Microsoft OneDrive | Mitarbeiter Offboarding noch einfacher

Microsoft verbessert demnächst die Übergabe von OneDrive-Daten beim Mitarbeiteraustritt – mit optimierten Benachrichtigungen, smarten Filtern und Bulk-Export.

Kennst du das? Ein Mitarbeiter verlässt dein Unternehmen, und plötzlich beginnt das große Datenchaos: Welche Dateien liegen noch in seinem OneDrive? Wer braucht Zugriff? Und wie stellst du sicher, dass nichts Wichtiges verloren geht, bevor die Retention-Frist abläuft?

Die automatische Zugriffsdelegation an Vorgesetzte gibt es zwar schon länger, aber seien wir ehrlich: Die Umsetzung war bisher alles andere als perfekt.

Microsoft hat offenbar genau diese Schmerzpunkte erkannt und rollt demnächst eine Reihe von Verbesserungen aus, die einen bestehenden Prozess endlich wirklich praxistauglich machen – das Mitarbeiter Offboarding.

Die Informationen stammen von Microsoft MVP Fabio Bonolo, der über die aktuellen Verbesserungen zuerst berichtet hat.

Was verbessert sich konkret?

Die grundlegende Funktion „automatischer Zugriff für Manager“ existiert bereits seit einiger Zeit. Wenn du einen Benutzer-Account in Microsoft 365 löschst und die Access Delegation in SharePoint aktiviert hast, erhält der in Entra ID hinterlegte Vorgesetzte automatisch Zugriff auf das OneDrive des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Falls kein Manager eingetragen ist, greift ein in SharePoint definierter Secondary Owner.

Was jetzt neu kommt, sind entscheidende Verbesserungen, die aus diesem theoretischen Feature endlich ein praktisches Werkzeug machen:

1. Verbesserte Benachrichtigungen

• Der Manager erhält eine E-Mail mit direktem Zugriff und allen wichtigen Infos zur Retention-Periode
• Sieben Tage vor der endgültigen Löschung kommt automatisch eine Erinnerungsmail
• Die E-Mails sind jetzt deutlicher gekennzeichnet und gehen nicht mehr so leicht unter

2. Smarte Filter für schnelleren Überblick

• Neue Filter-Optionen helfen dir, gezielt nach geteilten oder kritischen Dateien zu suchen
• Du kannst zwischen „Alle Dateien“ und „Nur geteilte Dateien“ wechseln
• Das spart enorm Zeit beim Durchforsten großer OneDrives

3. Bulk-Transfer mit erhaltenen Freigaben

• Mit der neuen „Move and keep sharing“-Funktion überträgst du mehrere Dateien auf einmal
• Das Besondere: Die bestehenden Sharing-Berechtigungen bleiben erhalten

Wo findest du diese Einstellungen?

Um die automatische Access Delegation für OneDrive zu aktivieren oder zu überprüfen, folgst du diesen Schritten:

SharePoint Admin Center → Weitere Funktionen → Benutzerprofile → Meine Websites einrichten

1. Öffne das SharePoint Admin Center unter https://[deine-domain]-admin.sharepoint.com
2. Navigiere zu Weitere Funktionen in der linken Navigation
3. Unter Benutzerprofile klicke auf Öffnen
4. Wähle unter Einstellungen für „Meine Websites“ die Option Meine Websites einrichten
5. Scrolle zum Bereich Bereinigen meiner Website
6. Stelle sicher, dass Zugriffsdelegierung aktivieren aktiviert ist
7. Optional: Trage einen Zweiten Besitzer ein (falls kein Vorgesetzter in Entra ID hinterlegt ist)

⚠️ Wichtig: Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert! Du solltest überprüfen, ob sie in deiner Umgebung noch aktiv ist, da Administratoren sie möglicherweise in der Vergangenheit deaktiviert haben.

Manager in Entra ID hinterlegen

Damit die automatische Delegation funktioniert, muss für jeden Mitarbeiter ein Vorgesetzter (Manager) hinterlegt sein:

1. Öffne das Microsoft Entra Admin Center unter https://entra.microsoft.com
2. Navigiere zu Benutzer → Alle Benutzer
3. Wähle einen Benutzer aus
4. Klicke auf Eigenschaften
5. Unter Jobinformationen findest du das Feld Manager*in
6. Klicke auf den Stift zum Bearbeiten und weise einen Manager zu

Alternativ kannst du Manager auch über das klassische Microsoft 365 Admin Center zuweisen:
Benutzer → Aktive Benutzer → Benutzer auswählen → Manager → Manager hinzufügen.

