M365

Microsoft Teams Shifts

Overview

Shifts ist die mobile Schichtplanungs-App in Microsoft Teams. Führungskräfte erstellen Dienstpläne, offene Schichten und Abwesenheiten, Mitarbeitende sehen ihre Schichten auf dem Smartphone, tauschen oder bieten Schichten an, beantragen Urlaub und stempeln über die Stempeluhr (Time Clock) ein und aus. Typische Einsatzbereiche sind Handel, Produktion, Pflege, Logistik und Gastronomie.

Shifts lässt sich eigenständig betreiben oder an ein Workforce-Management-System (WFM) anbinden. Wichtige Änderung: Die von Microsoft verwalteten Shifts-Connectoren (unter anderem für UKG Pro Workforce Management und Blue Yonder) wurden am 7. Dezember 2025 eingestellt. Weiterhin verfügbar sind der von Zebra betriebene Reflexis-Connector und eigene Integrationen über die Microsoft Graph API.

Abgrenzung: Shifts ist keine rechtssichere Zeiterfassung im Sinne einer Lohnabrechnung. Die Stempeluhr liefert Zeitdaten, die ein HR- oder Lohnsystem übernehmen muss.

How it works

Der Aufbau einer Shifts-Umgebung läuft in drei Schritten:

  1. Teams für Standorte anlegen, bei vielen Filialen über dynamische Frontline-Teams im Teams Admin Center.
  2. Shifts-Funktionen festlegen, entweder zentral über „Shifts at scale“ im Teams Admin Center oder per Graph API (Zeitpläne anlegen, Rollen für Schichtleitungen über shiftsRoleDefinition).
  3. Optional eine operative Frontline-Hierarchie einrichten, damit offene Schichten standortübergreifend angeboten werden können (Vorschau).

Manager planen Schichten manuell, per Kopieren oder per Excel-Import, Mitarbeitende stellen Tausch-, Angebots- und Urlaubsanträge. Mit WFM-Anbindung ist das WFM-System führend: Pläne entstehen dort, Anträge aus Shifts werden gegen dessen Regeln geprüft. Für Automatisierungen stehen Shifts-Graph-API, Change Notifications (Webhooks) und ein Power-Automate-Connector bereit.

Benefits

  • Dienstpläne erreichen Mitarbeitende ohne PC direkt auf dem Smartphone, Aushänge und Telefonketten entfallen
  • Tausch und Urlaubsanträge laufen dokumentiert über die App statt über Zurufe
  • Kein Zusatzprodukt: Shifts ist mit der Teams-Lizenz nutzbar
  • Über Graph API und Power Automate lassen sich Freigaben und Berichte automatisieren
  • Die angeheftete Frontline-App-Ansicht für F-Lizenzen bringt Shifts ohne Einrichtung prominent in Teams

Practical example

Eine Bäckereikette mit 25 Filialen und 300 Teilzeitkräften plant bisher mit Excel-Listen und WhatsApp-Gruppen. Die IT legt pro Filiale ein dynamisches Frontline-Team an und aktiviert Shifts über „Shifts at scale“. Filialleitungen veröffentlichen die Wochenpläne in Shifts, Mitarbeitende tauschen Schichten in der App, die Filialleitung genehmigt. Die Stempeluhr wird zunächst nicht genutzt, weil die Lohnbuchhaltung eine eigene Zeiterfassung mit Schnittstelle verwendet und der Betriebsrat noch nicht zugestimmt hat.

Things to keep in mind

  • Betriebsrat früh einbinden: Dienstpläne, Stempeluhr und Standortdaten sind mitbestimmungspflichtig
  • Wer bisher einen Microsoft-verwalteten Connector (UKG, Blue Yonder) nutzte, braucht seit Dezember 2025 eine eigene Graph-Integration oder eine Partnerlösung
  • Gäste können Shifts nicht nutzen, externe Aushilfen brauchen ein Konto im Tenant
  • Shifts ist in GCC verfügbar, in GCC High und DoD nicht
  • Rollen für Schichtleitungen klar vergeben, damit nicht jedes Teammitglied Pläne ändert

Licensing & availability

Für Shifts brauchen Benutzer eine Teams-Lizenz, eine eigene Shifts-Lizenz gibt es nicht. Damit ist Shifts in Microsoft 365 F1/F3, Office 365 F3, den Business-Plänen mit Teams sowie Enterprise-Plänen mit Teams bzw. Teams Enterprise nutzbar. Die Microsoft-verwalteten WFM-Connectoren wurden am 7. Dezember 2025 eingestellt. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Shifts ist der einfachste Weg, Frontline-Teams digitale Dienstpläne zu geben, ohne ein weiteres System einzuführen. Kläre Mitbestimmung und die WFM-Anbindung, bevor Du die Stempeluhr aktivierst.

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