MS365 | Mail-Last clever bewältigen

Die E-Mail ist nach wie vor eines der zentralen Kommunikationsmittel im modernen Geschäftsalltag. Doch viele Unternehmen stoßen an die Grenzen gängiger Versandlimits, sobald tagtäglich hohe Mailaufkommen bewältigt werden müssen – etwa bei automatisierten Reports, Rechnungen, Benachrichtigungen oder Newsletter-Kampagnen. An dieser Stelle setzt Microsoft mit High Volume Email (HVE) in Exchange Online an, das speziell für große interne E-Mail-Volumina entwickelt wurde.

Gleichzeitig wird der E-Mail-Versand an externe Empfänger durch neue Regelungen ab Januar 2025 (dem sogenannten External Recipient Rate (ERR) Limit) stärker eingeschränkt. Dieses Limit soll Spam und Missbrauch eindämmen, hat aber auch direkte Auswirkungen auf legitime Massenmailings in der Cloud. Wer weiterhin sehr hohe externe Versandzahlen benötigt, sollte sich daher mit Azure Communication Services (ACS) oder anderen spezialisierten Mail-Anbietern (CleverReach, Rapidmail, GetResponse) befassen.

In diesem Beitrag zeige ich, wie HVE funktioniert, welche Exchange-Online-Grenzwerte trotz HVE relevant bleiben und wie sich das neue ERR-Limit ab 2025 auf den externen Versand auswirkt. Zudem erhältst du einen Einblick in Azure Communication Services (ACS) for Email als skalierbare Alternative, um jenseits von Exchange Online größere Mengen an E-Mails zu verschicken.

High Volume Email (HVE) – Eine Revolution für den internen Massenversand

1.1 Was ist HVE und wen betrifft es?

Microsoft 365 bringt viele praktische Dienste für Unternehmen mit. Bisher scheiterten jedoch manche Szenarien daran, dass klassische Postfächer in Exchange Online nur rund 10.000 Empfänger pro Tag verarbeiten konnten. Wer täglich Tausende automatisierte Benachrichtigungen an interne Abteilungen, Projektteams oder Multifunktionsgeräte senden wollte, musste häufig auf Tricks oder separate SMTP-Relays zurückgreifen.

High Volume Email (HVE) ist eine neue Funktion in Exchange Online, die genau dieses Problem löst. In der derzeitigen Public Preview können Unternehmen bis zu 100.000 E-Mails pro Tag an interne Adressen im Tenant versenden. Das macht HVE ideal für:

• Geschäftsanwendungen (CRM, ERP, Ticket- oder Monitoring-Systeme), die hohe E-Mail-Aufkommen an interne Verteiler generieren.
  
• Automatisierte Prozesse, bei denen regelmäßig große Mengen von Mails (z. B. Statusberichte, Lieferbenachrichtigungen, Rechnungsaufstellungen) an die eigene Organisation gehen.
  
• Diverse Geräte wie Drucker, Scanner oder Multifunktionssysteme, die Dokumente über die Cloud an interne Empfänger schicken.

1.2 Einrichtung und SMTP-Konfiguration eines HVE-Kontos

Die Erstellung eines HVE-Kontos funktioniert über das Exchange Admin Center (EAC), das du im Microsoft-365-Portal erreichst:

1. Öffne das EAC und wähle den Bereich „E-Mail-Fluss“.
2. Dort findest du den Eintrag „E-Mail mit hohem Volumen (Vorschau)“.
3. Wähle „HVE-Konto hinzufügen“ und vergib einen Anzeigenamen sowie eine primäre E-Mail-Adresse.
4. Schließe die Einrichtung ab. Das Konto steht sofort zur Verfügung.

Für den Versand konfigurierst du das neue HVE-Konto in deiner Anwendung oder auf deinen Geräten. Die wichtigsten SMTP-Daten lauten:

• Server/Endpoint: smtp-hve.office365.com
  
• Port: 587
  
• Verschlüsselung: STARTTLS (TLS 1.2 oder TLS 1.3)
  
• Authentifizierung: Benutzername und Passwort des HVE-Kontos

In der aktuellen Vorschau verwendet HVE noch SMTP-Basic-Auth. Microsoft plant allerdings, spätestens zur allgemeinen Verfügbarkeit auf OAuth umzustellen, um Basisauthentifizierung aus Sicherheitsgründen generell auszuschließen.

1.3 Vorteile und Grenzen von HVE

Vorteile von HVE

• Massiver Schub für interne Mails: Bis zu 100.000 Sendungen pro Tag und Tenant erleichtern Workflows enorm.
  