💡 Tipp: Nutze PowerShell oder Microsoft Graph API, um Manager-Zuordnungen in größerem Umfang zu verwalten, besonders wenn du viele Benutzer auf einmal aktualisieren möchtest.

So funktioniert der neue Prozess

Die gute Nachricht vorab: Ihr müsst in der Regel erst einmal NICHTS tun! Das Update wird automatisch ausgerollt und ist demnächst weltweit verfügbar (auch für GCC, GCCH und DoD).

Microsoft empfiehlt:

• Informiere die Vorgesetzten und Zweit Besitzer über die neue Funktionalität
• Aktualisiere deine internen Offboarding-Dokumentationen
• Stelle sicher, dass in Entra ID oder im lokalen Active Directory bei allen Mitarbeitern ein Vorgesetzter (Manager) hinterlegt ist

Der Ablauf ist erfreulich unkompliziert:

1. Du löschst den Benutzer-Account in Microsoft 365
2. Der Manager erhält automatisch eine E-Mail mit dem Link „View files“
3. Im OneDrive kann er mit den neuen Filtern schnell relevante Dateien identifizieren
4. Über die Checkbox-Auswahl markiert er die gewünschten Dateien
5. Mit „Move to“ wählt er das Ziel und aktiviert „Keep sharing with the same people“
6. Ein Klick auf „Move to“ – fertig!
7. Die Vorgesetzten (Manager) werden danach per Mail informiert, dass die Dateien verschoben wurden.

Grund hinter der Anpassung: OneDrive-Lizenzierung 2025

Diese Verbesserungen kommen nicht von ungefähr. Seit 2025 verschärft Microsoft seine Richtlinien für unlizenzierte OneDrive-Konten massiv.

Accounts ohne Lizenz werden nach 93 Tagen automatisch archiviert und die Reaktivierung kostet dann 0,60 USD pro GB plus 0,05 USD pro GB monatlich.

Das neue Feature hilft dir also nicht nur beim Offboarding-Prozess, sondern auch dabei, rechtzeitig wichtige Daten zu sichern, bevor teure Archivierungskosten entstehen oder Daten endgültig gelöscht werden.

Eine längst überfällige Verbesserung

Ehrlich gesagt: Es wurde auch Zeit! Die automatische Access Delegation gab es zwar schon, aber die bisherige Umsetzung war umständlich und fehleranfällig. Manager mussten sich durch unübersichtliche OneDrives wühlen, E-Mail-Benachrichtigungen gingen unter, und einzelne Dateien manuell zu verschieben war mühsam.

Mit den neuen Verbesserungen macht Microsoft das Offboarding nicht nur einfacher, sondern auch sicherer. Die überarbeiteten Reminder-Mails sorgen dafür, dass nichts vergessen wird, und der Bulk-Transfer mit erhaltenen Freigaben minimiert Disruption für die Teams.

Mein Tipp: Räume deine Entra-ID bzw. die lokalen Benutzerkonten auf! Stelle sicher, dass bei allen Mitarbeitern ein Manager hinterlegt ist. Denn nur so profitierst du von den neuen Features.

Die Übergabe von OneDrive-Daten bei Austritten wird damit endlich zu dem, was sie sein sollte: ein reibungsloser Standardprozess statt eines manuellen Albtraums.

Weitere Links

OneDrive Makes Employee Offboarding Finally Easier

Microsoft is improving the handover of OneDrive data during employee departures – with optimized notifications, smart filters, and bulk export.

Sound familiar? An employee leaves your company, and suddenly data chaos begins: Which files are still in their OneDrive? Who needs access? And how do you ensure nothing important is lost before the retention period expires?

Automatic access delegation to managers has existed for a while, but let’s be honest: the implementation has been far from perfect until now.

Microsoft has clearly identified these pain points and is rolling out a series of improvements that finally make an existing process truly practical – employee offboarding.

Note: Information about these new improvements comes from Microsoft MVP Fabio Bonolo, who first reported on the current enhancements.

What’s Improving Specifically?

