Microsoft 365 Lizenz-Audit

Lizenz-Audit-Checkliste

Interaktive Schritt-für-Schritt-Liste für Lizenzbestand, Gruppenlizenzierung, Offboarding, Shared Mailboxes, Copilot, Frontline, Speicher, Backup und Renewal.

Audit-Rahmen festlegen

Wähle Mandantengröße, Prüftiefe und aktuelle Schwerpunkte. Die Liste priorisiert passende Themen und Detailrechner.

Mandantengröße Prüftiefe

Schwerpunkte

Gruppenlizenzierung im Einsatz Priorisiert Gruppen, Fehlerlisten, Standorte und große Änderungsfenster. Ehemalige Nutzer im Prüfzeitraum Priorisiert Offboarding, Mailbox, OneDrive und Datenübergabe. Shared Mailboxes vorhanden Priorisiert 50-GB-Grenze, Archiv, Hold und Ankerkonto. Copilot geplant oder aktiv Priorisiert Basislizenz, Postfach, Apps, Netzwerk und Pilotplanung. Frontline- oder Schichtrollen vorhanden Priorisiert F1/F3-Eignung, Geräte- und App-Bedarf. SharePoint-/OneDrive-Speicher knapp Priorisiert Speicherpool, Site-Limits und Zusatzspeicher. Backup- und Wiederherstellung prüfen Priorisiert Backup-Scope, Datenklassen und Verbrauchsschätzung. Renewal oder Preisrunde steht an Priorisiert Laufzeitmodell, Preisänderungen und Beschaffungskanal.

Rahmen zurücksetzen

Audit-Einordnung

Hohe Audit-Priorität

Mehrere gewichtete Prüfpunkte sollten zuerst geklärt werden, bevor Lizenzen, Add-ons oder Laufzeiten angepasst werden.

Priorität 72%

Audit-Fortschritt

0% abgeschlossen

0 von 35 Prüfpunkten erledigt.

Fokus: Ehemalige Nutzer im Prüfzeitraum, Shared Mailboxes vorhanden, Renewal oder Preisrunde steht an
Priorisierte Punkte: 23
Prüftiefe: Basis-Audit

Mandant 101 bis 1.000 Nutzer

Rahmen für Gewichtung und Detailtiefe.

Kategorien 6

Identität, Lizenzierung, Mail, Segmentierung, Speicher und Beschaffung.

Prüfpunkte 35

Interaktiv abhaken und später als Browser-Druck sichern.

Quellenstand 2026-05-17

Microsoft Learn Seiten fachlich verdichtet.

Interaktive Checkliste

Prüfpunkte Schritt für Schritt abhaken

Der Fortschritt bleibt im Browser erhalten. Für die Übergabe kannst du die Zusammenfassung drucken oder als PDF speichern.

identity

Identität und Nutzerbestand

Prüft aktive, gelöschte und ehemalige Nutzer sowie Rollen- und Nutzertypen.

Aktive Nutzer mit HR- oder Abteilungsbestand abgleichen savings Vergleiche aktive Microsoft-365-Konten mit aktueller Mitarbeiter-, Dienstleister- und Funktionskonto-Liste. Microsoft-Quelle öffnen Nutzungsstandort vor Lizenzzuweisung prüfen risk Bei Diensten mit regionaler Verfügbarkeit muss für Nutzer ein passender Standort hinterlegt sein; bei Gruppenlizenzierung erben Nutzer ohne Standort den Mandantenstandort. Microsoft-Quelle öffnen Ehemalige Mitarbeitende mit Offboarding-Liste abgleichen critical Prüfe, ob ehemalige Nutzer gesperrt, Mail- und OneDrive-Daten übergeben, Geräte bereinigt und Lizenzen neu zugeordnet wurden. Microsoft-Quelle öffnen Hybride Konten im lokalen Verzeichnis berücksichtigen risk Wenn Konten aus einem lokalen Verzeichnis synchronisiert werden, müssen Lösch- und Wiederherstellungsschritte dort geplant werden. Microsoft-Quelle öffnen

license_assignment

Lizenzzuweisung und Fehlerprüfung

Bewertet direkte Lizenzierung, Gruppenlizenzierung, Lizenzfehler und SKU-Mix.

Direkte und gruppenbasierte Zuweisungen vergleichen savings Dokumentiere, welche Produkte direkt zugewiesen sind und welche über Gruppen gesteuert werden, damit Doppelungen und Altlasten sichtbar werden. Microsoft-Quelle öffnen Fehler und Auffälligkeiten je Produkt prüfen critical Prüfe Produktseiten auf Fehlerlisten, insbesondere unzureichende Verfügbarkeit, widersprüchliche Servicepläne, fehlende Abhängigkeiten, Proxy-Adressen und Standortprobleme. Microsoft-Quelle öffnen Verschachtelte Gruppen in Lizenzgruppen vermeiden risk Gruppenlizenzierung berücksichtigt keine verschachtelten Gruppen; prüfe daher direkte Mitglieder und dynamische Gruppenlogik. Microsoft-Quelle öffnen Große Lizenzgruppen mit Änderungsfenster planen info Bei großen Gruppen können Lizenz- oder Mitgliedschaftsänderungen länger laufen; plane Änderung, Nachkontrolle und Stichprobe. Microsoft-Quelle öffnen Renewal- und Preisänderungsfenster in Audit aufnehmen savings Vergleiche aktive SKUs, Laufzeiten und Renewal-Daten mit aktuellen Microsoft-Preisereignissen. Microsoft-Quelle öffnen

mail_retention

Mailbox, Archiv und Aufbewahrung

Prüft Shared Mailboxes, ehemalige Nutzer, OneDrive, Holds, Archive und Aufbewahrungspflichten.

