Projektmanagement & ITIL

RACI-Matrix

Overview

Die RACI-Matrix ist ein Werkzeug, um Zuständigkeiten in Projekten und Prozessen eindeutig festzulegen. In den Zeilen stehen Aufgaben oder Prozessschritte, in den Spalten Rollen oder Personen, in den Zellen die Buchstaben R, A, C oder I.

Sie wird für Projektpläne, ITIL-Prozesse, Notfallhandbücher, Verträge mit Dienstleistern und ISMS-Dokumente genutzt. Gerade bei ausgelagerten Leistungen klärt sie, was der Dienstleister erledigt und wo die interne IT entscheidet.

Es gibt Varianten mit zusätzlichen Rollen, etwa RASCI (Support) oder DACI (Driver, Approver, Contributors, Informed). Die Grundidee bleibt gleich.

How it works

Die vier Kennzeichen:

  1. Responsible: führt die Aufgabe durch. Mehrere Personen sind möglich.
  2. Accountable: trägt die Gesamtverantwortung, gibt frei und steht für das Ergebnis ein. Pro Aufgabe genau eine Rolle.
  3. Consulted: wird vorab einbezogen und liefert fachlichen Input, Kommunikation in beide Richtungen.
  4. Informed: wird über Fortschritt oder Ergebnis informiert, Kommunikation in eine Richtung.

Eine Person kann gleichzeitig Accountable und Responsible sein. Fehlt ein A, ist die Aufgabe nicht abschließend geregelt.

Benefits

  • Weniger Doppelarbeit und Lücken, weil jede Aufgabe eindeutig zugeordnet ist.
  • Schnellere Entscheidungen, da klar ist, wer freigibt und wer nur gefragt werden muss.
  • Nachweis für Audits, denn ISO/IEC 27001 und NIS2 verlangen festgelegte Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Saubere Abgrenzung zu Dienstleistern, was Streit bei Störungen und Projekten vermeidet.

Practical example

Ein Möbelhersteller mit 250 Mitarbeitenden lagert den Betrieb seiner Server an einen Systemhauspartner aus. Unklar ist, wer bei einem Ausfall den Restore anstößt und wer die Geschäftsführung informiert. Eine RACI-Matrix legt fest: Der Dienstleister ist Responsible für die Wiederherstellung, der interne IT-Leiter Accountable, der Datenschutzbeauftragte Consulted und die Geschäftsführung Informed. Die Matrix wird Anlage zum Vertrag und zum Notfallhandbuch.

Things to keep in mind

  • Vergib pro Aufgabe genau ein A, sonst verschwimmt die Verantwortung.
  • Halte die Zahl der C-Einträge klein, jede beratende Rolle verlängert Abstimmungen.
  • Verwende Rollen statt Namen, damit die Matrix bei Personalwechsel gültig bleibt.
  • Prüfe die Matrix mit den Beteiligten, eine Zuordnung, die niemand kennt, hilft im Ernstfall nicht.

Conclusion

Die RACI-Matrix ist ein einfaches, aber wirksames Werkzeug gegen unklare Zuständigkeiten. Sie gehört in jedes größere IT-Projekt, jeden Dienstleistervertrag und jedes Notfallhandbuch.

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