The basic „automatic access for managers“ function has existed for some time. When you delete a user account in Microsoft 365 and have activated Access Delegation in SharePoint, the manager stored in Entra ID automatically receives access to the departed employee’s OneDrive. If no manager is listed, a Secondary Owner defined in SharePoint takes over.

What’s new are critical usability improvements that finally turn this theoretical feature into a practical tool:

Enhanced Notifications

• Managers receive an email with direct access and all important information about the retention period
• Seven days before final deletion, an automatic reminder email is sent
• Emails are now more prominently designed and less likely to be overlooked

Smart Filters for Faster Overview

• New filter options help you specifically search for shared or critical files
• You can switch between „All files“ and „Shared files only“
• This saves enormous time when sorting through large OneDrives

Bulk Transfer with Preserved Sharing

• With the new „Move and keep sharing“ function, you can transfer multiple files at once
• The special feature: existing sharing permissions are preserved
• Collaborators receive a single, consolidated notification (for 6+ files)

Where to Find These Settings?

To activate or verify automatic Access Delegation for OneDrive, follow these steps:

SharePoint Admin Center → More Features → User Profiles → Setup My Sites

1. Open the SharePoint Admin Center at https://[your-domain]-admin.sharepoint.com
2. Navigate to More features in the left navigation
3. Under User profiles, click Open
4. Select Setup My Sites under My Site Settings
5. Scroll to the My Site Cleanup section
6. Ensure Enable access delegation is activated ✅
7. Optional: Enter a Secondary Owner (if no manager is stored in Entra ID)

⚠️ Important: This setting is enabled by default! You should verify it’s still active in your environment, as administrators may have disabled it in the past.

– Setting Managers in Entra ID

For automatic delegation to work, a manager must be assigned to each employee:

1. Open the Microsoft Entra Admin Center at https://entra.microsoft.com
2. Navigate to Identity → Users → All users
3. Select a user
4. Click on Properties
5. Under Job information, you’ll find the Manager field
6. Click Edit and assign a manager

Alternatively, you can assign managers through the classic Microsoft 365 Admin Center: Users → Active users → Select user → Manage contact information → Add manager.

💡 Tip: Use PowerShell or Microsoft Graph API to manage manager assignments at scale, especially when you need to update many users at once

How the New Process Works

The good news upfront: You typically don’t need to do anything! The update will be rolled out automatically and will be available worldwide soon (also for GCC, GCCH, and DoD).

Microsoft recommends:

• Inform managers and secondary owners about the new functionality
• Update your internal offboarding documentation
• Ensure all employees have a manager listed in Entra ID

The workflow is refreshingly straightforward:

1. You delete the user account in Microsoft 365
2. The manager automatically receives an email with the „View files“ link
3. In OneDrive, they can quickly identify relevant files using the new filters
4. Using checkbox selection, they mark the desired files
5. With „Move to,“ they select the destination and activate „Keep sharing with the same people“
6. One click on „Move to“ – done!

Collaborators are then notified via a single email that the files have been moved.

Context: OneDrive Licensing 2025

These improvements aren’t coincidental. Since 2025, Microsoft has significantly tightened its policies for unlicensed OneDrive accounts. Accounts without a license are automatically archived after 93 days – and reactivation then costs $0.60 per GB plus $0.05 per GB monthly.

The new feature not only helps with the offboarding process but also ensures you save important data in time before expensive archiving costs arise or data is permanently deleted.

Conclusion: A Long Overdue Improvement

Honestly: it was about time! While automatic Access Delegation existed, the previous implementation was cumbersome and error-prone. Managers had to wade through cluttered OneDrives, email notifications got lost, and manually moving individual files was tedious.

With the new improvements, Microsoft makes offboarding not only easier but also more secure. The revised reminder emails ensure nothing is forgotten, and bulk transfer with preserved sharing minimizes disruption for teams.

My tip: Clean up your Entra ID or local user accounts! Ensure all employees have a manager assigned – that’s the only way to fully benefit from the new features.

The handover of OneDrive data during departures finally becomes what it should be: a smooth standard process instead of a manual nightmare.

Additional Links

Note: Microsoft’s official documentation on OneDrive Retention is regularly updated. For the latest features from October 2025, we recommend the articles from M365 Admin and AdminDroid, which document the current rollout details.

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