Support & Automatisierung

Power Automate für Desktop (RPA)

Overview

Power Automate für Desktop ist die Windows-Anwendung, mit der Du Desktop-Flows erstellst und ausführst. Sie erweitert Power Automate um Robotic Process Automation (RPA): Ein Flow bedient Anwendungen über UI-Elemente, Bilder oder Koordinaten, so wie ein Mensch mit Maus und Tastatur. Damit lassen sich Altanwendungen wie Terminalemulatoren, moderne Web- und Desktopanwendungen, Excel-Dateien und Ordner automatisieren, auch wenn keine Schnittstelle existiert.

Unter Windows 11 findest Du die App über die Windows-Suche, sie wird beim ersten Aufruf automatisch heruntergeladen. Unter Windows 10 und Windows Server kommt sie als MSI aus dem Download Center oder aus dem Microsoft Store. Ohne Premium-Lizenz ist sie auf beaufsichtigte Automatisierung für die persönliche Produktivität in der Standardumgebung beschränkt, ohne Teilen und ohne Start aus Cloud-Flows.

Abgrenzung: Der Eintrag Power Automate beschreibt die Gesamtplattform mit Cloud-Flows und Konnektoren, dieser Eintrag die Desktop-Komponente. Workflow-Automatisierung ist das allgemeine Prinzip. Azure Logic Apps und Azure Automation automatisieren über Schnittstellen und Skripte, RPA ist dann sinnvoll, wenn eine Anwendung keine Schnittstelle bietet. Für Admin-Aufgaben ist ein PowerShell-Skript meist robuster als ein Desktop-Flow, der an der Oberfläche einer Anwendung hängt.

Beaufsichtigt (attended) läuft ein Flow in der Sitzung eines angemeldeten Benutzers. Unbeaufsichtigt (unattended) läuft er ohne Benutzerinteraktion auf einer registrierten Maschine. Desktop-Flows lassen sich derzeit nicht als Tool in Microsoft Copilot Studio einbinden.

How it works

Ein Desktop-Flow entsteht und läuft in fünf Schritten:

  1. Erstellen: Im Designer ziehst Du vorgefertigte Aktionen (mehr als 400) per Drag-and-drop in den Ablauf oder zeichnest Klicks und Eingaben mit dem Rekorder auf. Variablen, Bedingungen, Schleifen und Fehlerbehandlung steuern die Logik.
  2. UI-Elemente: Der Flow speichert die Bedienelemente von Fenstern und Webseiten und greift bei der Ausführung darüber auf Felder und Schaltflächen zu.
  3. Speicherung: Mit Microsoft-Konto liegen Flows in OneDrive, mit Geschäfts- oder Schulkonto im Dataverse der Standardumgebung, mit Premium-Konto in Dataverse über alle Umgebungen.
  4. Ausführung: Lokal per Klick (beaufsichtigt) oder ausgelöst aus einem Cloud-Flow auf einer registrierten Maschine, beaufsichtigt in der Benutzersitzung oder unbeaufsichtigt ohne Benutzer.
  5. Betrieb: Maschinen und Maschinengruppen verwaltest Du im Power-Automate-Portal, gehostete Maschinen stellt Microsoft mit der Hosted-Process-Lizenz bereit.

Voraussetzungen: Windows 10 oder 11 (Home, Pro, Enterprise) oder Windows Server 2016 bis 2025, keine ARM-Geräte, empfohlen .NET Framework 4.7.2 oder neuer, für unbeaufsichtigte Läufe mindestens vier Prozessorkerne. Unter Windows Home sind keine Starts aus der Cloud möglich. Pro Lauf werden höchstens 10.000 Aktionen protokolliert, weitere Aktionen laufen ohne Protokoll.

Benefits

  • Altanwendungen ohne Schnittstelle lassen sich automatisieren, ohne die Anwendung anzupassen oder abzulösen
  • Fachanwender bauen einfache Abläufe im Designer oder per Rekorder selbst, weil keine Programmierkenntnisse nötig sind
  • Zusammen mit Cloud-Flows entstehen durchgängige Prozesse, z. B. Datei per E-Mail empfangen, Daten im ERP-Client erfassen, Bestätigung versenden
  • Unter Windows 11 ist der Einstieg für persönliche Automatisierungen ohne Zusatzlizenz möglich

Practical example

Ein Großhändler für Industriebedarf mit 140 Mitarbeitenden überträgt täglich Bestelldaten aus einer Excel-Datei eines Kundenportals in einen älteren Warenwirtschafts-Client ohne Importschnittstelle. Die IT baute mit dem Vertriebsinnendienst einen Desktop-Flow, der die Zeilen in die Erfassungsmaske einträgt und Abweichungen in eine Fehlerliste schreibt. Ein Cloud-Flow startet den Desktop-Flow beim Eingang der Datei unbeaufsichtigt auf einer dedizierten VM mit Process-Lizenz. Der Innendienst bearbeitet nur noch die Abweichungen, die manuelle Erfassung der Standardbestellungen entfällt.

Things to keep in mind

  • Power Automate für Desktop nicht in ein Basis-VM-Image vorinstallieren, sondern nach dem Klonen pro Maschine, sonst stören mitkopierte Registrierungsdaten
  • Für unbeaufsichtigte Läufe ein eigenes Dienstkonto und eine dedizierte VM verwenden, das Konto erhält nur die Rechte, die der Flow braucht
  • Flows an UI-Elementen statt an Bildschirmkoordinaten ausrichten, weil Koordinaten bei anderer Auflösung oder Skalierung nicht mehr treffen
  • Nach Updates der automatisierten Anwendung die Flows testen, weil geänderte Oberflächen gespeicherte UI-Elemente ungültig machen
  • Die App-Version auf Entwicklungs- und Laufzeitmaschinen gleich halten, mit neueren Versionen erstellte Flows laufen auf älteren nicht zwingend

Licensing & availability

Windows-11-Benutzer können Desktop-Flows ohne Zusatzlizenz beaufsichtigt für die persönliche Produktivität in der Standardumgebung nutzen, ohne Teilen, ohne andere Umgebungen und ohne Cloud-Flows. Windows 10 und Windows Server 2016 haben dieselben Nutzungsrechte, die App kommt dort aus dem Download Center. Microsoft-365-Lizenzen enthalten weder beaufsichtigte noch unbeaufsichtigte RPA. Power Automate Premium (pro Benutzer) enthält einen beaufsichtigten Bot, Premium-Konnektoren, Process Mining und 40.000 Power-Platform-Anfragen pro Tag und ist für jeden RPA-Entwickler nötig, der Desktop-Flows im Portal erstellt und verwaltet. Unbeaufsichtigte RPA erfordert Power Automate Process: eine Lizenz pro Maschine als unbeaufsichtigter Bot, der jeweils einen Desktop-Flow gleichzeitig ausführt, mit 250.000 Anfragen pro Tag, für parallele Läufe entsprechend mehr Lizenzen. Power Automate Hosted Process enthält zusätzlich eine von Microsoft gehostete Maschine. Früher waren dafür eine Pro-Flow-Lizenz und ein Add-on für unbeaufsichtigte RPA nötig, heute deckt die Process-Lizenz das ab. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Power Automate für Desktop ist der naheliegende Weg, Altanwendungen ohne Schnittstelle zu automatisieren, und unter Windows 11 schnell ausprobiert. Für produktive, unbeaufsichtigte Abläufe planst Du Process-Lizenzen, eine dedizierte VM und ein eigenes Dienstkonto ein.

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