Microsoft ändert Lizenzmodelle 2025: Deine Serverstrategie ist veraltet!

Microsoft kündigt Lizenz- und Preisänderungen für lokale Serverprodukte ab Juli 2025 an: Cloud vs. On-Premises im direkten Kostenvergleich

Wenn du aktuell lokale Serverlösungen wie Exchange, SharePoint , Skype for Business oder Project Server nutzt, solltest du jetzt aufhorchen.

Zwar wird Skype bereits im Mai 2025 eingestellt, die Abschaltung betreffen jedoch nicht die lokalen Skype for Business Server.

Die neuen Regelungen betreffen Lizenzierung, Verfügbarkeit und Support – und könnten deine IT-Strategie langfristig grundlegend verändern.

Was ändert sich konkret?

Ab Juli 2025 wird Microsoft neue Per-User-Abonnements für die wichtigsten On-Premises-Serverprodukte einführen, darunter Exchange Server, SharePoint Server, Skype for Business Server und Project Server. Diese Abonnements ersetzen die bisherige klassische Kauf- und Wartungsstruktur (Perpetual Licensing plus Software Assurance).

Zukünftig wirst du also statt einmaliger Lizenzgebühren und optionaler Wartungsverträge eine wiederkehrende jährliche Nutzungsgebühr bezahlen. Diese Gebühr deckt dann sowohl die Nutzung der Software als auch fortlaufende Updates, Sicherheitspatches und Support ab.

Außerdem wird Microsoft die Preise für bestimmte Client Access Licenses (CALs) anheben – sowohl für User CALs als auch für Device CALs. Details zu den Preiserhöhungen folgen später im Jahr 2024.

Microsoft betont, dass diese Änderung nötig sei, um den Fokus stärker auf Innovation, Sicherheit und hybride Cloud-Szenarien zu legen.

Wichtig:

• Skype for Business als Cloud-Angebot wird zwar im Mai 2025 eingestellt, lokale Skype for Business Server sind aber weiterhin verfügbar.
• Windows Server und SQL Server sind nicht direkt von den neuen User-Subscriptions betroffen – hier gelten weiterhin klassische Lizenzmodelle (oder Azure-Alternativen).

Warum nimmt Microsoft diese Änderungen vor?

Die Welt verändert sich – und Microsoft ebenso. Immer mehr Unternehmen setzen auf hybride Cloud-Modelle oder migrieren vollständig zu Cloud-Diensten wie Microsoft 365 und Azure. On-Premises-Lösungen werden zwar weiterhin unterstützt, aber die Prioritäten verschieben sich zunehmend in Richtung Cloud.

Mit den neuen Lizenzmodellen will Microsoft:

• Innovation beschleunigen, indem On-Premises-Produkte kontinuierlich aktualisiert werden.
• Sicherheitsstandards erhöhen, damit lokale Server mit Cloudlösungen Schritt halten können.
• Die Umstellung auf hybride Umgebungen erleichtern, in denen lokale Systeme besser in Microsofts Cloud-Ökosystem integriert sind.

Gleichzeitig entfällt der Druck, alle paar Jahre große Upgrades einzuführen – neue Funktionen und Sicherheitsupdates werden kontinuierlich über das Abonnement bereitgestellt.

Welche Produkte sind betroffen?

Zu den direkt betroffenen Servern gehören:

• Exchange Server (Postfachverwaltung)
• SharePoint Server (Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement)
• Skype for Business Server (Kommunikation und Konferenzen)
• Project Server (Projektmanagement)

Windows Server und SQL Server sind nicht direkt von der Umstellung auf User-basierte Subscriptions betroffen. Hier bleibt der Fokus weiterhin auf klassischer Lizenzierung mit Software Assurance und Azure-basierten Alternativen.

Was bedeutet das für deine IT-Strategie?

Wenn du aktuell lokale Server betreibst, solltest du deine Strategie spätestens im Jahr 2025 überdenken. Hier ein paar Überlegungen:

• Kostenkalkulation neu ansetzen:
  Statt Investitionen in Lizenzen (CAPEX) wirst du regelmäßige Betriebskosten (OPEX) einplanen müssen.
  
