Backup & Storage

Microsoft 365 Backup

Overview

Microsoft 365 Backup ist ein nativer Dienst von Microsoft, der Exchange-Online-Postfächer, OneDrive-Konten und SharePoint-Websites innerhalb der Microsoft-Cloud sichert. Er ist seit Mitte 2024 allgemein verfügbar und zielt auf schnelle Wiederherstellung großer Datenmengen, etwa nach Ransomware oder Massenlöschung. Er ist kein Archiv- oder Compliance-Werkzeug.

Unterstützt werden Benutzer- und freigegebene Postfächer, OneDrive-Konten und SharePoint-Websites; Raum- und Gruppenpostfächer sowie einige Spezial-Websitevorlagen nicht. Teams-Chats und Entra-ID-Objekte werden laut Dokumentation nicht als eigene Workload gesichert, Dateien aus Teams liegen aber in SharePoint und OneDrive. Microsoft 365 Backup ist auch für GCC-Mandanten und Multi-Geo verfügbar.

Darunter liegt die Plattform Microsoft 365 Backup Storage, die Drittanbieter wie Veeam, AvePoint, Commvault oder Druva in eigene Produkte integrieren. Deren Lösungen ergänzen oft weitere Workloads (z. B. Entra ID, Teams) und eine gemeinsame Oberfläche für lokale und Cloud-Daten. Abgrenzung: Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview sind kein Backup, und Azure Backup sichert Azure- und lokale Workloads, nicht Microsoft-365-Inhalte. Der frühere Glossarbegriff „Azure Backup für M365“ ist daher irreführend.

How it works

So funktioniert der Dienst:

  1. Aktivierung: Abrechnung über Microsoft 365 Pay-as-you-go (Syntex-Abrechnung) im Microsoft 365 Admin Center einrichten, Azure dient dabei als Zahlungsabwicklung.
  2. Richtlinien: Pro Workload Sicherungsrichtlinien anlegen, Objekte manuell, per CSV, über Gruppen bzw. Verteilerlisten oder dynamische Regeln zuordnen.
  3. Wiederherstellungspunkte: Für OneDrive und SharePoint alle 10 Minuten für die letzten zwei Wochen, danach wöchentlich bis 52 Wochen zurück. Für Exchange Online alle 10 Minuten über 52 Wochen. Das RPO beträgt damit 10 Minuten.
  4. Aufbewahrung: Das Wiederherstellungsfenster ist pro Richtlinie auf 3, 6, 12 oder 24 Monate einstellbar, Standard sind 12 Monate. Sicherungen sind nur anhängbar (append-only), Purview-Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien wirken nicht auf sie.
  5. Wiederherstellung: In-Place oder an einen neuen Ort, gesteuert über Zieldatum und -uhrzeit. Bei Exchange werden nur geänderte oder gelöschte Elemente zurückgeschrieben. Die Verwaltung ist auch per PowerShell bzw. Graph API möglich.

Grenzen pro Workload laut Microsoft: bis 1.000.000 Elemente, 100 Richtlinien und 100.000 Elemente pro Richtlinie.

Benefits

  • Sehr kurze Wiederherstellungszeiten, weil die Daten die Microsoft-Rechenzentren nicht verlassen und Massen-Restores parallel laufen.
  • RPO von 10 Minuten ohne eigene Infrastruktur, da Änderungen fortlaufend versioniert werden.
  • Keine Lizenz pro Benutzer, sondern Abrechnung nach geschützter Datenmenge, was eine gezielte Auswahl kritischer Postfächer und Websites ermöglicht.
  • Schutz vor Löschung durch Angreifer im Mandanten, da Sicherungen getrennt von den Produktivdaten und nur anhängbar gespeichert werden.

Practical example

Ein Chemiehändler mit 160 Mitarbeitenden nutzt Exchange Online und SharePoint für Rezepturen und Zulassungsunterlagen. Nach einem Vorfall, bei dem ein kompromittiertes Konto Hunderte Dateien verschlüsselt hatte, richtet die IT Microsoft 365 Backup für alle SharePoint-Websites der Fachabteilungen und die Postfächer der Geschäftsleitung ein. Bei einem Test wird eine Website mit 200.000 Dateien auf den Stand vor 30 Minuten zurückgesetzt, ohne dass Daten heruntergeladen werden müssen.

Things to keep in mind

  • Microsoft 365 Backup liegt in derselben Cloud wie die Produktivdaten: Prüfe, ob Deine 3-2-1-Anforderung eine Kopie außerhalb von Microsoft verlangt, und ergänze sie dann über einen Drittanbieter.
  • Der Wechsel zu einer Partnerlösung auf Microsoft 365 Backup Storage ist eine Einbahnstraße: Bestehende Sicherungen werden nicht übernommen.
  • Die Kosten werden nach dem Höchststand der geschützten Daten im Wiederherstellungsfenster berechnet. Löschen senkt die Rechnung nicht sofort, weil gelöschte Inhalte bis zum Fensterende mitzählen.
  • Vergib die Rolle für Backup-Administration nur an wenige, MFA-geschützte Konten und aktiviere die Benachrichtigungen für riskante Aktionen.

Licensing & availability

Microsoft 365 Backup ist kein Bestandteil von Microsoft-365-Lizenzen wie Business Premium oder E3/E5, sondern ein nutzungsbasiertes Pay-as-you-go-Angebot, abgerechnet pro GB geschützter Daten und Monat über die Microsoft-365-Pay-as-you-go-Abrechnung mit Azure-Abonnement als Zahlungsmittel. Wiederherstellungen kosten laut Microsoft nichts extra. Gezählt werden die sichtbare Größe der geschützten Inhalte einschließlich Online-Archiv sowie gelöschte und versionierte Inhalte im Wiederherstellungsfenster. Partnerlösungen auf Microsoft 365 Backup Storage rechnet der Partner ab. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Microsoft 365 Backup ist die schnellste Option, um Exchange Online, OneDrive und SharePoint nach Massenschäden zurückzusetzen. Kombiniere es bei Bedarf mit einer Drittanbieter-Kopie außerhalb der Microsoft-Cloud, damit auch die 3-2-1-Regel erfüllt ist.

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