M365

Microsoft Whiteboard

Overview

Microsoft Whiteboard bietet eine unbegrenzte Fläche mit Stift, Haftnotizen, Formen, Text, Bildern und Vorlagen für Workshops, Retrospektiven oder Prozessskizzen. Es läuft in Teams-Besprechungen, im Browser (whiteboard.microsoft.com), als App für Windows, iOS und Android sowie auf Surface Hub und Teams Rooms.

Neue Whiteboards werden als .whiteboard-Datei im Ordner Whiteboards im OneDrive des Erstellers gespeichert. Damit gelten Aufbewahrung, Legal Hold, DLP, Kontingent und grundlegendes eDiscovery (Stichwort- und Dateitypsuche) von OneDrive, Sensitivity Labels und erweiterte eDiscovery sind laut Microsoft geplant. Ältere Whiteboards sowie solche von Surface Hub und Teams Rooms liegen noch in Azure-Speicher, dort greifen diese Compliance-Funktionen nicht.

Abgrenzung: Whiteboard eignet sich für freies Skizzieren in Besprechungen. Für strukturierte gemeinsame Inhalte wie Aufgabenlisten oder Tabellen ist Microsoft Loop besser geeignet, für dauerhafte Notizen OneNote.

How it works

Lebenszyklus eines Whiteboards:

  1. Ein Besprechungsteilnehmer startet in Teams die Freigabe von Whiteboard oder erstellt ein Board in der App bzw. im Browser.
  2. Die Datei entsteht im OneDrive des Erstellers, Teilnehmer erhalten Zugriff über die Besprechung oder einen Freigabelink.
  3. Alle Beteiligten arbeiten gleichzeitig, Änderungen werden laufend gespeichert und im Überwachungsprotokoll erfasst.
  4. Admins steuern Zugriff und Freigabe über das Microsoft 365 Admin Center, OneDrive-Einstellungen und die Whiteboard-PowerShell-Cmdlets.
  5. Verlässt ein Benutzer das Unternehmen, folgen seine OneDrive-Whiteboards den OneDrive-Aufbewahrungsregeln. Azure-basierte Whiteboards gelöschter Benutzer werden seit 1. Juni 2022 gelöscht, sofern sie nicht vorher mit Invoke-TransferAllWhiteboards übertragen wurden.

Benefits

  • Gemeinsames Skizzieren funktioniert auch, wenn Teilnehmer an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice sitzen.
  • Vorlagen für Brainstorming, Retrospektiven und Kanban beschleunigen den Einstieg in Workshops.
  • Die OneDrive-Speicherung bringt Aufbewahrung, DLP und Audit ohne Zusatzaufwand mit.
  • Ergebnisse bleiben nach der Besprechung als Datei erhalten und lassen sich weiterbearbeiten.

Practical example

Die Prozessentwicklung eines Kunststoffverarbeiters mit 280 Mitarbeitenden moderiert einen standortübergreifenden Workshop zur Reklamationsbearbeitung in Teams. Auf einem Whiteboard sammeln die Teilnehmer Probleme auf Haftnotizen, gruppieren sie und skizzieren den Sollprozess. Nach dem Workshop exportiert die Moderatorin das Ergebnis als Bild in die Prozessdokumentation in SharePoint. Das Whiteboard selbst bleibt als Arbeitsstand im OneDrive der Moderatorin.

Things to keep in mind

  • Wichtige Ergebnisse in dauerhafte Dokumente übertragen, Whiteboards hängen am OneDrive einer Person.
  • Alte Azure-basierte Whiteboards ermitteln und nach OneDrive migrieren oder löschen, weil dort keine Compliance-Funktionen greifen.
  • Löschskripte für Benutzerkonten um die Übertragung von Azure-Whiteboards ergänzen.
  • Freigabe an Externe bewusst über die OneDrive-Freigabeeinstellungen steuern.
  • Teilnehmer darauf hinweisen, dass Whiteboards keine Sensitivity Labels unterstützen und vertrauliche Inhalte daher nicht hineingehören.

Licensing & availability

Microsoft Whiteboard ist in Microsoft-365- und Office-365-Plänen für Unternehmen und Bildung enthalten, etwa Business Basic, Business Standard, Business Premium, E1, E3 und E5, und für alle Benutzer mit OneDrive nutzbar. Die Speicherung erfolgt im OneDrive-Kontingent des Erstellers. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Microsoft Whiteboard ist das passende Werkzeug für kreative Phasen in Besprechungen. Sichere Ergebnisse in dauerhaften Dokumenten und räume alte Azure-Whiteboards auf.

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