Security & Compliance

E-Mail-Security (E-Mail-Sicherheit)

Overview

E-Mail bleibt der häufigste Einstieg für Phishing, Rechnungsbetrug und Schadsoftware. E-Mail-Security kombiniert Filter für eingehende Mails, Prüfung von Links und Anhängen, Schutz vor Imitation bekannter Personen und Domains sowie die Authentifizierung der eigenen ausgehenden Mails.

In Microsoft 365 bildet Exchange Online Protection (EOP) die Basis für alle Cloud-Postfächer, Microsoft Defender for Office 365 die erweiterte Schutzstufe in Plan 1 und Plan 2. Externe Gateways vor Exchange Online sind möglich, verschlechtern aber oft die Erkennung, wenn Enhanced Filtering for Connectors nicht eingerichtet ist.

Die großen Mailanbieter setzen Authentifizierung inzwischen durch: Google und Yahoo verlangen seit Februar 2024 von Massenversendern SPF, DKIM und DMARC, Microsoft für Outlook.com, Hotmail.com und Live.com seit 5. Mai 2025 bei mehr als 5.000 Mails pro Tag. Saubere Absender-Authentifizierung ist damit auch eine Frage der Zustellbarkeit.

How it works

Microsoft beschreibt den Schutz als Stufenmodell:

  1. EOP: Verbindungsfilter, Anti-Malware, Anti-Spam, Anti-Phishing mit Spoofing-Erkennung und Quarantäne.
  2. Defender for Office 365 Plan 1: zusätzlich Safe Links (Prüfung beim Klick), Safe Attachments (Sandbox), Imitationsschutz für Benutzer und Domains, Schutz für SharePoint, OneDrive und Teams sowie Echtzeiterkennungen.
  3. Plan 2: zusätzlich Threat Explorer, automatisierte Untersuchung und Reaktion, Kampagnenansichten, Schutz für Prioritätskonten, Attack Simulation Training und Untersuchung in Defender XDR.
  4. Ausgehend: SPF, DKIM und DMARC für alle eigenen Domains.

Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien (Standard und Streng) vereinfachen die Konfiguration und werden von Microsoft gepflegt.

Benefits

  • Weniger erfolgreiche Phishing- und Malware-Angriffe über den wichtigsten Angriffsweg
  • Schutz vor schädlichen Links und Anhängen, die erst nach der Zustellung scharf geschaltet werden
  • Eigene Domain wird schwerer für Betrugsmails missbraucht
  • Bessere Zustellbarkeit bei Google, Yahoo und Outlook.com durch korrekte Authentifizierung

Practical example

Ein Maschinenbauer mit 180 Mitarbeitenden erhält gefälschte Rechnungen im Namen echter Lieferanten. Die IT aktiviert die Standard-Voreinstellung für Defender for Office 365, schaltet den Imitationsschutz für Geschäftsführung und Buchhaltung ein und richtet SPF, DKIM und DMARC für alle eigenen Domains ein. Zusätzlich gilt für Kontoänderungen von Lieferanten ein telefonischer Rückruf. Betrugsmails landen seitdem überwiegend in der Quarantäne.

Things to keep in mind

  • SPF, DKIM und DMARC gemeinsam einrichten, denn einzeln schützen sie nur unvollständig
  • Quarantäne-Richtlinien so einstellen, dass Benutzer Phishing nicht selbst freigeben können
  • Imitationsschutz auf wirklich gefährdete Personen und Partnerdomains beschränken, sonst steigen die Fehlalarme
  • Absenderausnahmen und Allow-Listen sparsam verwenden und regelmäßig prüfen
  • Technik mit Security Awareness und festen Freigabeprozessen für Zahlungen kombinieren

Licensing & availability

Exchange Online Protection ist in allen Microsoft-365-Abonnements mit Cloud-Postfächern enthalten. Defender for Office 365 Plan 1 ist in Microsoft 365 Business Premium enthalten und wird seit Juni 2026 auch für Microsoft 365 E3 und Office 365 E3 ausgerollt (Service-Plan ATP_ENTERPRISE, gilt organisationsweit). Plan 2 ist in Microsoft 365 E5 enthalten. Beide Pläne gibt es für viele Abonnements als Add-on. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

In Microsoft 365 ist EOP die Pflicht und Defender for Office 365 die empfehlenswerte Ergänzung, die E3-Kunden inzwischen mitbekommen. Wichtiger als die Produktstufe ist eine saubere Konfiguration samt SPF, DKIM und DMARC.

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