• Cloud-Alternativen prüfen:
  Die neuen Lizenzmodelle könnten Cloudlösungen wie Exchange Online und SharePoint Online attraktiver machen.
  
• Hybride Szenarien vorbereiten:
  Microsoft erwartet, dass Unternehmen verstärkt hybride Umgebungen mit lokalem Footprint und Cloud-Diensten kombinieren.
  
• Zukunft der On-Premises-IT bewerten:
  Wer rein lokale Umgebungen bevorzugt, muss sich auf höhere Kosten und geänderte Supportmodelle einstellen.

Kritische Stimmen zur Änderung

Natürlich gibt es auch Kritik. Einige IT-Administratoren und Unternehmen, besonders in streng regulierten Branchen, empfinden den Druck zur Cloud als unausweichlich. Sie sehen die neuen Lizenzmodelle als eine bewusste Strategie, klassische lokale IT-Umgebungen weniger attraktiv zu machen.

Gleichzeitig stellt Microsoft klar: Wer vollständige Kontrolle über seine Infrastruktur behalten möchte, kann dies weiterhin tun – muss sich aber auf neue Preisstrukturen und Lizenzierungsbedingungen einstellen.

Cloud vs. On-Premises: Ein Kostenvergleich

Bevor du deine zukünftige IT-Strategie festlegst, lohnt sich ein genauer Blick auf die langfristigen Kosten. Wie schneiden Microsoft-Cloud-Lösungen im Vergleich zu klassischen On-Premises-Installationen ab?

Wir haben aktuelle Netto-Preise (jährliche Abrechnung) von Microsoft zugrunde gelegt und die folgenden Produkte gegenübergestellt:

Cloud-Produkte:

– Microsoft 365 Business Basic
– Microsoft 365 Business Standard
– Microsoft 365 Business Premium
– Microsoft 365 E3 (ohne Teams)
– Microsoft 365 E5 (ohne Teams)
– Microsoft Teams EWR

On-Premises-Produkte:
– Microsoft SharePoint Server 2019 inklusive User-CALs und Software Assurance (ab Jahr 4)
– Microsoft Exchange Server 2019 inklusive User-CALs und Software Assurance (ab Jahr 4)

Hier findest du die Kostenübersicht für 2, 3 und 4 Jahre sowie unterschiedliche Benutzerzahlen:

5 Benutzer

25 Benutzer

50 Benutzer

100 Benutzer

200 Benutzer

Exchange, SharePoint und Project Server im Vergleich

Neben der Betrachtung kompletter Microsoft-365-Pläne lohnt sich ein separater Blick auf die klassischen SeExchange, SharePoint und Project Server im Vergleich

Neben der Betrachtung kompletter Microsoft-365-Pläne lohnt sich ein separater Blick auf die klassischen Serverlösungen – insbesondere Exchange, SharePoint und Project Server. Je nach Anwendungsfall und Lizenzierungsart (Device oder User CAL) können sich die Kosten deutlich unterscheiden.

Wir haben exemplarisch die Lizenz- und Zugriffskosten für die folgenden Produkte berechnet:

• Microsoft Exchange Server 2019
• Microsoft SharePoint Server 2019
• Microsoft Project Server (inkl. Software Assurance für 3 Jahre)

Die Berechnung bezieht sich auf Device- und User-CALs, da diese separat lizenziert werden müssen. Die Tabellen zeigen die Gesamtkosten je nach Benutzeranzahl und Laufzeit.

Exchange Server 2019

➤ Device CALs

➤ User CALs

SharePoint Server 2019

➤ Device CALs

➤ User CALs

Project Server (inkl. SA für 3 Jahre)

Die Lizenz von Project Server wird inklusive Software Assurance für drei Jahre kalkuliert. Daher bleibt der Preis über alle Laufzeiten hinweg konstant.

➤ Device CALs

➤ User CALs

Cloud oder On-Premises? Entscheidungshilfe

Und nun?

