Lizenzierung & Microsoft

Client Access License (CAL)

Overview

Eine Client Access License (CAL) ist keine Software, sondern ein Nutzungsrecht, das einem Benutzer oder einem Gerät den Zugriff auf die Dienste eines Microsoft-Servers erlaubt, etwa Dateiablage, Druck oder Postfächer. Produkte im Modell Server/CAL oder Core/CAL brauchen deshalb zwei Lizenzarten: die Serverlizenz und CALs für alle, die zugreifen. Dazu gehören Windows Server, Exchange Server, SharePoint Server, Skype for Business Server, Project Server und SQL Server im Server/CAL-Modell.

Es gibt zwei Typen: Eine User CAL gilt für einen bestimmten Benutzer auf beliebig vielen Geräten, eine Device CAL für ein bestimmtes Gerät, egal wie viele Personen es nutzen. Außerdem unterscheidet Microsoft Basis-CALs (Windows Server CAL, Exchange Server Standard CAL) und additive CALs für erweiterte Funktionen (Remote Desktop Services CAL, Exchange Server Enterprise CAL), die immer zusätzlich zur Basis-CAL nötig sind.

Für externe Benutzer wie Kunden, Lieferanten oder Dienstleister kann statt einzelner CALs eine External Connector License pro Server genügen, die beliebig vielen externen Benutzern den Zugriff erlaubt. Bei Lizenzmodellen pro Kern ohne CAL-Komponente, etwa SQL Server Per Core, entfallen CALs.

Abgrenzung: CAL Suites (Core CAL Suite, Enterprise CAL Suite) bündeln mehrere CALs und sind nur mit Software Assurance erhältlich. Benutzerlizenzen für Onlinedienste können CAL-Pflichten erfüllen, zum Beispiel decken Exchange Online Plan 2 und Microsoft 365 E3 Basis- und Enterprise-CAL für Exchange Server ab. Rollen und Lizenzserver beschreiben die Einträge Remote Desktop Services und Exchange Server SE.

How it works

Die Lizenzierung folgt einem festen Schema:

  1. Serverseite: Windows Server wird pro Kern in 16-Kern-Paketen lizenziert, Exchange Server SE pro Serverinstanz als Standard Edition (bis 5 Postfachdatenbanken) oder Enterprise Edition (bis 100).
  2. Basis-CAL: Jeder Benutzer oder jedes Gerät mit Zugriff braucht eine Windows Server CAL, für Exchange zusätzlich eine Exchange Server Standard CAL. Die CAL richtet sich nach der genutzten Funktion, nicht nach der Server-Edition.
  3. Additive CAL: Für Remotedesktop-Sitzungen kommt die RDS CAL hinzu, für In-Place Archive, In-Place Hold, Multi-Mailbox-Suche oder Journalentschlüsselung die Exchange Server Enterprise CAL.
  4. RDS-Lizenzserver: RDS CALs werden auf einem Remote Desktop Licensing Server installiert und von dort ausgestellt. Nach einer Kulanzfrist von 120 Tagen verlangt der Sitzungshost eine gültige CAL. Device CALs werden technisch durchgesetzt, User CALs nicht.
  5. Versionen: RDS CALs einer älteren Version berechtigen nicht zum Zugriff auf neuere Server, neuere CALs funktionieren an älteren Servern. Der Lizenzserver braucht dieselbe oder eine neuere Windows-Server-Version als die installierten CALs.

Benefits

  • Die Wahl zwischen User und Device CAL lässt sich an die Arbeitsweise anpassen: Schichtbetrieb an gemeinsam genutzten Geräten spricht für Device CALs, mobile Mitarbeitende mit mehreren Geräten für User CALs.
  • Die External Connector License erspart Einzel-CALs für eine schwankende Zahl externer Nutzer, etwa bei einem Lieferantenportal.
  • Microsoft 365 E3 oder Exchange Online Plan 2 decken die Exchange-CAL-Rechte in hybriden Umgebungen bereits ab, das vermeidet doppelte Lizenzierung.
  • RDS Device CALs verwaltet der Lizenzserver selbst, bis zu 20 Prozent lassen sich widerrufen, was beim Austausch von Geräten hilft.

Practical example

Ein Lebensmittelhersteller mit 250 Mitarbeitenden betreibt für die Fertigung eine RDS-Umgebung, auf die 90 Beschäftigte in drei Schichten über 30 fest installierte Terminals zugreifen. Die 160 Verwaltungsmitarbeitenden nutzen Datei- und Druckserver von Notebooks und Smartphones aus. Die IT lizenziert jedes Terminal mit einer Windows Server Device CAL und einer RDS Device CAL, die Verwaltung mit Windows Server User CALs. Ergebnis: 30 statt 90 CAL-Paare für die Fertigung und eine Zuordnung, die beim Lizenz-Audit nachvollziehbar ist.

Things to keep in mind

  • Halte die CAL-Version auf dem Stand der neuesten Serverversion in der Umgebung, sonst fehlen zum Beispiel nach einem Upgrade auf Windows Server 2025 die Zugriffsrechte für die neuen RDS-Hosts.
  • Dokumentiere bei User CALs die Zuordnung selbst, weil der RDS-Lizenzserver sie nicht durchsetzt und eine Überbelegung erst im Audit auffällt.
  • Rechne bei vielen externen Nutzern die External Connector License gegen Einzel-CALs.
  • Kläre bei hybriden Exchange- und SharePoint-Umgebungen, ob vorhandene Microsoft-365-Lizenzen die CAL-Pflicht bereits erfüllen, bevor Du CALs nachkaufst.
  • Auch Sitzungshosts von Azure Virtual Desktop mit Windows Server brauchen RDS CALs.

Licensing & availability

CALs gibt es als User CAL und Device CAL, einzeln oder in CAL Suites (Core CAL Suite, Enterprise CAL Suite, nur mit Software Assurance). Basis-CALs: Windows Server CAL, Exchange Server Standard CAL. Additive CALs: RDS CAL, Exchange Server Enterprise CAL. Für externe Benutzer gibt es die External Connector License pro Server. Exchange Online Plan 1 erfüllt die Basis-CAL, Plan 2 und Microsoft 365 E3 zusätzlich die Enterprise CAL für Exchange Server. Lizenzmodelle pro Kern ohne CAL, etwa SQL Server Per Core, brauchen keine CALs. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

CALs gehören zu jedem Microsoft-Server im Server/CAL- oder Core/CAL-Modell und sind eine häufige Fehlerquelle in Audits. Wähle den CAL-Typ nach der Arbeitsweise und achte auf additive CALs und die Version.

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