M365

Microsoft OneNote

Overview

Microsoft OneNote organisiert Notizen in Notizbüchern, Abschnitten und Seiten. Auf einer Seite lassen sich Text, Handschrift, Bilder, Tabellen, Audio und eingebettete Dateien frei anordnen. Geschäftliche Notizbücher liegen in OneDrive oder SharePoint und folgen deren Berechtigungen, Aufbewahrung und eDiscovery.

Varianten: OneNote für Windows (die Desktop-App aus den Microsoft 365 Apps, früher OneNote 2016), OneNote für Mac, iOS und Android sowie OneNote für das Web. Die frühere Store-App OneNote für Windows 10 hat Microsoft abgekündigt, Zielplattform ist die Desktop-App aus Microsoft 365. Im Web fehlen einige Funktionen, etwa das Anlegen von Abschnittsgruppen, Texterkennung in Bildern, Vorlagen und Audioaufnahme.

In Teams ist OneNote häufig als Kanal-Notizbuch, für Besprechungsnotizen oder im Bildungsbereich als Kursnotizbuch eingebunden. Loop-Komponenten in OneNote für das Web stellt Microsoft laut Loop-Dokumentation ab Mitte September 2026 ein. Abgrenzung: Microsoft Loop ist für komponentenbasierte, verteilte Zusammenarbeit gedacht, OneNote für strukturierte Sammlungen und persönliche Wissensablage.

How it works

So arbeitet OneNote mit dem Speicher:

  1. Ein Notizbuch ist ein Ordner mit .one-Dateien je Abschnitt in OneDrive oder einer SharePoint-Bibliothek.
  2. Die Clients synchronisieren Änderungen auf Absatzebene, mehrere Personen können gleichzeitig auf einer Seite schreiben.
  3. Berechtigungen, Freigabelinks und Sensitivity Labels werden vom Speicherort geerbt, ein Teams-Notizbuch gehört zur SharePoint-Website des Teams.
  4. Über die OneNote-APIs in Microsoft Graph lassen sich Seiten automatisiert erstellen oder auslesen, etwa für Protokollvorlagen.

Benefits

  • Die freie Seitenstruktur passt für Besprechungsnotizen, Rechercheergebnisse und Handnotizen mit Stift gleichermaßen.
  • Gemeinsame Notizbücher in Teams halten Projektwissen an einem Ort statt in persönlichen Dateien.
  • Plattformübergreifende Apps ermöglichen das Erfassen auf dem Smartphone und Weiterarbeiten am PC.
  • Inhalte unterliegen den Compliance-Funktionen von SharePoint und OneDrive, anders als lokale Notiz-Tools.

Practical example

Die IT-Abteilung eines Zulieferers mit 300 Mitarbeitenden dokumentiert Betriebswissen bisher in verstreuten Textdateien. Sie legt im IT-Team ein gemeinsames OneNote-Notizbuch mit Abschnitten für Server, Netzwerk, Störungen und Besprechungen an. Bei Störungen schreiben die Admins Notizen direkt auf eine Seite mit Screenshots, wichtige Erkenntnisse übertragen sie anschließend in die offizielle Dokumentation. Neue Kollegen finden so schneller Kontext zu wiederkehrenden Problemen.

Things to keep in mind

  • Sehr große Notizbücher in mehrere aufteilen, sonst leiden Synchronisierung und Übersicht.
  • Geschäftliche Notizbücher nur in OneDrive oder SharePoint ablegen, nicht lokal oder in privaten Konten.
  • Die Store-App OneNote für Windows 10 durch die Microsoft-365-Desktop-App ersetzen und Benutzer über den Wechsel informieren.
  • OneNote nicht als offizielle Dokumentation oder Aktenablage nutzen, Strukturen und Versionen sind schwerer prüfbar als in Bibliotheken.
  • Passwortgeschützte Abschnitte sind nicht durchsuchbar und gehen bei vergessenem Kennwort verloren.

Licensing & availability

OneNote ist in allen Microsoft-365-Business- und Enterprise-Plänen nutzbar: Business Basic und E1 mit OneNote für das Web und Mobile, Pläne mit Microsoft 365 Apps (Business Standard, Business Premium, E3, E5) zusätzlich mit der Desktop-App. Für Privatnutzer ist OneNote kostenlos mit Microsoft-Konto verfügbar. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

OneNote ist ein flexibles Werkzeug für Notizen und Teamwissen in Microsoft 365. Lege Notizbücher bewusst in Teams oder SharePoint ab und setze auf die Desktop-App aus Microsoft 365.

Further reading

Related articles