M365

SharePoint Online

Overview

SharePoint Online (in der Microsoft-Doku zunehmend „SharePoint in Microsoft 365“) stellt Websites mit Dokumentbibliotheken, Listen und Seiten bereit. Teamwebsites gehören zu einer Microsoft 365 Group und damit zu jedem Team in Microsoft Teams, Dateien aus Teams-Kanälen liegen technisch in SharePoint. Kommunikationswebsites dienen dem Intranet, Hub-Websites verbinden mehrere Websites zu einer Struktur.

Verwaltet wird im SharePoint Admin Center und per PowerShell (SharePoint Online Management Shell, PnP PowerShell). Dort steuerst Du externe Freigabe, Speicher, Zugriff von nicht verwalteten Geräten, Websiteerstellung und Versionseinstellungen. Compliance-Funktionen aus Purview wie Aufbewahrung, Sensitivity Labels und DLP wirken auf Websites und Dateien.

Wichtige Retirements: SharePoint-Add-ins (Add-in-Modell, auch Azure-ACS-basierte App-Berechtigungen) funktionieren seit 2. April 2026 in keinem Tenant mehr, Nachfolger ist das SharePoint Framework (SPFx). SharePoint-Benachrichtigungen (Alerts) hat Microsoft seit Januar 2026 für neue Einträge gesperrt und ab Juli 2026 vollständig entfernt, Ersatz sind SharePoint-Regeln und Power Automate. Abgrenzung: SharePoint Server ist die lokale Variante, SharePoint Premium (früher Syntex) ein eigener Eintrag.

How it works

So ist SharePoint Online aufgebaut:

  1. Jede Website ist eine eigene Websitesammlung mit Bibliotheken und Listen. Spalten, Inhaltstypen und Metadaten strukturieren Dokumente, die Versionierung speichert bis zu 50.000 Hauptversionen.
  2. Berechtigungen vergibst Du über die Gruppen Besitzer, Mitglieder und Besucher, bei Teamwebsites über die Microsoft 365 Group. Freigabelinks ergänzen den Zugriff für einzelne Dateien.
  3. Der Speicher ist ein Tenant-Pool: 1 TB plus 10 GB je lizenziertem Benutzer, einzelne Dateien bis 250 GB, Pfade bis 400 Zeichen.
  4. Suche, Microsoft 365 Copilot und Agents greifen auf SharePoint-Inhalte zu und berücksichtigen dabei die Berechtigungen des Benutzers.
  5. Anpassungen erfolgen über SPFx-Webparts, Power Apps, Power Automate und Microsoft Graph, nicht mehr über Add-ins.

Benefits

  • Gemeinsames Bearbeiten mit Versionierung ersetzt Dateiserver-Freigaben, auf denen Dateien gesperrt oder doppelt gespeichert werden.
  • Intranet und Teamablage laufen auf derselben Plattform, Berechtigungen und Compliance gelten einheitlich.
  • Feingranulare Freigabesteuerung pro Website erlaubt offene Projektseiten neben streng abgeschotteten Bereichen.
  • Als Datenbasis für Copilot und Agents liefern gut strukturierte Bibliotheken direkt bessere Antworten.

Practical example

Ein Chemiehandel mit 150 Mitarbeitenden löst seinen Dateiserver ab. Die IT plant pro Abteilung eine Teamwebsite und ein Intranet als Kommunikationswebsite mit Hub-Navigation und migriert die Daten mit dem SharePoint Migration Manager. Vorher werden Berechtigungen bereinigt und die externe Freigabe auf bestehende Gäste begrenzt. Eine alte, auf einem Add-in basierende Urlaubsantrags-App wird vor April 2026 durch eine Power App ersetzt.

Things to keep in mind

  • Berechtigungsvererbung möglichst nicht aufbrechen, Einzelberechtigungen auf Dateiebene sind kaum noch zu überblicken.
  • Links für Jeder (Anyone) bewusst einschränken oder mit Ablaufdatum versehen.
  • Vor einer Copilot-Einführung übermäßig geteilte Websites identifizieren (etwa mit SharePoint Advanced Management) und bereinigen.
  • Speicherverbrauch durch Versionen und Preservation Hold Library überwachen, bei Überschreitung des Kontingents wird der Tenant schreibgeschützt.
  • Bestehende Flows und Skripte, die SharePoint-Alerts oder Add-in-Berechtigungen nutzten, auf Regeln, Power Automate oder Entra-App-Registrierungen umstellen.

Licensing & availability

SharePoint Online ist enthalten in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 E1/E3/E5, Microsoft 365 E3/E5 und den Frontline-Plänen, eigenständig als SharePoint Online Plan 1 und Plan 2. Speicher: 1 TB plus 10 GB je Lizenz für Business- und Enterprise-Pläne, F-Pläne erhalten pauschal 1 TB, Zusatzspeicher wird in GB-Schritten verkauft. SharePoint Advanced Management für erweiterte Governance wird gesondert lizenziert, die aktuellen Bedingungen prüfst Du bei Microsoft. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

SharePoint Online ist die Ablage- und Intranetplattform hinter fast allen Microsoft-365-Diensten. Eine saubere Website- und Rechtestruktur spart später Aufwand bei Migration, Compliance und Copilot.

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