Microsoft Copilot | Lizenzvergleich

Geht es dir auch so? Du öffnest Microsoft Edge oder Word, und überall steht „Copilot“. Doch Copilot ist nicht gleich Copilot. Microsoft hat unter demselben Markennamen völlig unterschiedliche Produkte zusammengefasst, die sich drastisch in Funktion, Datenschutz und Preis unterscheiden.

Für IT-Admins und Entscheidungsträger ist diese Verwirrung gefährlich. Wer den kostenlosen privaten Copilot im Unternehmen nutzt, riskiert Datenlecks. Wer Lizenzen für alle kauft, obwohl die kostenlose Business-Variante gereicht hätte, verbrennt Budget. Und wer Copilot Studio mit dem „normalen“ Copilot verwechselt, scheitert an der Umsetzung.

In diesem Artikel räumen wir auf. Wir analysieren die vier wichtigsten Varianten:

• Copilot Free (Privat): Für den Heimgebrauch.
• Copilot mit Enterprise Data Protection (Free Business): Der Standard für Firmen.
• Copilot for Microsoft 365 (Paid): Der vollintegrierte Assistent.
• Copilot Studio: Der Baukasten für Eigene Bots.

Ziel ist es, dass du am Ende genau weißt, welche Lizenz deine User wirklich brauchen.

Vergleich | Copilot Lizenzen

Damit du auf einen Blick siehst, wo die Unterschiede liegen, haben wir die vier Varianten gegenübergestellt.

Die wichtigsten Punkte für Admins:

1. Die „Datenschutz-Falle“: Der private Copilot hat im Unternehmen nichts verloren. Stelle sicher, dass Mitarbeiter sich im Edge-Browser mit ihrer Firmen-ID anmelden, um automatisch auf die „Commercial“-Variante (Spalte 2) gehoben zu werden. Das kostet nichts, schützt aber deine Daten.
   
2. Der „Mehrwert-Hebel“: Die teure M365-Lizenz lohnt sich vor allem dann, wenn der Zugriff auf interne Daten (Graph Grounding) nötig ist. Wer nur Texte umschreiben oder im Web recherchieren will, dem reicht die kostenlose Commercial-Version.
   
3. Selber bauen: Copilot Studio (Spalte 4) ist kein Assistent, der dir hilft, sondern eine Werkbank, mit der du Assistenten für andere baust (z. B. einen IT-Support-Bot).

Copilot Free (Privat)

Dies ist die Version, die du vermutlich zuerst kennengelernt hast. Sie richtet sich an Konsumenten und ist darauf ausgelegt, im Alltag zu helfen – sei es bei der Reiseplanung, beim Schreiben von Gedichten oder beim Generieren von Bildern.

• Zugang & Zielgruppe: Jeder mit einem privaten Microsoft-Konto (z. B. @outlook.com, @hotmail.com oder @live.com) hat Zugriff darauf.
• Funktionsumfang: Technisch ist diese Version beeindruckend stark. Du erhältst kostenlosen Zugriff auf aktuelle KI-Modelle wie GPT-4o und den Bildgenerator DALL-E 3. Auch die Websuche (Bing) ist integriert, sodass Copilot aktuelle Informationen aus dem Internet liefern kann.
• Verfügbarkeit: Du findest ihn unter copilot.microsoft.com, in der Seitenleiste des Edge-Browsers, in der Windows-Taskleiste und als Smartphone-App.

⚠️ Der Datenschutz-Haken (Wichtig für Admins!): Für Unternehmen ist diese Version tabu. Warum? In der privaten Version behält sich Microsoft das Recht vor, die Eingaben (Prompts) und die Antworten zu speichern und potenziell zum Training zukünftiger KI-Modelle zu nutzen. Das bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter hier eine vertrauliche Strategie-E-Mail hineinkopiert, um sie „besser formulieren“ zu lassen, landen diese Informationen theoretisch im Trainingsdatensatz von Microsoft. Es gibt hier keine Enterprise Data Protection.

Was ist „Copilot Pro“? | Vielleicht ist dir in der Werbung oder privat die Lizenz „Copilot Pro“ (ca. 22 € pro Monat) begegnet.

Diese Version haben wir in diesem Guide bewusst ausgeklammert. Warum? Copilot Pro richtet sich ausschließlich an Privatpersonen (Single-User & Familien). Sie bietet zwar Zugriff auf Copilot in privaten Office-Apps (Word, Excel), aber ihr fehlt das entscheidende Feature für Unternehmen: Enterprise Data Protection.

Copilot Free (Geschäftlich)

Der „Hidden Gem“ für Unternehmen

Viele Unternehmen wissen gar nicht, dass sie diese Version bereits besitzen. Sie ist der ideale Einstieg in die KI-Welt, ohne gleich Geld für teure Add-on-Lizenzen auszugeben. Microsoft nennt dies mittlerweile offiziell „Copilot mit Enterprise Data Protection“ (früher Commercial Data Protection).

