M365

Power Apps

Overview

Power Apps ist die App-Plattform der Microsoft Power Platform. Damit entstehen Business-Apps, die Daten aus Microsoft Dataverse oder aus SharePoint, SQL Server, Dynamics 365, Excel und vielen weiteren Quellen nutzen und im Browser, in Teams oder auf Smartphone und Tablet laufen.

Es gibt zwei App-Typen: Canvas-Apps werden frei wie eine Präsentation gestaltet und eignen sich für Erfassungs- und Mobil-Apps. Modellgesteuerte Apps entstehen aus dem Datenmodell in Dataverse und eignen sich für prozesslastige Anwendungen mit vielen Tabellen, Formularen und Ansichten. Mit Copilot beschreiben Maker die gewünschte App in natürlicher Sprache, „Plans“ in Power Apps erzeugt daraus ganze Lösungen. Eine neue, KI-zentrierte Power-Apps-Oberfläche befindet sich in der Vorschau.

Abgrenzung: Power Pages ist das Schwesterprodukt für externe Websites mit anonymen oder externen Benutzern. Für reine Listen mit Formular reicht oft Microsoft Lists, Power Apps lohnt sich, sobald Logik, mehrere Datenquellen oder Offline-Nutzung dazukommen.

How it works

Der Lebenszyklus einer App in Power Apps:

  1. Maker erstellen Apps auf make.powerapps.com, Canvas-Apps in Power Apps Studio, modellgesteuerte Apps im App-Designer mit Sitemap und Komponenten.
  2. Datenquellen werden über Konnektoren eingebunden, Logik entsteht mit der Formelsprache Power Fx, bei Bedarf ergänzt durch Power Automate.
  3. Apps werden in einer Umgebung veröffentlicht und mit Benutzern oder Gruppen geteilt, bei Dataverse steuern Sicherheitsrollen den Datenzugriff.
  4. Über Lösungen (Solutions) wandern Apps von Entwicklung über Test in die Produktion.
  5. Admins verwalten Umgebungen, Data Policies und Kapazität im Power Platform Admin Center, Managed Environments erlauben Freigabegrenzen und Nutzungseinblicke.

Apps lassen sich als Registerkarte oder persönliche App in Teams einbetten. Professionelle Entwickler ergänzen eigene Konnektoren, Komponenten oder Plug-ins.

Benefits

  • Fachbereiche ersetzen Excel-Listen und Papierformulare durch Apps mit Validierung und Berechtigungen
  • Eine App läuft ohne Anpassung im Browser, in Teams und auf Mobilgeräten
  • Modellgesteuerte Apps liefern aus einem sauberen Datenmodell schnell eine vollständige Oberfläche
  • Anbindung an Microsoft 365, Dataverse und On-premises-Daten über das Datengateway
  • Copilot verkürzt den Einstieg, weil erste App-Entwürfe aus einer Beschreibung entstehen

Practical example

Ein Hersteller von Industriereinigern mit 250 Mitarbeitenden ersetzt die papierbasierten Wartungsberichte seiner 20 Servicetechniker durch eine Canvas-App auf dem Tablet. Die Techniker erfassen Anlagenstatus, Fotos und Unterschrift vor Ort, die Daten landen in Dataverse, ein Power-Automate-Flow erzeugt den Bericht als PDF und sendet ihn an den Kunden. Die Disposition nutzt eine modellgesteuerte App auf derselben Datenbasis zur Einsatzplanung. Alle Beteiligten erhalten Power Apps Premium, die App liegt in einer Managed Environment.

Things to keep in mind

  • Lizenzbedarf vor dem Start prüfen: Dataverse oder ein Premium-Konnektor machen jede Nutzung der App lizenzpflichtig
  • Apps nicht an die Person des Erstellers binden, Mitbesitzer und Lösungen einsetzen, damit die App beim Personalwechsel weiterläuft
  • Entwicklung, Test und Produktion in getrennten Umgebungen betreiben und die Standardumgebung per Data Policy einschränken
  • Bei SharePoint als Datenquelle Delegationsgrenzen beachten, große Listen liefern sonst unvollständige Ergebnisse
  • Nicht verwaltete Entwicklerumgebungen bis 15. Dezember 2026 auf Managed Environments umstellen

Licensing & availability

Microsoft-365-Lizenzen enthalten das Recht, Canvas-Apps mit Microsoft-365-Daten und Standard-Konnektoren zu nutzen. Power Apps Premium (pro Benutzer) erlaubt beliebig viele Apps mit Premium- und eigenen Konnektoren, Dataverse und Managed Environments. Power Apps per app ist seit 2. Januar 2026 über einige Kaufkanäle für Neukunden nicht mehr erhältlich. Alternativ ist Pay-as-you-go über ein Azure-Abonnement möglich. Dynamics-365-Lizenzen enthalten Rechte zur Erweiterung der jeweiligen Dynamics-App. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Power Apps eignet sich für fachnahe Anwendungen, die zu komplex für eine Liste und zu klein für ein Entwicklungsprojekt sind. Entscheidend sind ein sauberes Datenmodell, klare Zuständigkeiten und eine frühe Lizenzprüfung.

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