On-Premises-Lösungen wie Exchange Server, SharePoint Server und Project Server können bei kleinen Benutzerzahlen oder kurzen Laufzeiten wirtschaftlich attraktiv sein – insbesondere dann, wenn Infrastruktur und Betriebskosten niedrig gehalten werden können.

Allerdings steigen die Gesamtkosten für On-Premises-Umgebungen schnell an, sobald:

• mehr als 50 bis 100 Benutzer eingebunden werden,
• mehrere Serverprodukte kombiniert werden,
• die Laufzeit über drei Jahre hinausgeht.

Hinzu kommen versteckte Betriebskosten, die oft unterschätzt werden:
Für regelmäßige Wartung, Updates, Backup-Management und Sicherheitsmaßnahmen benötigst du internes oder externes IT-Personal.

Je nach Anbieter musst du hier mit monatlichen IT-Dienstleistungskosten von etwa 90 € bis 140 € pro Stunde rechnen – und das summiert sich über das Jahr schnell auf mehrere Tausend Euro zusätzlich.

Ab diesem Punkt wird eine Cloudlösung mit Microsoft 365 oder ein hybrides Modell meist die wirtschaftlichere und zukunftssicherere Wahl.

Cloudlösungen bieten nicht nur eine bessere Skalierbarkeit und planbare Betriebskosten, sondern entlasten auch deine IT-Teams erheblich durch:

• automatische Updates,
• integrierte Sicherheitsfeatures,
• flexible Erweiterungsmöglichkeiten.

Kurz gesagt:
Wer langfristig plant, eine wachsende Organisation unterstützt oder IT-Ressourcen optimieren möchte, sollte Cloud- und hybride Szenarien fest in seine Strategie einbeziehen.
Eine reine On-Premises-Strategie bleibt nur in speziellen Fällen sinnvoll – etwa bei besonderen Datenschutzanforderungen oder vollständig isolierten Infrastrukturen.in sinnvoll – etwa bei besonderen Datenschutzanforderungen oder vollständig isolierten Infrastrukturen.

Wie solltest du dich vorbereiten?

Um nicht kalt erwischt zu werden, solltest du:

• Frühzeitig Gespräche mit deinem Microsoft-Partner oder Distributor aufnehmen.
• Alternative Lizenzierungswege (z.B. Microsoft CSP-Programme) prüfen.
• Kostenvergleiche zwischen On-Premises, Hybrid und vollständigen Cloudlösungen anstellen.
• Schulungen und Trainings für dein IT-Team einplanen, insbesondere im Bereich Microsoft 365 und Azure-Integration.

Microsoft hat angekündigt, im Laufe des Jahres 2024 weitere Details zu Preisen, Lizenzoptionen und Übergangspfaden zu veröffentlichen. Du solltest daher die offiziellen Kanäle und Partnerkommunikation genau im Auge behalten.

Cloud vs. On-Premises: Ein kurzer Kostenvergleich

Bevor du eine Entscheidung über die zukünftige Ausrichtung deiner IT triffst, lohnt sich ein genauer Blick auf die Zahlen. Wie entwickeln sich die Kosten bei einer Cloud-Lösung im Vergleich zu einer klassischen On-Premises-Umgebung über mehrere Jahre – und das nicht nur auf Einsteigerniveau, sondern auch bei höherwertigen Lizenzmodellen?

Zur Veranschaulichung haben wir Microsofts aktuelle Netto-Preise für Cloud-Abonnements und Serverlizenzen herangezogen.

Cloudlösungen wie Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium sowie E3 und E5 (jeweils ohne Teams) werden pro Benutzer monatlich abgerechnet.

On-Premises-Lösungen wie SharePoint Server 2019 und Exchange Server 2019 setzen sich aus einer Einmalkauflizenz, jährlicher Software Assurance (ab Jahr 4) und Benutzerlizenzen (CALs) zusammen.

Was zeigt sich?

