Exchange Migration Business Case

On-Premise Exchange zu Exchange Online ROI

Berechne Vollkosten, Break-even und Migrationspfad für den Wechsel von lokalem Exchange zu Exchange Online über 3 und 5 Jahre.

Ist-Kosten und Zielbild erfassen

Trage Mailbox-Anzahl, Betriebskosten, Refresh-Druck, Projektkosten und geplanten Cloud-Zielplan ein.

Exchange-Umgebung
CAPEX und Refresh
Laufende On-Prem-Kosten pro Monat
Cloud-Zielbild und Migration
Zurücksetzen
On-Prem pro Monat 4.817,50 €

19,27 € pro Mailbox und Monat.

Cloud pro Monat 2.200,00 €

8,80 € pro Mailbox und Monat.

Migrationsfenster 5–19 Tage

10–50 GB, ca. 5 Batches.

Risikowert 62%

Datenqualität: mittel.

Ist-Kosten On-Prem

Storage, Backup und Wartung
1.600,00 €
Strom, Hosting oder Housing
420,00 €
Administration
1.710,00 €
HA, DR und Monitoring
1.050,00 €
Zertifikate pro Monat
37,50 €
Refresh-Kosten
40.000,00 €

Soll-Kosten Exchange Online

Exchange Online Lizenzen
1.850,00 €
Archiv oder Compliance Add-on
0,00 €
Migrations-/Koexistenztools
0,00 €
Cloud Backup-/Toolkosten
350,00 €
Hybridbetrieb während Koexistenz
462,50 €
Einmalig und Übergang
21.330,00 €

Verlauf

3-/5-Jahres-Vergleich

Positive Delta-Werte zeigen rechnerisches Einsparpotenzial gegenüber weiterem On-Prem-Betrieb.

Monat On-Prem kumuliert Cloud kumuliert Delta
0 0,00 € 21.330,00 € -21.330,00 €
6 28.905,00 € 34.530,00 € -5.625,00 €
12 97.810,00 € 47.730,00 € 50.080,00 €
24 155.620,00 € 74.130,00 € 81.490,00 €
36 213.430,00 € 100.530,00 € 112.900,00 €
48 271.240,00 € 126.930,00 € 144.310,00 €
60 329.050,00 € 153.330,00 € 175.720,00 €

Migrationspfad

Ausgewählt: Hybrid Deployment. Fachlich vorgeschlagen: Hybrid Deployment.

  • Hybrid ist der Standardpfad für Koexistenz oder schrittweise Migration zu Exchange Online.
  • Planung mit ca. 50 Mailboxen je Batch und 5 Batches.
  • Richtwerte sind Planungshilfen und ersetzen keinen Pilotmove.

Management-Zusammenfassung

  • On-Prem-Kosten, Refresh-Druck und Betriebsvorteile sprechen klar für Exchange Online.
  • Der rechnerische Break-Even wird nach rund 9 Monaten erreicht.
  • Datenqualität: mittel, Risikowert: 62%.

Planungsrisiken

  • Hybrid benötigt vorbereitete Identität, Zertifikate, DNS, MRSProxy, Endpunkte und saubere Koexistenzplanung.
  • Queue-Zeiten und Serviceauslastung können reale Migrationsfenster verlängern.
  • Netzwerk, Firewall, Upload-Kapazität und Quellsystem-Performance beeinflussen die Dauer stark.

Zielpläne

Exchange Online und M365 Alternativen

Die Preisannahmen sind Näherungswerte und sollten vor Beschaffung mit aktuellem Vertrag, Laufzeit und Tenant-Segment abgeglichen werden.

Plan Monat pro Nutzer Monat Gruppe Mailbox Archiv Geeignet für
Exchange Online Plan 1 3,70 € 925,00 € 50 GB 50 GB Standard-Mailboxen mit überschaubarem Archiv- und Compliance-Bedarf.
Exchange Online Plan 2 7,40 € 1.850,00 € 100 GB bis 1,5 TB Größere Mailboxen, Archiv, Hold und Exchange-zentrierte Compliance-Anforderungen.
Microsoft 365 Business Premium 20,60 € 5.150,00 € 50 GB bis 1,5 TB KMU mit Exchange Online, Office Apps, Intune und Sicherheitsbedarf im Business-Segment.
Microsoft 365 E3 35,70 € 8.925,00 € 100 GB bis 1,5 TB Enterprise-Zielbild mit Exchange Online, Office Apps, Windows- und Security-/Compliance-Basis.
Microsoft 365 E5 59,70 € 14.925,00 € 100 GB bis 1,5 TB Enterprise-Zielbild mit erweiterten Security-, Compliance-, Analytics- und Voice-/Collaboration-Anforderungen.

Quellenstand

Quellenprüfung: 2026-05-16. Preisannahmen netto pro Nutzer und Monat; vor Angebotserstellung mit aktuellem Vertrag und Tenant-Segment abgleichen.

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