M365

Viva Topics

Overview

Viva Topics erkannte mit KI Themen, Projekte und Fachbegriffe in Microsoft-365-Inhalten und erstellte daraus Themenseiten mit Beschreibung, Experten und verwandten Dokumenten. Themen erschienen als Hervorhebung in SharePoint, Outlook, Teams und der Microsoft Search. Entstanden ist der Dienst aus dem Projekt Cortex, das Microsoft 2019 vorgestellt hatte.

Microsoft hat Viva Topics am 22. Februar 2025 eingestellt und begründet das mit der Ausrichtung auf KI-gestütztes Wissensmanagement in Microsoft 365 Copilot. Seitdem gilt: Von Benutzern veröffentlichte Themenseiten sind normale SharePoint-Seiten, rein KI-generierte Themenseiten sind entfallen, das Topic Center ist eine normale SharePoint-Website. Wissensverwaltung und Analysen zu Themen gibt es nicht mehr.

In Viva Engage sind Themen zu einem einfachen öffentlichen Themenmodell zurückgekehrt: Benutzer können Themen weiter anlegen, Beiträgen zuordnen und ihnen folgen, die Integration mit Viva Topics entfällt.

How it works

Was nach dem Ende von Viva Topics übrig ist und wohin die Funktionen gewandert sind:

  1. Veröffentlichte Themenseiten liegen als SharePoint-Seiten im früheren Topic Center und lassen sich wie jede Seite bearbeiten, verschieben oder löschen.
  2. Die automatische Anzeige von Themen in Suche, Office-Apps, Outlook, Teams und modernen SharePoint-Seiten ist abgeschaltet.
  3. Microsoft empfiehlt, Wissen in SharePoint zu veröffentlichen und zu strukturieren, damit Microsoft Search und Microsoft 365 Copilot es finden. Mit Copilot werden SharePoint-Seiten bereits indexiert und in Antworten genutzt.
  4. Für strukturiertes Wissensmanagement stehen SharePoint-Seiten, Metadaten und Taxonomie sowie Agenten in Copilot Studio oder SharePoint-Agenten zur Verfügung.

Die Anleitung „Managing Knowledge“ im Microsoft 365 Adoption Center beschreibt den empfohlenen Weg.

Benefits

  • Die Einstellung schafft Klarheit: Wissensmanagement in Microsoft 365 läuft über SharePoint und Copilot, nicht über ein separates Modul
  • Manuell gepflegte Themenseiten bleiben als SharePoint-Seiten erhalten und gehen nicht verloren
  • Eine Lizenzposition entfällt, Wissensfunktionen bündeln sich bei Copilot
  • Gepflegte SharePoint-Inhalte verbessern direkt die Antworten von Copilot
  • Die Aufräumarbeit am Topic Center ist eine Gelegenheit, veraltetes Wissen zu entfernen

Practical example

Ein Ingenieurbüro mit 140 Mitarbeitenden hatte Viva Topics für Fachbegriffe und Projektwissen genutzt. Nach der Einstellung prüft das Wissensmanagement die verbliebenen Themenseiten im früheren Topic Center, überführt rund 60 relevante Seiten in ein strukturiertes SharePoint-Wiki mit Metadaten und löscht den Rest. Verweise in Teams-Kanälen werden angepasst. Für die Suche nach Projektwissen setzt das Büro inzwischen Microsoft 365 Copilot und einen SharePoint-Agenten ein.

Things to keep in mind

  • Das frühere Topic Center auf verwaiste oder veraltete Seiten prüfen und sie bereinigen, sie werden jetzt von Suche und Copilot gefunden
  • Links auf Themenseiten in Dokumentationen, Intranet und Teams anpassen
  • Für neues Wissensmanagement keine Funktionen mehr planen, die auf Viva Topics basieren
  • Berechtigungen der früheren Themenseiten prüfen, damit Copilot keine vertraulichen Inhalte breiter streut
  • Restlaufzeiten von Viva-Topics-Lizenzen mit dem Lizenzpartner klären

Licensing & availability

Viva Topics wurde am 22. Februar 2025 eingestellt und ist nicht mehr erhältlich. Früher war es als eigene Lizenz oder Teil der Viva Suite verfügbar. Nachfolgefunktionen liegen in SharePoint (in Microsoft 365 enthalten) und Microsoft 365 Copilot (Add-on bzw. in Microsoft 365 E7). Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Viva Topics ist Geschichte, sein Ansatz lebt in SharePoint und Copilot weiter. Räume die verbliebenen Themenseiten auf, denn sie beeinflussen jetzt die Qualität der Copilot-Antworten.

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