M365

Microsoft Power BI

Overview

Power BI verbindet Datenquellen, bereitet Daten auf, modelliert sie und stellt sie in interaktiven Berichten und Dashboards dar. Erstellt werden Berichte meist in der kostenlosen Desktop-App Power BI Desktop, verteilt und geteilt werden sie im Power-BI-Dienst (app.powerbi.com), in Teams, SharePoint, PowerPoint oder per App.

Power BI ist ein Kernbestandteil von Microsoft Fabric, der Analyseplattform von Microsoft mit OneLake, Data Factory, Data Engineering und Echtzeitanalysen. Bestehende Power-BI-Inhalte müssen dafür nicht migriert werden, Administration und Lizenzierung sind mit Fabric zusammengeführt. Microsoft konsolidiert die Kapazitätsangebote und stellt die Power-BI-Premium-Kapazitäten (P-SKUs) zugunsten der Fabric-Kapazitäten (F-SKUs) ein.

Preisänderung: Microsoft hat die Listenpreise für Power BI Pro und Premium Per User zum 1. April 2025 angehoben. In Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 ist Power BI Pro enthalten.

How it works

Der typische Ablauf von der Quelle zum Bericht:

  1. Power Query verbindet Datenquellen (ERP, SQL, Excel, SharePoint, APIs) und bereitet Daten auf. On-premises-Quellen erreicht der Dienst über das lokale Datengateway.
  2. Im semantischen Modell (früher Dataset) werden Tabellen verknüpft und Kennzahlen mit DAX berechnet.
  3. Berichte werden in Power BI Desktop gebaut und in einen Arbeitsbereich des Diensts veröffentlicht.
  4. Geplante Aktualisierungen halten Daten aktuell, zeilenbasierte Sicherheit (RLS) begrenzt, welche Zeilen ein Benutzer sieht.
  5. Verteilung über Arbeitsbereiche, Apps, Freigaben oder Einbettung in Teams und SharePoint, Verwaltung über das Admin-Portal (Mandanteneinstellungen).

Die Lizenz bestimmt die Zusammenarbeit: Mit Pro oder PPU teilen Benutzer Inhalte untereinander. Liegt ein Arbeitsbereich auf einer Fabric-Kapazität ab F64 oder einer P-Kapazität, dürfen auch Benutzer mit kostenloser Fabric-Lizenz Inhalte ansehen. Copilot in Power BI setzt eine kostenpflichtige Kapazität voraus.

Benefits

  • Ein Datenmodell mit zentral definierten Kennzahlen verhindert, dass jede Abteilung eigene Umsatzzahlen rechnet
  • Interaktive Berichte ersetzen statische Excel-Auswertungen, Filter und Drilldown laufen im Bericht
  • Viele Konnektoren und das Datengateway binden Cloud- und On-premises-Quellen an
  • Zeilenbasierte Sicherheit erlaubt einen Bericht für alle, bei dem jeder nur seine Daten sieht
  • Skalierbar vom Self-Service-Bericht bis zur unternehmensweiten Plattform in Microsoft Fabric

Practical example

Ein Maschinenbauer mit 220 Mitarbeitenden wertet Auftragseingang, Umsatz und Marge bisher monatlich in Excel aus. Das Controlling baut in Power BI Desktop ein semantisches Modell auf Basis des ERP (über das lokale Datengateway) und der CRM-Daten, veröffentlicht einen Bericht mit täglicher Aktualisierung und richtet zeilenbasierte Sicherheit für die Vertriebsregionen ein. Die Geschäftsführung hat Microsoft 365 E5 und damit Power BI Pro, die sechs Vertriebsleitungen erhalten Pro-Lizenzen. Monatliche Excel-Exporte entfallen.

Things to keep in mind

  • Datenmodell zuerst planen (Sternschema, wenige berechnete Spalten), sonst werden Berichte langsam und schwer wartbar
  • Lizenzen für Ersteller und Betrachter klären: Ohne Kapazität ab F64 brauchen auch Betrachter Pro oder PPU
  • Mandanteneinstellungen im Admin-Portal prüfen, etwa „Im Web veröffentlichen“ deaktivieren, damit keine Berichte öffentlich werden
  • Wer noch P-SKUs nutzt, sollte den Wechsel auf F-SKUs einplanen
  • Datengateway hochverfügbar betreiben und Aktualisierungsfehler überwachen

Licensing & availability

Power BI Desktop und die Lizenz Microsoft Fabric (Free) sind kostenlos. Power BI Pro (pro Benutzer) ist in Microsoft 365 E5 und Office 365 E5 enthalten, sonst separat erhältlich. Premium Per User (PPU) bietet Pro plus die meisten Premium-Funktionen pro Benutzer. Kapazitäten laufen über Microsoft-Fabric-SKUs (F), die Power-BI-Premium-Kapazitäten (P) werden eingestellt. Die Listenpreise für Pro und PPU wurden zum 1. April 2025 erhöht. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Power BI ist der Standard für Berichte in Microsoft-Umgebungen und über E5 oft schon lizenziert. Plane Datenmodell, Lizenzen der Betrachter und Mandanteneinstellungen, bevor Du Berichte im Unternehmen verteilst.

Further reading

Related articles