Mit der Funktion Advanced Data Residency (ADR) bietet Microsoft Unternehmen die Möglichkeit, den Speicherort ihrer Microsoft 365-Daten gezielt zu steuern. Diese Option richtet sich insbesondere an Organisationen mit erhöhten Compliance- oder Datenschutzanforderungen, die sicherstellen müssen, dass bestimmte Daten ausschließlich in ausgewählten Regionen gespeichert werden. Für international tätige Unternehmen ist dies besonders relevant, da länderspezifische Vorgaben zur Datenhaltung so zuverlässig umgesetzt werden können.
Die Nutzung von ADR ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, da es sich hierbei um ein Premium-Feature handelt. Die Preisgestaltung hängt sowohl von der Anzahl der Nutzer als auch von den gewünschten Speicherregionen ab. Da sich die Konditionen regelmäßig ändern können, empfiehlt es sich, aktuelle Informationen direkt bei Microsoft oder einem zertifizierten Partner einzuholen.
Neben ADR stellt Microsoft 365 mit der Multi-Geo-Konfiguration eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, Daten gezielt in unterschiedlichen geografischen Regionen abzulegen. Mit Multi-Geo können Unternehmen bestimmten Benutzergruppen oder Standorten jeweils spezifische Datenregionen zuweisen. So lassen sich beispielsweise Exchange-Postfächer, OneDrive- oder SharePoint-Daten für Nutzer in Europa, Nordamerika oder Asien jeweils in der passenden Region speichern. Dies ermöglicht die Einhaltung komplexer Compliance- und Datenschutzanforderungen und unterstützt Unternehmen dabei, länderspezifische Vorgaben zur Datenresidenz umzusetzen.
Für die Nutzung der Multi-Geo-Funktionalität sind bestimmte Lizenzmodelle notwendig. In der Regel ist eine Microsoft 365 E5-Lizenz oder eine kompatible E3-Lizenz in Verbindung mit dem Multi-Geo-Add-on – auch als ADR-Add-on bezeichnet – erforderlich. Die genauen Lizenzbedingungen sowie die Zusatzkosten richten sich nach der jeweiligen Microsoft 365 Umgebung und der Anzahl der benötigten Regionen. Auch hier empfiehlt es sich, aktuelle Details direkt bei Microsoft oder einem zertifizierten Partner zu erfragen.
Ein zentrales Feature im Kontext der Datenresidenz ist außerdem die Preferred Data Location (PDL). Damit kann für jeden Benutzer gezielt festgelegt werden, in welcher geografischen Region dessen Daten primär gespeichert werden sollen. Die Preferred Data Location wird beim Anlegen oder Ändern eines Benutzers im Azure Active Directory definiert und sorgt dafür, dass die Daten des Benutzers – sofern technisch möglich – in der gewünschten Region abgelegt werden. Besonders für global agierende Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an die Datenhaltung ermöglicht dies eine noch präzisere Steuerung.
Zusammengefasst bieten Advanced Data Residency, Multi-Geo und Preferred Data Location Unternehmen flexible Möglichkeiten, die Speicherung ihrer Microsoft 365-Daten an individuelle Compliance-Anforderungen und gesetzliche Vorgaben weltweit anzupassen. Der Speicherort von Daten lässt sich so für verschiedene Workloads und Nutzergruppen gezielt steuern und dokumentieren.