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Power Automate

Overview

Power Automate ist der Automatisierungsdienst der Microsoft Power Platform (früher Microsoft Flow). Cloud-Flows reagieren auf Ereignisse wie eine neue E-Mail, eine Formularantwort oder einen Listeneintrag, laufen nach Zeitplan oder per Knopfdruck und verbinden über Konnektoren Hunderte Dienste. Desktop-Flows automatisieren per Robotic Process Automation (RPA) Anwendungen ohne Schnittstelle, indem sie Maus- und Tastatureingaben nachbilden. Dazu kommen Process Mining, AI Builder und Copilot, mit dem sich Flows per Beschreibung erstellen lassen.

In Microsoft 365 ist eine Basisnutzung mit Standard-Konnektoren enthalten. Premium-Konnektoren (etwa SQL Server, HTTP, Salesforce), eigene Konnektoren, unbeaufsichtigte RPA und höhere Aktionslimits erfordern Power-Automate-Lizenzen.

Abgrenzung: Azure Logic Apps nutzt dieselbe Konnektor-Technik, wird aber nutzungsbasiert über Azure abgerechnet und eher von der IT für Integrationsszenarien betrieben. Agent Flows in Copilot Studio ähneln Power Automate, laufen aber nativ in Copilot Studio und rechnen über Copilot Credits ab. Im Oktober 2025 hat Microsoft ein schrittweises Ende der AI-Builder-Credits angekündigt.

How it works

Ein Cloud-Flow besteht aus Trigger, Aktionen und Steuerlogik:

  1. Trigger: automatisiert (Ereignis), geplant (Zeitplan) oder sofort (manuell, aus Teams, SharePoint oder einer App).
  2. Aktionen: Schritte über Konnektoren, etwa Datei anlegen, Genehmigung starten, Teams-Nachricht senden. Verbindungen laufen im Kontext eines Benutzers oder Dienstkontos.
  3. Steuerlogik: Bedingungen, Schleifen, Parallelzweige, Fehlerbehandlung über „Ausführen nach“-Einstellungen und Scopes.
  4. Desktop-Flows laufen auf registrierten Rechnern: beaufsichtigt (Benutzer angemeldet) oder unbeaufsichtigt (eigener Bot, Process-Lizenz), auch auf gehosteten Maschinen in der Cloud.
  5. Für den Transport zwischen Umgebungen gehören Flows in Lösungen (Solutions), eine Process-Lizenz lässt sich nur Flows in Lösungen zuweisen.

Das Power Platform Admin Center zeigt Lizenzverbrauch, Flow-Aktivität und Flows, die Lizenzierungsbedarf haben.

Benefits

  • Wiederkehrende Abläufe wie Ablage, Benachrichtigung und Freigabe laufen ohne manuelles Zutun
  • Fachbereiche bauen einfache Flows selbst, die IT behält über Data Policies die Kontrolle über erlaubte Konnektoren
  • RPA bindet Altanwendungen ohne API an, ohne dass ein Entwicklungsprojekt nötig ist
  • Process-Lizenzen machen kritische Flows unabhängig von der Lizenz einzelner Benutzer
  • Integration in Teams, SharePoint, Outlook, Forms und Approvals deckt viele Microsoft-365-Szenarien ohne Code ab

Practical example

Ein Galvanikbetrieb mit 120 Mitarbeitenden erfasst Reklamationen bisher per E-Mail. Ein Cloud-Flow liest eingehende Mails im Reklamations-Postfach, legt einen Eintrag in einer SharePoint-Liste an, informiert die Qualitätssicherung im Teams-Kanal und startet bei Reklamationen über einem Schwellenwert eine Genehmigung der Geschäftsführung. Für die Übernahme ins ERP ohne Schnittstelle nutzt die IT einen unbeaufsichtigten Desktop-Flow mit Process-Lizenz. Der Flow liegt in einer Lösung, Besitzer ist eine Gruppe, die Verbindung läuft über ein Dienstkonto.

Things to keep in mind

  • Flows nicht an persönliche Konten binden: Dienstkonten für Verbindungen, Gruppen als Mitbesitzer und Lösungen für den Transport nutzen
  • Ein einziger Premium-Konnektor macht den Flow lizenzpflichtig, für Nutzer in Microsoft 365 ohne Premium-Lizenz schlägt er dann fehl
  • Data Policies für die Standardumgebung früh setzen, damit keine Firmendaten an private Dienste fließen
  • Fehlerbehandlung und Benachrichtigung bei Fehlschlägen einbauen, Flows scheitern sonst unbemerkt
  • Abhängigkeiten von AI-Builder-Credits prüfen, Microsoft hat deren schrittweises Ende angekündigt

Licensing & availability

Power Automate Free (Standard-Konnektoren, ohne Teilen) und die Nutzungsrechte in Microsoft 365 (Standard-Konnektoren, Microsoft-365-Szenarien) sind ohne Zusatzkosten verfügbar. Power Automate Premium (pro Benutzer) enthält Premium- und eigene Konnektoren, beaufsichtigte RPA, Process Mining, AI-Builder-Kontingent und Dataverse-Speicher. Power Automate Process und Hosted Process sind Kapazitätslizenzen pro Flow oder Maschine, unter anderem für unbeaufsichtigte RPA, jeweils mit bis zu 250.000 Aktionen pro Tag. Alternativ ist Pay-as-you-go über ein Azure-Abonnement möglich. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Power Automate ist das Standardwerkzeug für Automatisierung in Microsoft 365. Plane Konten, Lizenzen und Data Policies von Anfang an, dann bleiben auch viele Flows beherrschbar.

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