Lizenzierung & Microsoft

Lizenz-Audit (Microsoft)

Overview

Ein Lizenz-Audit gleicht ab, welche Microsoft-Software und welche Cloud-Dienste eine Organisation nutzt und welche Lizenzen sie dafür besitzt. Microsoft-Volumenlizenzverträge enthalten dafür eine Klausel zur Überprüfung der Lizenzkonformität; formelle Prüfungen werden in der Regel von beauftragten unabhängigen Prüfern durchgeführt. Daneben gibt es freiwillige Software-Asset-Management-Reviews (SAM Engagements), die Microsoft-Partner durchführen.

Besonders fehleranfällig sind On-Premises-Lizenzen: Windows Server und SQL Server nach Cores, Client Access Licenses (CALs), Virtualisierungsrechte, Lizenzen ohne Software Assurance in Azure (Azure Hybrid Benefit) und Remote-Desktop-Zugriffe. Bei Microsoft-365-Abos fallen eher ungenutzte oder falsch zugewiesene Lizenzen und nicht lizenzierte Funktionen auf, etwa Conditional Access für Konten ohne Entra ID P1.

Abgrenzung: Der True-Up im Enterprise Agreement ist die jährliche Selbstmeldung, ein Audit die nachträgliche Prüfung. Das Lizenzmanagement als laufender Prozess sorgt dafür, dass beide ohne Überraschungen verlaufen. Die bindenden Nutzungsrechte stehen in den Microsoft Product Terms.

How it works

Ein Audit oder eine interne Prüfung läuft typischerweise so ab:

  1. Ankündigung bzw. Start: Bei formellen Prüfungen schriftliche Benachrichtigung, bei internen Reviews ein fester Termin.
  2. Datenerhebung: Inventardaten zu Servern, Cores, Hypervisoren, Clients und Benutzern, Exporte aus Active Directory, Microsoft Entra ID und dem Microsoft 365 Admin Center (Bericht Aktive Benutzer mit Lizenzstatus).
  3. Abgleich: Gegenüberstellung von Nutzung und Lizenznachweisen aus VLSC, Business Center, CSP-Abos und Rechnungen.
  4. Bewertung: Ermittlung von Unter- oder Überlizenzierung anhand der Product Terms.
  5. Abschluss: Bericht und gegebenenfalls Nachkauf fehlender Lizenzen.

Benefits

  • Regelmäßige interne Prüfungen verhindern teure Nachforderungen, weil Lücken vor einem formellen Audit geschlossen werden.
  • Überlizenzierung wird sichtbar, etwa ungenutzte Microsoft-365-Lizenzen ausgeschiedener Mitarbeitender.
  • Saubere Lizenznachweise erleichtern Vertragsverhandlungen und Wechsel zwischen EA, CSP und MCA.
  • Ein dokumentierter Lizenzbestand ist für NIS2- und ISO-Prüfungen ein Baustein des Asset-Managements.

Practical example

Ein Mittelständler mit 400 Mitarbeitenden führt vor einer Hardwareerneuerung der Virtualisierung eine interne Lizenzprüfung durch. Die IT exportiert die Core-Zahlen der Hyper-V-Hosts, die Liste aller SQL-Server-Instanzen und den Lizenzstatus aus dem Microsoft 365 Admin Center. Dabei fällt auf, dass ein Test-SQL-Server produktiv genutzt wird und 23 Microsoft-365-Lizenzen ehemaliger Mitarbeitender noch zugewiesen sind. Ergebnis: Die SQL-Lizenzierung wird nachgezogen, die freien Microsoft-365-Lizenzen gehen an Neueinstellungen statt in einen Neukauf.

Things to keep in mind

  • Bewahre Kaufnachweise, Verträge und Lizenzschlüssel zentral auf, ein Audit verlangt Nachweise, keine Erinnerungen.
  • Prüfe Virtualisierungshosts besonders genau, weil Core- und Datacenter-Lizenzierung bei Erweiterungen schnell falsch wird.
  • Kläre bei einem angekündigten Audit früh, welche Daten in welchem Umfang geliefert werden müssen, und hol bei Bedarf einen Lizenzberater dazu.
  • Wiederhole interne Prüfungen mindestens einmal jährlich, idealerweise vor True-Up oder Verlängerung.

Licensing & availability

Kein Lizenzprodukt. Für die interne Prüfung reichen bei Microsoft 365 die Berichte im Admin Center und die Microsoft Graph PowerShell; für On-Premises-Umgebungen sind Inventarisierungs- oder SAM-Werkzeuge von Drittanbietern verbreitet (kostenpflichtig, Lizenzmodell je Hersteller). Maßgeblich für Nutzungsrechte sind die Product Terms. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Ein Lizenz-Audit ist planbar, wenn Du Deinen Bestand laufend pflegst. Eine jährliche interne Prüfung vor Verlängerung oder True-Up ist der beste Schutz vor Nachforderungen.

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