Microsoft Teams | Einstellungen – Externe Zusammenarbeit

Der Bereich „Externe Zusammenarbeit“ ist einer der kritischsten Punkte in deinem Tenant. Hier entscheidest du über die Balance zwischen effizienter Kooperation mit Externen und dem Schutz deiner Unternehmensdaten – kurzum: wie durchlässig deine digitalen Grenzen sind.

In der neuen Oberfläche hat Microsoft hier für Klarheit gesorgt. Statt vermischter Einstellungen wird nun sauber zwischen der „klassischen“ und der „modernen“ Art der Anbindung unterschieden. Das hilft dir, Berechtigungen viel gezielter zu steuern.

Microsoft hat diesen Bereich in der neuen Navigation sehr übersichtlich in zwei Hauptkategorien unterteilt:

• Gastzugriff (Der klassische Weg via Tenant-Switch)
• B2B-Mitgliederzugriff (Der moderne Weg, z. B. via Shared Channels)

1. Gastzugriff

Unter Gastzugriff verstehen wir das klassische Szenario, das wir seit Jahren kennen: Du lädst eine externe Person (z. B. max.muster@partnerfirma.de) in eines deiner Teams ein. Diese Person erhält in deinem Entra ID (ehemals Azure AD) ein Gast-Konto. Hier definierst du zentral, was diese Gäste dürfen, sobald sie „in deinem Haus“ sind. Weitere Informationen zum Gastzugriff

Der Hauptschalter

Ganz oben findest du die wichtigste Einstellung: „Gastzugriff in Teams zulassen“.

• Aus: Dein Tenant ist eine Festung. Niemand kann externen Gästen Zugang gewähren.
• Ein: Die Zusammenarbeit ist möglich. Sobald dieser Schalter aktiv ist, greifen die detaillierten Regeln, die wir uns jetzt anschauen.

Anrufen

Hier gibt es oft nur einen wesentlichen Schalter, aber der hat es in sich:

• Private Anrufe tätigen:
  • Funktion: Darf ein Gast deine Mitarbeiter direkt per Audio/Video anrufen (1:1)?
  • Best Practice: In den meisten Fällen solltest du das auf Ein lassen, um echte Zusammenarbeit zu ermöglichen. Deaktivierst du es, können Gäste nur an geplanten Meetings teilnehmen, aber niemanden kurz „anpingen“.

Besprechung (Meetings)

Hier definierst du, wie interaktiv Gäste in Online-Meetings sein dürfen.

• Videokonferenzen (IP-Video): Darf der Gast seine Kamera einschalten? (Meistens: Ja).
• Bildschirmfreigabe: Ein kritischer Punkt.
  • Zulassen: Essenziell für Support oder Präsentationen.
  • Sicherheits-Tipp: Wenn du verhindern willst, dass Externe versehentlich interne Inhalte von ihrem Desktop in dein Meeting streamen, kannst du dies hier deaktivieren.
• Fernsteuerung (Kontrolle erteilen/erhalten):
  • Teilnehmer können Kontrolle erteilen: Dürfen deine Mitarbeiter einem Gast die Maussteuerung übergeben?
  • Externe Teilnehmer können die Steuerung erhalten: Darf der Gast die Maus überhaupt übernehmen?
  • Admin-Hinweis: Aus Sicherheitsgründen (Schutz vor „Support-Scams“ oder Fehlbedienung) deaktivieren viele Admins die Fernsteuerung für Externe.
• Jetzt in Kanälen treffen: Steuert, ob Gäste die „Sofortbesprechung“ (Meet Now) in einem Kanal starten dürfen. Um Chaos zu vermeiden, wird dies oft deaktiviert.

Nachrichten (Messaging)

Dieser Bereich ist der umfangreichste und regelt die Chat-Kultur und Compliance.

Compliance & Audit:

• Gesendete Nachrichten bearbeiten / löschen: Hier musst du abwägen.
  • Pro: Jeder vertippt sich mal. Korrekturen zu erlauben, erhöht die Akzeptanz.
  • Contra: In streng regulierten Branchen (Banken, Versicherungen) muss der Chat-Verlauf revisionssicher sein. Hier wird das Löschen oft unterbunden, damit keine Zusagen nachträglich „verschwinden“.
• Chat: Dies ist der generelle Schalter, ob Gäste überhaupt chatten dürfen. Ist er aus, können sie nur Dokumente lesen.

