M365

OneDrive for Business

Overview

OneDrive for Business (in Microsoft-Oberflächen „OneDrive für Arbeit oder Schule“) ist der persönliche Speicher jedes Benutzers in Microsoft 365. Technisch ist jedes OneDrive eine eigene SharePoint-Websitesammlung. Dateien aus Teams-Einzel- und Gruppenchats, Besprechungsaufzeichnungen, Loop-Komponenten aus Outlook und Whiteboards landen ebenfalls im OneDrive des Erstellers.

Der Sync-Client für Windows und macOS bindet OneDrive in den Explorer bzw. Finder ein. Dateien auf Abruf (Files On-Demand) zeigen alle Dateien, laden aber nur benötigte herunter. Known Folder Move leitet Desktop, Dokumente und Bilder nach OneDrive um, damit ein verlorenes Notebook keine Daten mehr kostet.

Abgrenzung: OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien gedacht, gemeinsame Team- und Abteilungsdaten gehören nach SharePoint bzw. Teams, damit sie beim Ausscheiden einer Person nicht verwaist. Der private OneDrive-Dienst mit Microsoft-Konto ist ein getrenntes Produkt.

Aktuelle Änderung: Laut Message Center (MC1465765) entfernt Microsoft zwischen November 2026 und Februar 2027 für E3- und E5-Kunden Speicherkontingente über 5 TB je Benutzer (frühere Level-2-Erweiterung auf 25 TB). Betroffene OneDrives werden schreibgeschützt, wenn sie über dem neuen Kontingent liegen. Als Ersatz gibt es seit Juni 2026 ein OneDrive-Speicher-Add-on und seit September 2026 Pay-as-you-go-Speicher.

How it works

Wichtige Mechanismen im Betrieb:

  1. Beim ersten Zugriff oder per Vorabbereitstellung legt Microsoft 365 das OneDrive des Benutzers an. Das Standardkontingent beträgt 1 TB.
  2. Der Sync-Client synchronisiert per Richtlinie (Intune oder GPO) gesteuert: automatische Anmeldung, Known Folder Move, Sperre privater Konten, Bandbreite.
  3. Gelöschte Dateien landen im Papierkorb und bleiben für Geschäftskonten standardmäßig 93 Tage wiederherstellbar. Mit Files Restore lässt sich das ganze OneDrive auf einen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurücksetzen, etwa nach Ransomware.
  4. Scheidet ein Benutzer aus, bleibt sein OneDrive nach Löschung des Kontos standardmäßig 30 Tage erhalten (im SharePoint Admin Center bis zu zehn Jahre einstellbar). Der Vorgesetzte erhält automatisch Zugriff.
  5. Freigaben, Zugriff von nicht verwalteten Geräten und Speicherlimits verwaltest Du im SharePoint Admin Center, Aufbewahrung und DLP in Purview.

Benefits

  • Known Folder Move sichert Benutzerdaten ohne Verhaltensänderung, ein Gerätetausch dauert nur noch so lange wie die Anmeldung.
  • Versionsverlauf und Files Restore machen versehentliches Überschreiben und viele Ransomware-Schäden rückgängig.
  • Freigabe per Link ersetzt Mailanhänge, alle arbeiten an einer Version statt an Kopien.
  • Dateien auf Abruf sparen lokalen Speicher auf Geräten mit kleiner SSD.

Practical example

Ein Planungsbüro mit 45 Mitarbeitenden hatte Benutzerdaten bisher lokal auf Notebooks. Die IT aktiviert per Intune die automatische Anmeldung des Sync-Clients und Known Folder Move ohne Benutzerabfrage. Nach einem Wasserschaden an einem Notebook meldet sich die Mitarbeiterin an einem Ersatzgerät an und hat nach kurzer Zeit wieder alle Dateien. Gleichzeitig wird die Aufbewahrung für OneDrives ausgeschiedener Benutzer auf ein Jahr gesetzt.

Things to keep in mind

  • Gemeinsame Abteilungsdaten nicht in OneDrive einzelner Personen ablegen, sondern in SharePoint oder Teams.
  • Aufbewahrungsdauer für OneDrives gelöschter Benutzer bewusst festlegen und einen Prozess für die Übergabe von Dateien definieren.
  • Vor Migrationen auf ungültige Zeichen, Pfadlängen (400 Zeichen) und sehr große Ordnerstrukturen prüfen.
  • Bei E3 und E5 Benutzer mit mehr als 5 TB Belegung rechtzeitig vor der Umstellung ermitteln, Microsoft stellt dafür ein Skript bereit.
  • OneDrive ist kein Backup im Sinne der 3-2-1-Regel, Papierkorb und Versionen haben begrenzte Fristen.

Licensing & availability

Enthalten in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 und E5 mit 1 TB je Benutzer. Bei E3 und E5 lässt sich das Kontingent auf bis zu 5 TB erhöhen, darüber hinaus nur über das OneDrive-Speicher-Add-on oder Pay-as-you-go-Speicher. Microsoft 365 F3 enthält 2 GB je Benutzer. Eigenständig als OneDrive for Business Plan 1 und Plan 2 erhältlich. OneDrive-Speicher zählt nicht zum SharePoint-Tenant-Kontingent. Stand: Oktober 2026.

Conclusion

OneDrive for Business ist die persönliche Ablage in Microsoft 365 und mit Known Folder Move die einfachste Sicherung von Benutzerdaten. Regle von Anfang an, was in OneDrive gehört, was nach SharePoint und wie lange Daten Ausgeschiedener bleiben.

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