microsoft weiterhin nicht unterstützt: Lizenzen erhalten nur direkte Mitglieder der lizenzierten Gruppe.

In Kombination mit dynamischen Gruppen (zum Beispiel nach Abteilung oder Standort aus Entra ID) entsteht eine weitgehend automatische Lizenzvergabe im Onboarding und Offboarding. Dynamische Gruppen erfordern Microsoft Entra ID P1 für jeden Benutzer, der Mitglied ist.

Abgrenzung: Der Eintrag Lizenzzuweisung beschreibt alle Zuweisungswege (Admin Center, PowerShell, Gruppen). Hier geht es um das Gruppenfeature im Detail. Die frühere Doku nannte als Voraussetzung Entra ID P1 oder bestimmte Office-365-Pläne; die aktuelle Microsoft-Learn-Seite nennt keine Lizenzvoraussetzung mehr, nur Adminrollen.

How it works

Die Lizenzvergabe über Gruppen läuft so:

  1. Gruppe anlegen (statisch oder dynamisch) und Mitglieder festlegen.
  2. Im Microsoft 365 Admin Center unter Abrechnung > Lizenzen das Produkt wählen, Lizenzen zuweisen und die Gruppe auswählen, optional einzelne Apps und Dienste deaktivieren (bis zu 20 Gruppen gleichzeitig).
  3. Entra ID verarbeitet die Mitgliedschaft im Hintergrund und weist die Lizenzen zu; bei sehr großen Gruppen kann das dauern.
  4. Benutzer ohne Nutzungsort erben den Standort des Tenants, ohne gültigen Nutzungsort schlägt die Zuweisung fehl.
  5. Fehler (zu wenige Lizenzen, kollidierende Service-Pläne, fehlende Abhängigkeiten, doppelte Proxyadressen) erscheinen unter Fehler und Probleme; nach der Korrektur wird per Erneut verarbeiten neu zugewiesen. Per Skript geht das mit Set-MgGroupLicense aus dem Microsoft Graph PowerShell SDK.

Benefits

  • Onboarding und Offboarding werden einfacher, weil Lizenzen mit der Gruppenmitgliedschaft kommen und gehen.
  • Einheitliche Service-Plan-Auswahl pro Gruppe verhindert, dass einzelne Benutzer versehentlich Funktionen erhalten, die nicht freigegeben sind.
  • Lizenzbestand und Zuweisung lassen sich über Gruppen nachvollziehbar dokumentieren und prüfen.
  • In Verbindung mit dynamischen Gruppen entfällt die manuelle Pflege fast vollständig.

Practical example

Ein Unternehmen mit 350 Mitarbeitenden vergibt Lizenzen bisher manuell, was beim Offboarding regelmäßig vergessen wird. Die IT legt dynamische Gruppen für Büro (Business Premium) und Produktion (F3) an, gesteuert über das Attribut Abteilung aus dem HR-Import, und zusätzlich eine statische Gruppe für Copilot. Direkt zugewiesene Lizenzen entfernt sie anschließend per Graph PowerShell, nachdem sie geprüft hat, dass die Gruppenlizenz alle Dienste abdeckt. Ergebnis: Neue Mitarbeitende sind am ersten Tag lizenziert, ausgeschiedene verlieren die Lizenz mit der Deaktivierung ihres Kontos.

Things to keep in mind

  • Beim Wechsel zwischen lizenzierten Gruppen den Benutzer erst der neuen Gruppe hinzufügen und dann aus der alten entfernen, sonst droht kurzzeitig Zugriffsverlust.
  • Halte immer einen Puffer freier Lizenzen vor, sonst bleiben neue Mitglieder im Fehlerstatus.
  • Entferne direkte Zuweisungen erst, wenn die Gruppenlizenz alle benötigten Service-Pläne enthält.
  • Verschachtelte Gruppen funktionieren nicht, nutze stattdessen dynamische Gruppen oder flache Strukturen.

Licensing & availability

Die Zuweisung erfolgt im Microsoft 365 Admin Center bzw. Entra Admin Center und erfordert mindestens die Rolle Gruppen-, Lizenz- oder Benutzeradministrator. Eine eigene Lizenzvoraussetzung nennt die aktuelle Learn-Doku nicht mehr; frühere Fassungen verlangten Entra ID P1 (enthalten etwa in Business Premium, E3, E5, F1, F3). Dynamische Gruppen erfordern Entra ID P1 für jedes Mitglied. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Gruppenbasierte Lizenzierung ist der Standard für jede Microsoft-365-Umgebung mit mehr als einer Handvoll Benutzern. Kombiniert mit dynamischen Gruppen macht sie Lizenzvergabe zum Nebenprodukt sauberer Stammdaten.

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