• Kurzfristig (bis 2–3 Jahre):
  • On-Premises-Installationen erscheinen zunächst günstiger, insbesondere bei kleinen Benutzerzahlen und Basis-Lizenzen wie Microsoft 365 Business Basic.
  • Höherwertige Cloud-Abos wie Business Standard oder E3 sind bei kleinen Benutzerzahlen noch teurer als klassische Serverlösungen.
    
• Ab etwa 4 Jahren:
  • Die Betriebskosten für On-Premises steigen deutlich an – insbesondere durch regelmäßige Wartung, Sicherheitsupdates und Hardwareverschleiß.
  • Microsoft 365 Business Standard und Business Premium erreichen ungefähr das gleiche Kostenniveau wie eine eigene Serverumgebung.
  • E3-Lizenzen bieten ab hier durch enthaltene Sicherheits- und Compliancefunktionen oft deutlich mehr Gegenwert als vergleichbare On-Premises-Lösungen.
    
• Langfristig (ab 5–6 Jahren):
  • Die Cloud wird wirtschaftlicher, insbesondere bei Benutzerzahlen ab 50 bis 100 Usern.
  • Hohe Fixkosten für Serverbetrieb und Dienstleister (90 €–140 €/Stunde) lassen On-Premises-Umgebungen immer unattraktiver erscheinen.
  • Flexibilität und Sicherheit der Cloud werden in dynamischen Organisationen zum entscheidenden Vorteil.

Dazu die Vorteile der Cloud:

• Automatische Sicherheitsupdates und neue Funktionen ohne Administrationsaufwand.
• Geringeres Risiko durch moderne Compliance- und Schutzmechanismen (insbesondere bei E3/E5).
• Bessere Skalierungsmöglichkeiten, wenn Unternehmen wachsen oder sich verändern.
• Reduzierte Abhängigkeit von teurem externem IT-Support.

Zusammenfassung:

Fazit

Die Ankündigung von Microsoft bedeutet einen spürbaren Wandel für Unternehmen, die weiterhin auf lokale Serverlösungen setzen möchten. Anstatt traditioneller Kauflizenzen wird ein flexibleres, aber auch kostenintensiveres Abonnementmodell eingeführt.

Diese Entwicklung ist Teil eines größeren Trends: Die Zukunft der IT liegt klar in der Cloud – oder zumindest in hybriden Modellen. Microsoft bewegt sich konsequent in diese Richtung und zieht damit auch die lokale Serverlandschaft mit.

Für dich bedeutet das: Es wird entscheidend sein, frühzeitig deine Lizenz- und IT-Strategie zu überdenken. Ein bloßes „Weiter so“ wird auf Dauer nicht funktionieren. Ob du langfristig hybrid bleibst, vollständig in die Cloud wechselst oder bewusst On-Premises verteidigst – die Weichen solltest du spätestens 2024/2025 stellen.

Dabei sollte aber auch die geopolitische Entwicklung nicht unterschätzt werden:

Mit der Rückkehr von Trump ins Weiße Haus könnten US-Anbieter und ihre Cloud-Angebote wieder stärker unter politischen Druck geraten. Themen wie Datenschutz, Zugriffsmöglichkeiten und Digital Souveränität werden erneut in den Fokus rücken oder sind es bereits!

Gerade jetzt lohnt sich eine bewusste Entscheidung:

Willst du dich vollständig an US-Provider binden – oder prüfst du Alternativen, die mehr Unabhängigkeit und Kontrolle über deine Daten versprechen?

Diese Entwicklung ist Teil eines größeren Trends: Die Zukunft der IT liegt klar in der Cloud – oder Denk daran: Jede Veränderung bietet auch Chancen. Wer die Neuerungen frühzeitig versteht, strategisch plant und flexibel bleibt, wird daraus klare Wettbewerbsvorteile ziehen können.

📢 Bleib dran: Sobald Microsoft die finalen Preislisten veröffentlicht, gibt es hier ein Update – und bald auch einen Blick auf europäische Cloud-Alternativen!!

Externe Quellen:

– Microsoft 365 Blog – Licensing and pricing updates
– Heise Online – Microsoft erhöht Preise für On-Premises-Server
– PhinIT Artikel – MS365 Preiserhöhungen