Spaß & Kultur (Giphys, Memes, Sticker):

• Du kannst hier sehr granular steuern, ob Gäste die Kommunikation mit Giphys, Memes und Stickern auflockern dürfen.
• Giphy-Inhaltsbewertung: Wenn du Giphys erlaubst, stelle den Filter auf „Moderat“ oder „Streng“, um unprofessionelle Inhalte (NSFW) automatisch auszufiltern.

Barrierefreiheit:

• Plastischer Reader: Lass diese Funktion unbedingt eingeschaltet. Sie hilft Gästen mit Lese-Rechtschreib-Schwäche oder Sprachbarrieren, Nachrichten besser zu verstehen (Vorlesefunktion, Übersetzung).

2. B2B-Mitgliederzugriff (Die moderne Art)

Während der „Gast“ technisch gesehen ein Besucher in deinem Tenant ist (mit eingeschränkten Rechten), behandelt der B2B-Mitgliederzugriff externe Personen fast wie eigene Mitarbeiter.

Dies basiert auf der Microsoft Entra External ID Technologie. Ein typischer Anwendungsfall hierfür sind Multi-Tenant Organizations (MTO) – also große Unternehmensgruppen mit mehreren Mandanten – oder die Nutzung von Shared Channels (Teams Connect). Hierbei werden Benutzer oft nicht als „Guest“, sondern als „Member“ (Mitglied) im Hintergrund synchronisiert.

Verwaltung von Schattenidentitäten (MTO)

Der Hinweistext im Admin Center spricht hier etwas technisch von „Schattenidentitäten in Multi-Tenant Organization (MTO)-Setups“.

• Was bedeutet das für dich? Wenn dein Unternehmen Teil eines Konzerns ist, der mehrere M365-Tenants nutzt, die miteinander verknüpft sind, steuerst du hier, wie sich diese „internen Externen“ verhalten. Sie haben oft weitreichendere Rechte als ein klassischer Lieferant, den du als Gast einlädst.

Neu: Copilot für B2B-Mitglieder

Eine ganz frische und strategisch wichtige Einstellung findest du hier ebenfalls: „Copilot für B2B-Mitglieder zulassen“.

• Die Funktion: Wenn du dies aktivierst, dürfen externe B2B-Mitglieder, die an deinen Besprechungen teilnehmen, ihren eigenen Microsoft 365 Copilot nutzen.
• Bring Your Own License (BYOL): Das Spannende dabei ist die Lizenzierung. Du musst dem Externen keine teure Copilot-Lizenz spendieren. Der Text stellt klar: „externe Mitglieder […], die über Copilot-Lizenzen verfügen“. Sie bringen ihr Werkzeug also mit in dein Meeting.
• Governance-Hinweis: Überlege dir gut, ob du das aktivieren möchtest.
  • Vorteil: Die Zusammenarbeit wird effizienter, da auch Partner das Meeting per KI zusammenfassen oder Fragen stellen können.
  • Datenschutz-Überlegung: Du erlaubst hier faktisch einer externen KI (auch wenn sie im Kontext des Nutzers läuft), Inhalte deiner vertraulichen Meetings zu verarbeiten und zu analysieren. In Hochsicherheitsbereichen sollte dies ggf. geprüft werden.

Mein Fazit zur externen Zusammenarbeit

Die Trennung in Gastzugriff und B2B-Mitgliederzugriff in der neuen Oberfläche ist extrem sinnvoll. Sie zwingt dich als Admin dazu, zu unterscheiden:

1. Der Gast: Ein Besucher, der „mal reinschaut“ (Partner, Kunde).
2. Das B2B-Mitglied: Ein enger Verbündeter oder Konzern-Kollege, der tief integriert arbeiten soll (Shared Channels, MTO).

Prüfe beide Bereiche genau, denn hier entscheidet sich, wie durchlässig deine Unternehmensgrenzen sind.

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