Projektmanagement & ITIL

Projektphasen

Overview

Projektphasen teilen ein Projekt in zeitlich aufeinanderfolgende Abschnitte, an deren Ende jeweils ein Ergebnis und eine Entscheidung stehen. Klassisch sind Initiierung, Planung, Durchführung mit Überwachung und Steuerung sowie Abschluss, wie sie aus den fünf Prozessgruppen älterer PMBOK-Ausgaben bekannt sind.

IT-Projekte ergänzen das Grundmodell oft um eigene Phasen: Bestandsaufnahme (Assessment), Konzept, Proof of Concept, Pilot, Rollout und Hypercare, also eine Phase erhöhter Betreuung direkt nach dem Go-live.

Standards: Der PMBOK Guide des PMI ist seit November 2025 in der achten Ausgabe verfügbar und arbeitet mit Prinzipien und Performance-Domänen statt starrer Prozessgruppen. International gilt ISO 21502:2020 als Leitfaden für Projektmanagement. Agile Ansätze wie Scrum ersetzen große Phasen durch kurze Iterationen, viele Organisationen nutzen hybride Modelle.

How it works

Ein typisches Phasenmodell für ein IT-Infrastrukturprojekt:

  1. Initiierung: Ziel, Nutzen, Budgetrahmen, Auftraggeber, Projektauftrag.
  2. Analyse und Konzept: Ist-Aufnahme, Anforderungen, Lösungsvarianten, Entscheidung.
  3. Planung: Arbeitspakete, Termine, Ressourcen, Risiken, Kommunikationsplan.
  4. Umsetzung: Proof of Concept, Pilot, Rollout in Wellen, laufende Steuerung.
  5. Abschluss: Abnahme, Übergabe an den Betrieb, Hypercare, Lessons Learned.

Zwischen den Phasen stehen Quality Gates oder Meilensteine, an denen der Auftraggeber über die Fortsetzung entscheidet.

Benefits

  • Bessere Steuerbarkeit, weil an jedem Phasenübergang bewusst entschieden wird, ob das Projekt weiterläuft.
  • Frühe Risikoerkennung durch Proof of Concept und Pilot, bevor teure Breitenrollouts beginnen.
  • Klare Erwartungen bei Auftraggebern und Fachbereichen, was wann geliefert wird.
  • Saubere Übergabe an den Betrieb durch eine eigene Abschluss- und Hypercare-Phase.

Practical example

Ein Zweckverband mit 300 Beschäftigten migriert von lokalen Dateiservern zu SharePoint Online und Microsoft Teams. Nach der Initiierung erfasst das Projektteam Freigaben und Berechtigungen, testet die Migration im Pilot mit zwei Abteilungen und dokumentiert Probleme mit langen Dateipfaden. Erst nach dem Quality Gate folgt der Rollout in vier Wellen. Zwei Wochen Hypercare mit festen Sprechstunden schließen das Projekt ab, danach geht der Betrieb an das Regelteam.

Things to keep in mind

  • Plane die Übergabe an den Betrieb als eigene Phase, sonst bleiben Dokumentation und Schulung auf der Strecke.
  • Definiere für jedes Quality Gate konkrete Kriterien, z. B. erfolgreicher Pilot ohne offene kritische Fehler.
  • Verknüpfe Phasen mit Change Management, denn Pilot und Rollout verändern produktive Systeme.
  • Nutze bei unklaren Anforderungen innerhalb der Umsetzungsphase iterative Methoden, ein hybrides Modell ist in der IT eher die Regel.

Conclusion

Ein Phasenmodell gibt IT-Projekten Struktur und klare Entscheidungspunkte. Für Infrastrukturprojekte haben sich Pilot und Hypercare als feste Bestandteile bewährt.

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