M365

Microsoft Places

Overview

Microsoft Places ist eine App für flexibles und hybrides Arbeiten, deren Funktionen direkt in Microsoft Teams und Outlook eingebettet sind. Mitarbeitende stimmen ihre Bürotage ab, finden Besprechungsräume und buchen einzelne Arbeitsplätze (Desks). Die Verwaltung bekommt Auswertungen zu Belegung und Auslastung der Flächen.

Fast alle Funktionen setzen eine vollständig gepflegte Hierarchie aus Gebäuden, Etagen, Räumen, Arbeitsbereichen und Desks im Places Directory voraus. Places Finder löst den klassischen Room Finder ab, sobald die Räume im Places Directory erfasst sind, und ergänzt Fotos, Grundrisse, eigene Attribute und vorhandene Technik, Places Explorer bietet Reservierungen über eine Kartenansicht.

Abgrenzung: Teams Rooms ist die Hardware und Software für Besprechungsräume, Places organisiert die Buchung und Auslastung der Räume und Desks. Microsoft Bookings dient der Terminvergabe an Kunden und Externe. Teams Premium war bis März 2026 die Voraussetzung für Premium-Funktionen von Places.

Aktuelle Änderung: Seit dem 1. April 2026 lizenziert Microsoft Places raumbasiert statt benutzerbasiert. Places Finder und die Places-App stehen in den meisten Benutzerlizenzen zur Verfügung, Desk-Buchung, Auto-Release und Flächenanalysen brauchen die Teams Shared Space-Lizenz für den jeweiligen Platz.

How it works

Places baut auf den Ressourcenpostfächern von Exchange Online und dem Places Directory auf:

  1. Ein Places Administrator legt Gebäude, Etagen und Abschnitte an und verknüpft Räume und Desks mit den zugehörigen Ressourcen. Grundrisse und Karten werden hochgeladen.
  2. Für den laufenden Betrieb gibt es die Rollen Places Building Administrator (Gebäude, Etagen, Räume, Desks) und Places Desk Administrator (Desk-Modus, feste Zuweisung an Benutzer). Diese weist Du per Exchange Online PowerShell zu, z. B. mit New-ManagementRoleAssignment -Role "PlacesBuildingManagement".
  3. Benutzer finden Räume mit Places Finder und buchen Räume oder Desks über Places Explorer in Outlook und Teams.
  4. Check-in erfolgt auf Gebäudeebene per manueller Bestätigung oder über Peripheriegeräte. Auto-Release-Richtlinien geben ungenutzte Desks und Räume wieder frei.
  5. Flächenanalysen werten Bestand und Auslastung der lizenzierten Plätze aus, Daten aus Belegungssensoren und Drittanbieter-APIs (Grundrisse, Zutrittssysteme) lassen sich einbinden.

Copilot-gestützte Funktionen wie verwaltete Raumbuchung mit Vorschlägen und Konfliktlösung oder KI-Auswertung der Auslastung kommen mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz hinzu.

Benefits

  • Desk-Sharing läuft in Outlook und Teams, also in Werkzeugen, die Mitarbeitende ohnehin nutzen, statt in einer separaten Buchungssoftware.
  • Teams stimmen gemeinsame Bürotage leichter ab, damit sich der Weg ins Büro für persönliche Treffen lohnt.
  • Auto-Release gibt nicht genutzte Räume frei, das reduziert blockierte Räume durch Termine, zu denen niemand erscheint.
  • Auslastungsdaten liefern eine Grundlage für Entscheidungen über Flächen, etwa beim Umzug oder bei der Verkleinerung eines Standorts.

Practical example

Ein IT-Dienstleister mit 220 Mitarbeitenden an zwei Standorten in Süddeutschland führt Desk-Sharing ein, weil im Schnitt nur die Hälfte der Belegschaft gleichzeitig im Büro ist. Die IT legt beide Gebäude mit Etagen, Räumen und 90 Desks im Places Directory an, lizenziert die Desks mit Teams Shared Space und aktiviert Auto-Release für Räume. Mitarbeitende buchen ihren Platz in Outlook oder Teams, ungenutzte Buchungen werden automatisch freigegeben. Nach drei Monaten zeigen die Flächenanalysen, dass eine Etage am zweiten Standort kaum genutzt wird.

Things to keep in mind

  • Die Stammdaten zuerst sauber aufbauen: Ohne gepflegte Gebäude-, Etagen- und Raumhierarchie zeigen Places Finder und Explorer kaum etwas an.
  • Bestehende Raumpostfächer in Exchange Online vorab bereinigen (Namen, Kapazitäten, Ausstattung), weil Places auf diesen Ressourcen aufsetzt.
  • Für den Betrieb die Rollen Places Building Administrator und Places Desk Administrator nutzen statt Global Administrator oder Exchange Administrator.
  • Buchbare Desks ohne Teams Shared Space-Lizenz erscheinen für Benutzer als nicht verfügbar: Lizenzbedarf vor dem Go-live mit der Anzahl der Plätze abgleichen.
  • Den Betriebsrat früh einbinden, wenn Buchungs-, Check-in- oder Sensordaten ausgewertet werden.

Licensing & availability

Seit dem 1. April 2026 gilt ein raumbasiertes Modell. Places Finder und die Places-App sind in den meisten Benutzerlizenzen mit Outlook-Kalender enthalten, darunter Microsoft 365 E3, E5 und die Business-Pläne. Teams Premium ist dafür nicht mehr nötig. Desk-Buchung, Auto-Release-Richtlinien und Flächenanalysen erfordern die Teams Shared Space-Lizenz (Nachfolger der Teams Shared Devices-Lizenz) für den jeweiligen Platz. Bestandskunden mit Teams Premium nutzen die bisherigen Premium-Funktionen von Places bis zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit, danach ist Shared Space-Lizenzierung erforderlich. Copilot-Funktionen in Places erfordern eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Microsoft Places lohnt sich für Unternehmen mit Desk-Sharing und knappen Besprechungsräumen, vor allem seit die Grundfunktionen ohne Teams Premium verfügbar sind. Der Aufwand steckt in den Stammdaten, plane ihn realistisch ein.

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