M365

Microsoft To Do

Overview

Microsoft To Do ist der zentrale Ort für persönliche Aufgaben in Microsoft 365. Benutzer legen Listen an, setzen Fälligkeiten, Erinnerungen und Wiederholungen, unterteilen Aufgaben in Schritte und planen ihren Tag in der Ansicht „Mein Tag“. Markierte E-Mails aus Outlook und Aufgaben, die in Planner zugewiesen wurden, erscheinen automatisch.

To Do gibt es als App für Windows, Mac, iOS, Android und im Web, die Aufgaben sind zudem in Outlook und in der Planner-App in Teams sichtbar. Seit der Zusammenführung in der neuen Planner-App erscheinen To-Do-Listen dort unter „Meine Pläne“, private Aufgaben unter „Meine Aufgaben“.

Abgrenzung: To Do ist für persönliche Aufgaben gedacht. Gemeinsame Teamaufgaben mit Buckets, Zuweisungen an mehrere Personen und Berichten gehören in Microsoft Planner. Geteilte To-Do-Listen eignen sich nur für kleine, informelle Absprachen.

How it works

To Do speichert Aufgaben im Exchange-Postfach des Benutzers:

  1. Jede Liste und jede Aufgabe ist ein Objekt im Postfach, deshalb setzt To Do für Geschäftskonten ein Exchange-Online-Postfach voraus.
  2. Outlook-Aufgaben und markierte Mails werden über Exchange synchronisiert und in To Do angezeigt.
  3. Planner-Aufgaben, die dem Benutzer zugewiesen sind, werden in der Liste „Zugewiesen“ gespiegelt, die Bearbeitung wirkt in beide Richtungen.
  4. Über die To-Do-API in Microsoft Graph lassen sich Listen und Aufgaben lesen und anlegen, etwa um Aufgaben aus einem Ticketsystem mit Verweis auf das Ticket zu erzeugen (linkedResource).

Weil die Daten im Postfach liegen, greifen Aufbewahrung, eDiscovery und Export (PST) von Exchange Online und Purview auch für To-Do-Aufgaben.

Benefits

  • Ein Ort für eigene Aufgaben, markierte Mails und zugewiesene Planner-Aufgaben, statt Notizzettel und Ordner voller markierter Mails
  • „Mein Tag“ hilft, aus einer langen Liste die Aufgaben für heute auszuwählen
  • Plattformübergreifend synchron, Aufgaben vom Handy sind sofort am Rechner sichtbar
  • Daten liegen im Exchange-Postfach und unterliegen damit denselben Compliance-Regeln wie E-Mails
  • Über Graph lassen sich Aufgaben aus anderen Systemen automatisch erzeugen

Practical example

Ein IT-Leiter eines mittelständischen Chemieunternehmens markiert Mails mit Handlungsbedarf in Outlook und plant jeden Morgen in „Mein Tag“ die wichtigsten fünf Aufgaben. Aufgaben aus dem Planner-Plan „IT-Projekte“ erscheinen automatisch in seiner Liste „Zugewiesen“. Ein Power-Automate-Flow legt für jede Change-Freigabe, die ihm zugewiesen wird, eine To-Do-Aufgabe mit Link auf den Change an. So landet nichts mehr nur im Posteingang.

Things to keep in mind

  • To Do braucht ein Exchange-Online-Postfach, Benutzer mit Postfach on-premises können To Do mit dem Geschäftskonto nicht wie gewohnt nutzen
  • Private und geschäftliche Microsoft-Konten in der App trennen, damit Firmenaufgaben nicht im privaten Konto landen
  • Externe Freigabe von Listen über die Organisationseinstellungen im Microsoft 365 Admin Center bewusst steuern
  • Teamaufgaben in Planner führen, nicht in geteilten To-Do-Listen, sonst fehlen Übersicht und Berichte
  • Schulungsunterlagen auf die neue Planner-App anpassen, in der To-Do-Listen jetzt ebenfalls auftauchen

Licensing & availability

To Do ist in allen Microsoft-365- und Office-365-Plänen mit Exchange-Online-Postfach enthalten, etwa Business Basic, Standard und Premium, E1, E3, E5 sowie F3. Es gibt keine separate Lizenz. Für Privatpersonen ist To Do mit einem Microsoft-Konto kostenlos. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

To Do ist die persönliche Aufgabenliste von Microsoft 365 und arbeitet eng mit Outlook und Planner zusammen. Nutze es für Deine eigenen Aufgaben und Planner für alles, was ein Team gemeinsam erledigt.

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