Lizenzierung & Microsoft

True-Up

Overview

Der True-Up ist der jährliche Lizenzabgleich im Microsoft Enterprise Agreement (EA). Während des Jahres dürfen Kunden zusätzliche Benutzer, Geräte oder Produkte in Betrieb nehmen, ohne jede Lizenz einzeln zu bestellen. Zum Jahrestag des Enrollments melden sie diesen Mehrbedarf und bezahlen ihn nach.

Hat sich nichts geändert, reicht der Kunde statt einer Bestellung ein Update Statement ein. Fehlt die Meldung oder ist sie zu niedrig, liegt eine Unterlizenzierung vor, die spätestens bei einem Lizenz-Audit auffällt.

Abgrenzung: Im CSP und im Direktkauf über das Microsoft Customer Agreement gibt es keinen True-Up, weil Lizenzen dort vor der Nutzung gekauft werden. Mit der Verlagerung vieler Cloud-Abos aus dem EA in CSP oder MCA-E verliert der True-Up für Microsoft 365 an Bedeutung, bleibt aber für On-Premises-Lizenzen im EA relevant.

How it works

Der True-Up folgt einem festen Zeitplan rund um den Jahrestag des Enrollments:

  1. Etwa 120 Tage vorher: Abstimmung mit Account Team oder Licensing Solution Partner (LSP).
  2. Etwa 90 Tage vorher: Auswertung, welche Lizenzen neu genutzt werden (Benutzer, Geräte, Server-Cores, Produkte).
  3. Etwa 60 Tage vorher: Prüfung der True-Up-Bestellung mit dem Partner.
  4. 60 bis 30 Tage vor dem Jahrestag: Einreichen der True-Up-Bestellung oder des Update Statement bei Microsoft.

Grundlage sind interne Daten aus Active Directory bzw. Microsoft Entra ID, Inventarisierung, Hypervisor-Hosts und SAM-Tools.

Benefits

  • Kein Bestellaufwand bei jedem Neuzugang, weil Lizenzen unterjährig ohne Einzelbestellung genutzt werden dürfen.
  • Die Kosten für Zuwachs fallen gebündelt einmal pro Jahr an und lassen sich budgetieren.
  • Der Prozess zwingt zu einer jährlichen Bestandsaufnahme, die auch Über- und Fehllizenzierung sichtbar macht.

Practical example

Ein Hersteller von Werkzeugmaschinen mit 650 Arbeitsplätzen hat im Laufe des Jahres zwei neue Hyper-V-Hosts mit mehr Cores in Betrieb genommen und 40 Mitarbeitende eingestellt. Die IT zieht 100 Tage vor dem Stichtag die Core-Zahlen aus der Inventarisierung und die aktiven Konten aus Microsoft Entra ID. Mit dem LSP gleicht sie diese Zahlen mit dem Lizenzstand ab und bestellt zusätzliche Windows-Server-Core-Lizenzen. Ergebnis: Der True-Up ist pünktlich eingereicht und bei einer späteren Prüfung gibt es keine Nachforderungen.

Things to keep in mind

  • Halte Hardwareänderungen an Virtualisierungshosts unterjährig fest, weil Core-basierte Server-Lizenzen beim True-Up am häufigsten falsch gezählt werden.
  • Starte die Datensammlung früh: Das Einreichfenster liegt zwischen 60 und 30 Tagen vor dem Jahrestag.
  • Reiche auch ohne Mehrbedarf ein Update Statement ein, sonst ist der Abgleich nicht dokumentiert.
  • Bewahre die Grundlagen jedes True-Up auf, damit Du sie bei einem Audit vorlegen kannst.

Licensing & availability

Bestandteil des Microsoft Enterprise Agreement (Enterprise Enrollment, Server and Cloud Enrollment). Im CSP, im Direktkauf und im MCA-E gibt es keinen True-Up. Die konkreten Regeln stehen im jeweiligen Enrollment und den Product Terms. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Der True-Up ist kein Formalakt, sondern die jährliche Lizenzbilanz im EA. Wer unterjährig sauber inventarisiert, reicht ihn ohne Stress ein und vermeidet Nachforderungen.

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