• Voraussetzung: Der Nutzer muss sich mit seiner Work-ID (Entra ID / Azure AD Konto) anmelden. Das funktioniert mit fast allen Microsoft 365 Business und Enterprise Plänen (schon ab Business Basic oder F-Plänen).
• Der entscheidende Unterschied: Sobald der Login mit dem Firmenkonto erfolgt, ändert sich der Modus.
  1. Datenschutz: Deine Daten leaken nicht. Microsoft speichert keine Prompts, führt keine Augen-Überprüfung durch und nutzt deine Eingaben niemals zum KI-Training.
  2. Daten-Isolation: Was in der Sitzung passiert, bleibt in der Sitzung. Nach dem Schließen des Browsers werden die Chat-Daten verworfen.
• Funktionsumfang: Er kann genau das Gleiche wie die private Version (Texte schreiben, zusammenfassen, Bilder generieren, Web-Recherche), tut dies aber in einem rechtssicheren Container.
• Die Limitierung: Er ist „blind“ für deine internen Firmengeheimnisse. Dieser Copilot hat keinen Zugriff auf deine E-Mails, OneDrive-Dateien oder Teams-Chats (kein Microsoft Graph Zugriff). Er ist im Grunde ein sicheres, schlaues ChatGPT mit Internetzugriff, das aber nichts von deinem Unternehmen weiß.

Microsoft 365 Copilot (Lizenz)

Dies ist das Produkt, über das alle sprechen. Es ist ein kostenpflichtiges Add-on (ca. 28,10 € pro Benutzer/Monat), das zusätzlich zu einer Basislizenz (wie Microsoft 365 Business Standard/Premium oder E3/E5) erworben werden muss.

Der hohe Preis rechtfertigt sich durch zwei entscheidende Faktoren, die den kostenlosen Versionen fehlen:

• Tiefe Integration in deine Apps: Du musst nicht mehr zwischen Browser und Anwendung hin- und herwechseln. Copilot lebt direkt in Word (Dokumente entwerfen), Excel (Daten analysieren), PowerPoint (Präsentationen aus Word-Docs erstellen), Outlook (E-Mails zusammenfassen) und Teams (Meeting-Protokolle in Echtzeit schreiben).
• Graph Grounding (Das „Killer-Feature“): Das ist der technische Fachbegriff für „Kontext“. Während die kostenlosen Versionen nur das Internet kennen, kennt dieser Copilot deine Arbeitsumgebung. Er hat Zugriff auf den Microsoft Graph – also deine E-Mails, Kalender, Chats und Dateien.
  • Beispiel: Du kannst fragen: „Was ist der aktuelle Stand beim Projekt Alpha basierend auf den E-Mails von letzter Woche?“
  • Sicherheit: Er sieht nur das, was der Nutzer auch sehen darf (basierend auf den bestehenden Berechtigungen). Er lernt nicht aus deinen Daten für andere.

Business Chat (M365 Chat): Zusätzlich zu den Apps gibt es eine zentrale Anlaufstelle (in Teams oder im Web), die wie ein „Super-Assistent“ agiert und Datenquellen verknüpft (z. B. „Erstelle eine To-Do-Liste aus dem Meeting von heute Morgen und der Excel-Datei vom Budget“).

Copilot Studio

Hier wechseln wir die Perspektive: Copilot Studio ist nicht zum Nutzen von KI gedacht, sondern zum Bauen von KI. Es ist der Nachfolger von „Power Virtual Agents“ und richtet sich an Entwickler, Power-User und Admins.

Der Zweck ist das Erstellen von Custom Copilots (eigenen Bots), die genau das tun, was du willst.

• Use-Case: Du möchtest einen HR-Bot bauen, der Fragen zum Urlaubsanspruch beantwortet (basierend auf einem PDF im Intranet) oder einen Bot, der Lagerbestände aus deinem SAP-System abruft.
• Low-Code: Das Ganze funktioniert über eine grafische Oberfläche, in der du Gesprächsabläufe und Logiken definierst, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu benötigen.

Wichtig: Der Lizenz-Unterschied (Standalone vs. Seeded) Hier herrscht oft Verwirrung, denn es gibt zwei Ausprägungen:

1. Enthalten in M365 Copilot: Wer die Lizenz aus Punkt 4 besitzt, kann Copilot Studio nutzen, um den eigenen M365 Copilot zu erweitern (z. B. um eine kleine Datenquelle anzubinden). Das nennt man oft „Copilot Extensions“.
   
2. Standalone Lizenz (Vollversion): Wenn du eigenständige Bots bauen willst, die z. B. auf deiner öffentlichen Webseite laufen oder komplexe Workflows in Azure auslösen, benötigst du die volle Copilot Studio Lizenz. Diese wird meist pro Tenant (nach Anzahl der Nachrichten) abgerechnet und nicht pro User.