• Nahtlose Integration: Verwaltung über das EAC, kein zusätzlicher SMTP-Relay-Server nötig.
  
• Einfache Skalierung: Ideal, wenn das interne E-Mail-Aufkommen schnell ansteigt.

Limitierungen von HVE

• Kein Ersatz für externe Kampagnen:
  Massenmailings an externe Adressen bleiben von HVE unberührt.
  
• Preview-Status:
  Einige Funktionen (z. B. OAuth-Authentifizierung) sind noch nicht vollständig verfügbar.
  
• Weiterhin gelten andere Exchange-Online-Limits:
  HVE hebt zwar die 10.000er-Tagesgrenze für interne Mails an, die restlichen Reglements bleiben bestehen.

Standardlimits in Exchange Online und deren Anpassbarkeit

Ob du nun HVE einsetzt oder nur klassische Postfächer nutzt: Exchange Online kennt eine Vielzahl von Schutzmechanismen und Limits, die Administratoren kennen sollten. Neben der täglichen Empfängersperre (10.000 Empfänger) existieren weitere Beschränkungen:

Die meisten dieser Limits dienen dazu, Spam und E-Mail-Schleifen zu verhindern, aber auch, um die Plattform insgesamt stabil zu halten. Administratoren können im Exchange Admin Center oder via PowerShell meist individuelle Einstellungen vornehmen, solange sie die maximal zulässigen Grenzwerte nicht überschreiten.

Neues External Recipient Rate (ERR) Limit ab Januar 2025

3.1 Hintergrund und Ziele des ERR

Seit der Einführung von Exchange Online, damals noch als BPOS (Business Productivity Online Suite), konnten Unternehmen intern wie extern relativ großzügig E-Mails verschicken. Im Hybrid-Betrieb war es sogar möglich, nahezu unbegrenzt Mails über Exchange Online an externe Empfänger zu leiten.

Doch diese Freiheit wurde immer wieder missbraucht – sei es durch Spammer, die Tenant-Schwachstellen nutzten, oder durch fehlkonfigurierte Gateways. Microsoft ergreift nun Maßnahmen: Das External Recipient Rate (ERR) Limit beschränkt ab 1. Januar 2025 pro Postfach maximal 2.000 externe Empfänger innerhalb von 24 Stunden. Neue Tenants müssen sich sofort daran halten, während Bestandskunden spätestens bis Ende 2025 umgestellt werden.

3.2 Wichtige Details zum ERR-Limit

1. Zählweise
   Jede E-Mail-Adresse in An, CC und BCC wird als einzelner Empfänger gewertet. GAL-Verteilergruppen zählen als einer, persönliche Verteilerlisten hingegen werden aufgelöst. Mehrfache Sendungen an dieselbe externe Adresse erhöhen das Kontingent entsprechend.
2. Interne vs. Externe
   Das ERR-Limit betrifft nur Nachrichten an Adressen außerhalb des eigenen Microsoft-365-Tenants. Interne Mails, die z. B. kurzzeitig ein externes System (Disclaimer-Tool) durchlaufen, werden als intern eingestuft und zählen nicht gegen das ERR-Limit.
3. Drittanbieter und Connectors
   Werden Mails von einem Cloud-Postfach über einen Drittanbieter-Connector an externe Ziele versendet, gilt das ERR-Limit dennoch. So möchte Microsoft sicherstellen, dass man die Plattform nicht über Umwege als unlimitiertes Spam-Gateway benutzt.
4. Kombination von 10.000 und 2.000
   Auch nach Einführung des ERR-Limits bleibt das tägliche Gesamtkontingent von 10.000 Empfängern für ein Postfach bestehen. Das bedeutet, ein Postfach darf zwar insgesamt 10.000 Empfänger anschreiben, darf hiervon jedoch maximal 2.000 extern adressieren.

3.3 Beispiele

Die folgende Tabelle verdeutlicht, wie sich unterschiedliche Szenarien aus internen und externen Empfängern auswirken:

Wer also häufiger deutlich mehr als 2.000 externe Empfänger pro Tag anschreiben muss, kann dies künftig nicht mehr über ein einzelnes Exchange-Online-Postfach regeln.

Alternativen für hohe externe Volumina: Azure Communication Services (ACS)

Um externen Versand jenseits der neuen Limits zu ermöglichen, empfehlen sich spezialisierte Mailing-Plattformen oder Microsofts eigener Dienst Azure Communication Services (ACS). Während Exchange Online eine Groupware-Lösung ist, fokussiert sich ACS auf Multi-Channel-Kommunikation (Chat, SMS, VoIP und E-Mail) und ist für hohe Lasten konzipiert.

