Die Konfiguration des Versionsverlaufs ist ein wesentlicher Hebel zur Optimierung der Dokumentenverwaltung in SharePoint Online.
Wichtig zu wissen: Diese Einstellungen werden zentral auf Ebene der Dokumentenbibliothek definiert und gelten somit für alle darin enthaltenen Dateien. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Versionierungseinstellungen anpasst, welche Standards Microsoft vorgibt und wo die maximalen Systemgrenzen liegen.
Anpassung der Versionseinstellungen
Um die Versionsverwaltung für eine Dokumentenbibliothek in SharePoint Online anzupassen, gehst du wie folgt vor:
- Zugang zu den Einstellungen: Navigiere in die entsprechende Dokumentenbibliothek. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle Bibliothekseinstellungen. Im sich öffnenden Seitenbereich klickst du auf Weitere Bibliothekseinstellungen, um in das vollständige Einstellungsmenü zu gelangen.
- Menü öffnen: In der Übersicht (unter „Allgemeine Einstellungen“) klickst du auf den Link Versionsverwaltungseinstellungen.
- Konfiguration: Hier definierst du, wie viele Versionen pro Dokument aufbewahrt werden sollen. Zusätzlich kannst du an dieser Stelle festlegen, ob Dokumente vor der Bearbeitung zwingend ausgecheckt (Check-out) werden müssen.
Standardwerte und Systemgrenzen
Bei der Konfiguration der Versionierung gibt es von Microsoft definierte Mindest- und Höchstwerte, die du kennen solltest. Seit den Updates der letzten Jahre ist die Versionierung standardmäßig aktiviert (Default: 500 Versionen) und kann in modernen Bibliotheken oft nicht mehr vollständig deaktiviert, sondern nur auf ein Minimum reduziert werden.
Hier sind die aktuellen Grenzwerte im Überblick:
| Typ | Einstellung | Limitierung |
| Dokumentenbibliotheken | Hauptversionen | 100 bis 50.000 Versionen möglich. |
| Nebenversionen (Entwürfe) | Die Anzahl der Entwürfe, die behalten werden sollen, kann definiert werden (bezogen auf die Anzahl der Hauptversionen). | |
| Listen (Microsoft Lists) | Elementversionen | 100 bis 50.000 Versionen möglich. |
Wichtig: Speicherplatz & Quota Beachte unbedingt das Speicherplatzmanagement:
Jede gespeicherte Version zählt gegen das Speicher-Quota deiner Site Collection bzw. deines Tenants. Auch wenn SharePoint im Hintergrund effiziente Speichertechnologien nutzt, kann eine sehr hohe Anzahl an Versionen (z. B. 50.000) bei großen Dateien (wie CAD-Zeichnungen oder großen PDFs) den Speicherplatz extrem schnell füllen. Eine regelmäßige Überprüfung oder das Setzen sinnvoller Limits (z. B. 500 bis 1000) ist daher dringend empfohlen.
Zusammenfassung
Durch die individuelle Anpassung der Einstellungen an die Anforderungen deines Unternehmens stellst du sicher, dass wichtige Dokumente lückenlos protokolliert bleiben, ohne den Speicherplatz unnötig zu belasten.
Unterschätze dabei nicht die Dynamik der Zusammenarbeit: Bei zentralen Dokumenten, auf die viele Nutzer (z. B. in einem Team von 50 Mitarbeitern) zugreifen, kann das Standard-Limit von 500 Versionen bereits nach wenigen Wochen erreicht sein. Ist diese Grenze überschritten, werden die ältesten Versionen automatisch gelöscht – und sind somit im Ernstfall nicht mehr wiederherstellbar. Prüfe daher regelmäßig, ob die gewählten Limits noch zu eurer Arbeitsweise passen.
This post is also available in:
Deutsch