Die Nagelprobe: Nutzung überwachen & Lizenzen optimieren

Lizenzen zu kaufen ist einfach – sicherzustellen, dass sie sich lohnen, ist die eigentliche Arbeit. Besonders bei der teuren Microsoft 365 Copilot Lizenz musst du als Admin regelmäßig prüfen: Wer nutzt das Tool wirklich produktiv und wer hat es nur „für alle Fälle“ aktiviert, aber nie geöffnet?

Microsoft liefert dir im Admin Center dafür Bordmittel.

A. Der Nutzungsbericht

Hier siehst du die nackten Zahlen. Du kannst prüfen, wie viele User Copilot in welchen Apps (Word, Teams, Outlook) verwenden.

• Der Weg: Microsoft 365 Admin Center > Berichte (Reports) > Nutzung (Usage) > Microsoft 365 Copilot.
• Die Entscheidungshilfe: Achte auf die Spalte „Zuletzt am (Last Activity Date)“.
  • Szenario: Hat ein User die Lizenz seit 3 Monaten, aber die letzte Aktivität war vor 8 Wochen?
  • Handlung: Sprich den User an. Braucht er Schulung? Falls nicht: Entziehe die Lizenz und gib sie einem Power-User, der sie wirklich braucht. Der User fällt dann weich auf die kostenlose „Commercial“-Variante zurück.

B. Microsoft Copilot Dashboard

Wenn du wissen willst, wie Copilot die Arbeit verändert, hilft das dedizierte Dashboard (teilweise powered by Viva Insights).

• Readiness: Zeigt an, wie viele User technisch bereit sind (Lizenzen, Update-Kanäle, Entra ID).
• Adoption: Zeigt, ob die User Copilot nur einmalig testen oder ob es zur täglichen Gewohnheit wird.

Wichtig: Datenschutz & Anonymisierung
Standardmäßig zeigt Microsoft in den Berichten keine Klarnamen an!

• Willst du sehen, welcher spezifische Mitarbeiter die Lizenz nicht nutzt (um sie neu zuzuweisen), musst du in den Berichtseinstellungen die Anzeige von anonymisierten Benutzernamen deaktivieren.
• Achtung: Kläre dies in Deutschland zwingend vorher mit dem Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragten ab! Leistungskontrolle ist ein sensibles Thema.

Fazit: Strategie vor Lizenzkauf

Die Lizenzstruktur von Microsoft wirkt auf den ersten Blick chaotisch, folgt aber einer klaren Logik, wenn man sie als Eskalationsstufen betrachtet. Es ist nicht notwendig (und wirtschaftlich oft unsinnig), sofort jedem Mitarbeiter die teuerste Lizenz zu geben.

Baue deine Strategie stattdessen auf dieser 3-Stufen-Logik auf:

Stufe 1: Die Pflicht (Datenschutz ohne Mehrkosten) Dies ist der absolute Mindeststandard für jedes Unternehmen.

• Deine Aufgabe: Stelle technisch sicher, dass sich Mitarbeiter im Browser (Edge/Chrome) mit ihrer Work-ID (Entra ID) anmelden.
• Der Effekt: Du aktivierst automatisch die „Enterprise Data Protection“ (die kostenlose Business-Variante). Damit verhinderst du, dass interne Firmendaten zum Training der öffentlichen KI genutzt werden. Das kostet dich 0 €, schützt dich aber vor massiven Compliance-Risiken.

Stufe 2: Die Kür (Produktivität durch Kontext) Hier geht es um Return on Invest (ROI). Der Microsoft 365 Copilot (Paid) lohnt sich nicht für jeden.

• Die Zielgruppe: Identifiziere die „Wissensarbeiter“, die täglich hunderte E-Mails, Meetings und Dokumente bewältigen (Management, HR, Projektleitung, Marketing).
• Der Mehrwert: Nur in dieser Stufe greift die KI auf deine internen Daten (Microsoft Graph) zu. Wer diesen Kontext nicht braucht, braucht diese Lizenz oft nicht.

Stufe 3: Die Innovation (Prozesse automatisieren) Wenn die Standard-Funktionen nicht reichen, kommt Copilot Studio ins Spiel.

• Das Szenario: Du hast spezifische Daten in SAP, Salesforce oder einer SQL-Datenbank und willst diese per Chat zugänglich machen? Dann brauchst du diese Lizenz, um eigene Bots zu bauen, die genau diese Brücke schlagen.

Mein Experten-Tipp für deinen Rollout | Kaufe nicht blind Lizenzen für die gesamte Belegschaft. Das führt nur zu Frust, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden.

• Start: Rolle Copilot (Commercial/Free) für alle aus, um ein Grundverständnis für Prompting im Unternehmen zu schaffen.
• Pilot: Wähle eine Testgruppe (z. B. 20 Power-User) aus verschiedenen Abteilungen für die M365 Copilot Lizenz aus.
• Skalierung: Lass diese Piloten berichten, wo sie wirklich Zeit sparen, und entscheide dann datenbasiert, wer dauerhaft eine Lizenz erhält.

So behältst du die Kosten im Griff und maximierst den Nutzen.

weitere Quellen

• Microsoft Copilot Produktseite
• Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot

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