4.1 Die E-Mail-Funktion in Azure Communication Services

ACS for Email bietet zwei Hauptmethoden, um Mails zu versenden:

1. REST-APIs oder SDKs: Ansteuerung per Programmierschnittstelle (z. B. .NET, Python, Java). Ideal für Webanwendungen, die automatisiert große Mengen von Bestellbestätigungen oder Benachrichtigungen ausspielen.
2. SMTP-Relay: Du kannst ACS als SMTP-Server hinterlegen und so deinen Mailfluss über Azure leiten. Das ist besonders praktisch, wenn vorhandene Anwendungen bereits SMTP sprechen und du nicht den gesamten Code umstellen willst.

4.2 Vorteile von ACS gegenüber Exchange Online

• Hohe Skalierbarkeit: ACS ist nicht an das ERR-Limit von 2.000 externen Empfängern gebunden.
• Volle Kontrolle über Absenderdomänen: Du kannst eigene Domains hinterlegen, inklusive DKIM- und SPF-Konfiguration, um eine bessere Zustellbarkeit zu erreichen.
• Modernes Sicherheitskonzept: Statt Basic Auth setzt ACS auf OAuth und Entra ID (Azure AD), was den E-Mail-Verkehr besser absichert und für die Zukunft gewappnet.
• Pay-as-you-go: Du bezahlst nur das, was du tatsächlich sendest. Das macht ACS finanziell attraktiv, wenn du sporadisch hohe Versandvolumina benötigst und keine ständig laufende Infrastruktur aufbauen möchtest.

4.3 Einrichtung des ACS SMTP-Relays (Kurzüberblick)

1. Erstelle ein ACS-Konto in deinem Azure-Abonnement.
2. Füge eine Email Communication Resource (ECS) hinzu, die den eigentlichen SMTP-Relay-Dienst bereitstellt.
3. Binde deine eigene Domäne ein, damit die Mails eine professionelle Absenderadresse haben und nicht im Spam enden.
4. Richte die DNS-Einträge (TXT, SPF, DKIM) korrekt ein, sodass deine E-Mails von Empfängerservern akzeptiert werden.
5. Authentifiziere dich über OAuth, indem du eine Anwendung in Entra ID registrierst und dem ACS-Ressourcennamen zuordnest. Hierbei musst du Client-ID, Tenant-ID und Client-Secret eintragen, um einen Dienstbenutzer zu generieren.
6. Teste die Konfiguration mit PowerShell oder deiner Anwendung. Der SMTP-Server lautet smtp.azurecomm.net, Port 587, STARTTLS. Die Anmeldedaten bestehen aus dem generierten OAuth-Benutzernamen und dem zugehörigen Client Secret.

weiteren Alternativen zu Azure Communication Services for Email, die sich besonders für Newsletter, Marketing-Kampagnen und andere externe Massenversand-Szenarien eignen:

HVE oder Azure Communication Services
– oder doch ein externer Anbieter?

Im Kern solltest du klären, wo deine Haupt-E-Mail-Last entsteht und wie viele Empfänger du regelmäßig erreichen willst. High Volume Email (HVE) in Exchange Online ist perfekt, wenn du vor allem interne Verteiler bedienst und Sendelimits im Intranet schnell überschreitest. Hier erzielst du maximale Effizienz, ohne separate SMTP-Relays zu verwalten.

Sobald jedoch externe Mailvolumina hinzukommen, die das neue ERR-Limit von 2.000 Empfängern pro Tag sprengen, lohnt sich ein Blick auf die Azure Communication Services (ACS). Sie bieten enormes Potenzial für hochskalige Mailprozesse und integrieren sich nahtlos in das Azure-Ökosystem. Das zahlt sich aus, wenn du regelmäßig große Newsletter, Marketing-Kampagnen oder automatische Kundenbenachrichtigungen an viele Empfänger versendest.

Stehen dir darüber hinaus speziellere Anforderungen, Komfortfunktionen oder integrierte Marketing-Tools im Vordergrund, helfen oft externe Anbieter wie CleverReach, Rapidmail oder GetResponse weiter. Sie sind auf professionelles E-Mail-Marketing spezialisiert, bieten umfangreiche Analysen, Benutzersegmentierung und Compliance-Funktionen und bleiben ebenfalls unbeeinflusst von den starren Exchange-Online-Grenzen.