Shared Mailboxes unter 50 GB und ohne Zusatzfunktionen identifizieren savings Shared Mailboxes benötigen bis 50 GB in vielen Standardfällen keine eigene Lizenz; Zugriffsnutzer benötigen weiterhin Exchange Online. Microsoft-Quelle öffnen Shared Mailboxes mit Archiv, Hold oder Premiumfunktionen separat prüfen compliance Für mehr als 50 GB, Archiv, Litigation Hold, erweiterte eDiscovery- oder Retention-Funktionen kann eine passende Lizenz erforderlich sein. Microsoft-Quelle öffnen Mailbox-Konvertierungen mit Ankerkonto dokumentieren risk Vor der Konvertierung zur Shared Mailbox muss die User-Mailbox lizenziert sein; nach Konvertierung darf das zugehörige Konto nicht als Anker entfernt werden. Microsoft-Quelle öffnen Inactive-Mailbox-Pfad vor Löschung prüfen compliance Für Inactive Mailboxes muss vor dem Löschen ein geeigneter Hold bestehen; Lizenz- und Aufbewahrungsstatus müssen vorher passen. Microsoft-Quelle öffnen OneDrive-Zugriff und Aufbewahrungsfrist ehemaliger Nutzer prüfen compliance Standardmäßig erhalten Manager oder sekundäre Besitzer Zugang; die Cleanup-Logik startet durch Kontolöschung, nicht nur durch Entfernen einer Lizenz. Microsoft-Quelle öffnen

segmentation

Nutzersegmentierung und Copilot

Bewertet Knowledge Worker, Frontline Worker, Copilot-Fähigkeit und Add-on-Bedarf.

Frontline-Kandidaten aus Knowledge-Worker-Bestand trennen savings Mobile, schichtbasierte oder deskless Rollen können je nach App- und Gerätebedarf mit F1/F3 oder Mischmodellen geplant werden. Microsoft-Quelle öffnen Copilot-fähige Basislizenzen und Add-on-Bedarf prüfen risk Microsoft 365 Copilot ist ein Add-on und benötigt passende Basislizenzen sowie Nutzerkonten im Microsoft-365-Mandanten. Microsoft-Quelle öffnen Copilot-Postfach- und App-Anforderungen prüfen risk Copilot benötigt ein primäres Exchange-Online-Postfach und ist nicht für Archiv-, Gruppen-, Shared- oder Delegate-Mailboxen verfügbar. Microsoft-Quelle öffnen Add-ons gegen vorhandene Suite-Funktionen abgleichen savings Prüfe Teams Phone, Copilot, Defender, Entra, Purview, Archivierung und Power Platform auf enthaltene Funktionen, Prerequisites und Redundanzen. Microsoft-Quelle öffnen

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Speicher, Backup und Beschaffung

Prüft SharePoint-/OneDrive-Speicher, Backup-Verbrauch, Laufzeitmodell und Beschaffungskanal.

SharePoint-Tenant-Speicher gegen Lizenzbestand abgleichen risk Viele Pläne nutzen die Formel 1 TB plus 10 GB je Lizenz; Speicherwerte können zeitversetzt aktualisiert werden. Microsoft-Quelle öffnen Site-Speicherlimits und Benachrichtigungen prüfen risk Bei manuellen Site-Limits sollten Warnwerte und Anforderungswege für mehr Speicher geprüft werden. Microsoft-Quelle öffnen Extra File Storage und Bezugsweg prüfen savings Zusätzlicher SharePoint-Speicher wird in 1-GB-Schritten ergänzt; bei CSP oder Volumenlizenz kann der Bezugsweg über den Partner laufen. Microsoft-Quelle öffnen Microsoft 365 Backup Scope und Verbrauchsschätzung prüfen compliance Microsoft 365 Backup deckt OneDrive, SharePoint und Exchange ab und wird verbrauchsbasiert abgerechnet; Scope und GB-Menge gehören in das Audit. Microsoft-Quelle öffnen Jahresbindung, Monatslaufzeit und flexible Seats bewerten savings Trenne stabilen Kernbestand von saisonalen oder projektbezogenen Seats, bevor Laufzeitmodell und Renewal angepasst werden. Microsoft-Quelle öffnen

security_performance_operations

Zugriff, Schutz, Netzwerk und Betrieb

Querschnittsprüfung für Adminrollen, Zugriffspolitik, Mail-Schutz, Reporting, Servicegrenzen, Netzwerkpfade, Copilot, Teams und Wiederherstellung.

Offene Punkte

Noch zu prüfen

Privilegierte Rollen sind noch nicht nach geringstem Recht und Review-Rhythmus bewertet.
Conditional-Access-Planung mit Pilot und Notfallkonten ist noch nicht geprüft.
Lizenzfehlerlisten wurden noch nicht je Produkt ausgewertet.
Copilot-Datenzugriff, Apps und Pilotmetriken sind noch nicht vor Rollout geprüft.
Offboarding-Schritte für ehemalige Nutzer sind noch nicht vollständig bestätigt.
Inactive-Mailbox-Fälle sind noch nicht mit Hold- und Lizenzstatus abgeglichen.

Erledigte Punkte

Bereits bestätigt

Noch keine Punkte bestätigt.

Diese Zusammenfassung enthält Fortschritt, offene Punkte, erledigte Punkte und empfohlene Detailrechner. Verwende den Drucken-Button, um die Ansicht als PDF abzulegen.

Fortschritt: 0%
Erledigt: 0 / 35

Quellenstand

Quellenprüfung: 2026-05-17. Microsoft-Learn-Inhalte wurden als Auditregeln verdichtet.

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