M365

Microsoft 365 Groups

Overview

Microsoft 365 Groups ist der grundlegende Mitgliedschaftsdienst für Zusammenarbeit in Microsoft 365. Wer Mitglied einer Gruppe wird, erhält automatisch Zugriff auf die verbundenen Ressourcen: Gruppenpostfach und Kalender in Exchange Online, eine SharePoint-Teamwebsite, einen Planner-Plan, OneNote und je nach Entstehungsort ein Team in Microsoft Teams oder eine Community in Viva Engage.

Gruppen haben Besitzer (verwalten Mitglieder und Einstellungen) und Mitglieder (nutzen alle Ressourcen). Sie können öffentlich oder privat sein. Standardmäßig dürfen Mitglieder Gäste einladen, das lässt sich einschränken.

Abgrenzung: Sicherheitsgruppen steuern Berechtigungen und Lizenzen ohne eigene Ressourcen, Verteilerlisten verteilen nur Mail. Eine Microsoft-365-Gruppe kann zwar ebenfalls für Lizenzzuweisung genutzt werden, bringt aber immer Postfach und Website mit.

How it works

Gruppen sind Objekte in Microsoft Entra ID, an die die Dienste ihre Ressourcen hängen:

  1. Anlegen ist im Admin Center, in Outlook, Teams, SharePoint oder per Graph und PowerShell möglich. Wer Gruppen erstellen darf, legst Du zentral über eine Entra-Einstellung fest.
  2. Namensrichtlinien setzen Präfixe oder Suffixe und blockieren Wörter, um Wildwuchs zu vermeiden.
  3. Eine Ablaufrichtlinie (eine pro Tenant) lässt ungenutzte Gruppen auslaufen. Gruppen mit Aktivität in Outlook, SharePoint, Teams oder Viva Engage verlängern sich automatisch, sonst erhalten Besitzer 30, 15 und 1 Tag vorher eine Erinnerung.
  4. Gelöschte Gruppen lassen sich innerhalb von 30 Tagen samt Ressourcen wiederherstellen.
  5. Dynamische Mitgliedschaften füllen Gruppen anhand von Benutzerattributen wie Abteilung oder Standort.

Benefits

  • Ein Mitgliedschaftsmodell für mehrere Dienste, wodurch Berechtigungen nicht pro Website, Plan und Postfach einzeln gepflegt werden müssen
  • Besitzer verwalten Mitglieder selbst, was die IT bei Projektteams entlastet
  • Ablauf- und Namensrichtlinien halten die Gruppenlandschaft übersichtlich
  • 30 Tage Papierkorb schützen vor versehentlichem Löschen ganzer Teams

Practical example

Ein Ingenieurbüro mit 150 Mitarbeitenden legt für jedes Projekt ein Team und damit eine Microsoft-365-Gruppe an. Eine Namensrichtlinie erzwingt das Präfix PRJ-, nur die Gruppe Projektleitung darf neue Gruppen erstellen. Die Ablaufrichtlinie steht auf 365 Tage, sodass abgeschlossene Projekte ohne Aktivität automatisch zur Prüfung kommen und nach Ablauf 30 Tage wiederherstellbar bleiben.

Things to keep in mind

  • Erstellungsrechte und Namensrichtlinie vor dem Teams-Rollout festlegen, nachträgliches Aufräumen ist deutlich aufwendiger
  • Mindestens zwei Besitzer pro Gruppe vorsehen, damit Gruppen beim Austritt einer Person nicht verwaisen
  • Gastzugriff pro Gruppe bewusst steuern, etwa über Sensitivity Labels für vertrauliche Teams
  • Für die Ablaufrichtlinie Entra ID P1 für alle Mitglieder betroffener Gruppen vorhalten
  • Microsoft-365-Gruppen nicht als reinen Ersatz für Sicherheitsgruppen verwenden, weil jede Gruppe Postfach und Website erzeugt

Licensing & availability

Microsoft 365 Groups sind in allen Business-, Enterprise- und Education-Plänen mit Exchange Online und SharePoint enthalten. Ablaufrichtlinie und dynamische Mitgliedschaft erfordern Entra ID P1 (z. B. Business Premium, Microsoft 365 E3/E5) für die betroffenen Mitglieder. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Microsoft 365 Groups sind die Basis von Teams, Planner und SharePoint-Teamwebsites. Lege Erstellungsrechte, Benennung und Lebenszyklus fest, bevor die ersten hundert Gruppen entstehen.

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