M365

Teams-Genehmigungen (Approvals)

Overview

Die Approvals-App (deutsch: Genehmigungen) ist eine persönliche App in Microsoft Teams, mit der Benutzer Freigaben anfordern und erteilen. Anfragen lassen sich aus einem Chat, einem Kanal oder der App heraus starten, die Genehmigenden entscheiden per Klick, der Verlauf bleibt nachvollziehbar. Typische Fälle sind Urlaubsanträge, Bestellfreigaben, Dokumentenfreigaben oder Ausnahmegenehmigungen.

Technisch baut die App auf Power Automate und Microsoft Dataverse auf. Für wiederkehrende Abläufe legen Teambesitzer oder Admins Vorlagen an, für Verträge lassen sich E-Signatur-Anbieter wie Adobe Acrobat Sign und DocuSign einbinden. Alle Aktionen landen im Audit-Log von Microsoft Purview.

Abgrenzung zum Freigabe-Workflow: Der Freigabe-Workflow beschreibt den Prozess (wer genehmigt was, nach welchen Regeln, mit welcher Dokumentation). Teams-Genehmigungen sind ein Werkzeug, mit dem sich einfache, meist einstufige Freigaben in Teams umsetzen lassen. Mehrstufige, bedingte oder systemübergreifende Freigaben baust Du mit Power Automate.

How it works

Der Ablauf einer Genehmigung:

  1. Beim ersten Anlegen einer Genehmigung im Tenant wird die Approval-Lösung in der Standardumgebung von Dataverse bereitgestellt.
  2. Der Antragsteller wählt eine einfache Genehmigung, eine Vorlage oder eine E-Signatur-Anfrage und bestimmt die Genehmigenden.
  3. Die Genehmigenden erhalten eine Benachrichtigung in Teams und entscheiden in der App oder in der Chat-Karte.
  4. Metadaten (Titel, Details, Vorlage) liegen in Dataverse, Antworten aus Vorlagen in Microsoft Forms, E-Signatur-Vereinbarungen in der Cloud des jeweiligen Anbieters.
  5. Audit-Ereignisse („Microsoft Teams approvals activities“) sind im Purview-Portal unter Audit abrufbar.

Grenzen laut Microsoft: 400 Vorlagen pro Team und 50.000 Anfragen pro Vorlage. Admins aktivieren oder deaktivieren die App und die E-Signatur-Anbieter im Teams Admin Center unter Teams-Apps.

Benefits

  • Freigaben laufen dort, wo ohnehin kommuniziert wird, Mails mit „Bitte um Freigabe“ entfallen
  • Vorlagen sorgen für einheitliche Angaben, etwa Kostenstelle und Betrag bei Bestellungen
  • Der Verlauf in der App und das Purview-Audit machen Entscheidungen nachvollziehbar
  • E-Signatur-Anbindung deckt einfache Vertragsfreigaben ohne Medienbruch ab
  • Für Frontline-Lizenzen ist die App standardmäßig angeheftet

Practical example

Ein Galvanikbetrieb mit 150 Mitarbeitenden nutzt Teams-Genehmigungen für Bestellanforderungen. Eine Organisationsvorlage fragt Lieferant, Betrag und Kostenstelle ab und geht an die Abteilungsleitung. Bestellungen ab einem festgelegten Betrag laufen dagegen über einen Power-Automate-Flow, der zusätzlich die Geschäftsführung einbindet und das Ergebnis ins ERP schreibt. Die Einkaufsleitung wertet monatlich die genehmigten Anfragen aus dem Verlauf aus.

Things to keep in mind

  • Die Standardumgebung von Dataverse unterstützt laut Microsoft derzeit keine Backups, Genehmigungsdaten deshalb nicht als einziges Archiv für revisionspflichtige Freigaben nutzen
  • Formular-Vorlagen nicht in Microsoft Forms löschen, sonst bricht die zugehörige Genehmigungsvorlage
  • Vertretungen und Eskalation bei Abwesenheit regelt die App nicht selbst, dafür braucht es einen Flow
  • Aufbewahrungsrichtlinien für die Dataverse-Tabellen und die Forms-Daten festlegen
  • Für mehrstufige Freigaben mit Premium-Konnektoren Power-Automate-Premium-Lizenzen einplanen

Licensing & availability

Die Approvals-App steht allen Teams-Benutzern zur Verfügung, die eine Lizenz für Power Automate, Microsoft 365 oder Dynamics 365 haben. Wer Vorlagen erstellt, braucht eine Microsoft-Forms-Lizenz. E-Signatur-Anfragen erfordern eine Lizenz des jeweiligen Anbieters (etwa Adobe Acrobat Sign oder DocuSign). Erweiterte Flows mit Premium-Konnektoren benötigen Power Automate Premium. In GCC High und DoD ist die App nicht verfügbar. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

Teams-Genehmigungen decken einfache Freigaben schnell und nachvollziehbar ab. Sobald Vertretungen, mehrere Stufen oder Fremdsysteme ins Spiel kommen, gehört der Prozess in einen eigenen Power-Automate-Flow.

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