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Exchange Retention Policies (Aufbewahrungsrichtlinien)

Overview

Exchange Retention Policies gehören zum Messaging Records Management (MRM). Sie bestehen aus Aufbewahrungstags, die Ordnern oder Elementen zugewiesen werden, und einer Richtlinie, die einem Postfach zugeordnet ist. In Microsoft 365 gibt es zusätzlich Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft Purview, die dienstübergreifend greifen. Beide Systeme können zusammenwirken, und die Regeln zur Rangfolge sollten bewusst geplant werden.

How it works

MRM-Tags legen Aktionen wie Verschieben ins Archiv, Löschen oder Löschen mit Wiederherstellung nach einer Frist fest. Der Managed Folder Assistant verarbeitet die Postfächer regelmäßig. Standardmäßig gibt es eine Default-Richtlinie. Für Compliance-Zwecke nutzt Purview Aufbewahrung und Aufbewahrungsbeschriftungen. Eine Sperre (Hold) hat Vorrang vor Löschen.

Benefits

  • Automatisierte Löschung oder Archivierung nach festen Fristen
  • Weniger Postfachwachstum durch Archivierung
  • Unterstützung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
  • Zentrale Steuerung über Richtlinien

Practical example

Ein Unternehmen verschiebt E-Mails nach zwei Jahren ins Archivpostfach und löscht Elemente im Ordner Gelöschte Objekte nach 30 Tagen. Die Aufbewahrungspflichten der Buchhaltung regelt es über Purview.

Conclusion

Aufbewahrungsrichtlinien sind ein Compliance-Baustein, kein Backup. Entscheide früh, ob MRM oder Purview der führende Weg ist.

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