Am Ende hängt es also von deiner E-Mail-Strategie ab:

• Externe Anbieter, wenn Marketing-Funktionen, Automatisierung und detaillierte Auswertungen im Vordergrund stehen.
  
• HVE für voluminöse, interne Zustellungen,
  
• ACS für flexibles Outsourcing besonders hoher Versandmengen,

Zukunftssichere Authentifizierung: Ende der SMTP-Basic-Auth im September 2025

Unabhängig von HVE oder ERR hat Microsoft angekündigt, dass ab September 2025 die SMTP-Basic-Auth (Client Submission) endgültig aus Exchange Online entfernt wird. Das bedeutet:

• Anwendungen oder Geräte, die sich bislang mit Benutzername und Kennwort an Exchange Online anmelden, müssen auf OAuth-Authentifizierung oder alternative Verfahren umstellen.
• Auch HVE-Konten werden dann keinen Basic-Auth-Zugang mehr haben. Microsoft hat jedoch signalisiert, dass HVE zur allgemeinen Verfügbarkeit auf OAuth setzt.

Diese Umstellung untermauert Microsofts fortwährende Bemühungen, ältere, unsichere Authentifizierungsverfahren abzuschalten und die Plattform konsistent gegen Missbrauch abzusichern.

Best Practices für Administratoren

• Interne Massenmails über HVE
  Nutze HVE, um große interne Workloads (z. B. Rechnungsläufe, interne Reports) bequem in Exchange Online abzuwickeln. Damit verhinderst du, dass du täglich gegen Standardlimits läufst.
  
• Externe Newsletter oder Kampagnen
  Plane die künftigen Änderungen ein: Mit dem ERR-Limit sind maximal 2.000 externe Empfänger pro Postfach/Tag möglich. Für höhere Volumina empfiehlt sich ein Umstieg auf ACS oder Dienste wie MailChimp, Mailgun, SendGrid etc.
  
• Vorbereitung auf OAuth
  Da SMTP-Basic-Auth 2025 in Exchange Online verschwindet, sollten Hybrid-Umgebungen, Multifunktionsgeräte und ältere Anwendungen rechtzeitig modernisiert werden, um Ausfälle zu vermeiden.
  
• Monitoring und Ressourcenverwaltung
  Überwache das tägliche E-Mail-Aufkommen, insbesondere wenn kritische Geschäftsprozesse automatisierte Mails verschicken. Zu wissen, wo und wann du an Limits stößt, ist essenziell, um früh zu reagieren.
  
• Compliance und Sicherheit
  Achte auf korrekte DKIM-, SPF- und DMARC-Einträge für alle Versanddomänen, damit die Zustellbarkeit deiner E-Mails hoch bleibt und die Wahrscheinlichkeit von Spam-Einstufungen sinkt.

Fazit

Exchange Online entwickelt sich stetig weiter, um den steigenden Anforderungen im E-Mail-Verkehr gerecht zu werden. High Volume Email (HVE) ist dabei ein bedeutender Schritt nach vorne: Unternehmen können nun riesige interne E-Mail-Mengen bequem über die Cloud abwickeln, ohne auf externe SMTP-Relays ausweichen zu müssen. Gleichzeitig macht Microsoft jedoch klar, dass massive externe Mailflüsse nicht mehr über Exchange Online abgewickelt werden sollen. Das neue External Recipient Rate Limit (ERR) deckelt den externen Versand auf 2.000 Empfänger täglich pro Postfach und verschärft damit die Schutzmaßnahmen gegen Spam und Missbrauch.

Wer weiterhin große externe Massenmailings benötigt, sollte die Azure Communication Services (ACS) genauer unter die Lupe nehmen. Dank SMTP-Relay-Option und skalierbarem Design ist ACS ideal, um umfangreiche Volumina zu bewältigen, die über die Möglichkeiten von Exchange Online hinausgehen. Zeitgleich bereitet sich Microsoft auf den vollständigen Wegfall von SMTP-Basic-Auth vor, was die Umstellung auf OAuth-Authentifizierung unausweichlich macht.

Unter dem Strich können Administratoren davon ausgehen, dass intern künftig deutlich mehr Spielraum besteht, während extern strengere Kontrollen eingeführt werden. Mit einer klugen Kombination aus HVE, ACS und modernisierter Authentifizierung lässt sich eine robuste, flexible und sichere E-Mail-Architektur aufbauen – jetzt und für die kommenden Jahre.

weitere Quellen