Einstellungen der Organisation
Organisationsprofil
Benutzerdefinierte Designs
Bei der Anpassung von Microsoft 365 für Ihre Organisation unter Berücksichtigung der DSGVO beachten Sie:
- Standarddesign Anpassen: Passen Sie das Design an Ihre Organisationsfarben und -logos an, um die Markenidentität zu stärken.
- Datenschutzkonforme Elemente: Achten Sie darauf, dass Designelemente wie Logos den Datenschutzbestimmungen entsprechen.
- Diversität in Gruppendesigns: Berücksichtigen Sie unterschiedliche Designs für verschiedene Benutzergruppen, unter Einhaltung von Datenschutz und Inklusionsrichtlinien.
- Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die Designs benutzerfreundlich und effizienzfördernd sind.
- Designänderungsrichtlinien: Implementieren Sie klare Richtlinien für Designänderungen, um Konsistenz zu gewährleisten.
Durch diese Maßnahmen können Sie ein ansprechendes und datenschutzkonformes Nutzererlebnis in Microsoft 365 schaffen.
Benutzerdefinierte Kacheln für Apps
Bei der Einrichtung benutzerdefinierter Kacheln für Apps in Microsoft 365 sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Zweckmäßigkeit: Stellen Sie sicher, dass die Kacheln relevant und nützlich für die Benutzer sind.
- Datenschutz und Sicherheit: Überprüfen Sie, ob die verlinkten Apps den Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen.
- Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie die Kacheln intuitiv und leicht verständlich für eine effiziente Nutzung.
- Anpassung: Berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Benutzergruppen.
- Regelmäßige Aktualisierung: Überprüfen und aktualisieren Sie die Kacheln regelmäßig, um ihre Relevanz und Funktionalität zu gewährleisten.
Durch diese Maßnahmen können Sie die Effizienz und Sicherheit der benutzerdefinierten Kacheln in Microsoft 365 sicherstellen.
Datenspeicherort
Bei der Festlegung des Datenspeicherorts in Microsoft 365 unter Berücksichtigung der DSGVO und der Datenresidenz sollten Sie folgende Aspekte beachten:
- Transparenz: Informieren Sie sich über die geografischen Standorte, an denen Microsoft Ihre Kundendaten speichert. Für die meisten Dienste wie Exchange Online, Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint ist dies die Europäische Union.
- Datenresidenz-Add-On: Erwägen Sie den Erwerb des Microsoft 365 Advanced Datenresidenz-Add-Ons (ADR), wenn spezifische Anforderungen an die Datenresidenz bestehen. ADR ermöglicht die Datenmigration bestimmter ruhender Daten in eine lokale regionale Geografie.
- Kaufprozess: Für den Erwerb von ADR besuchen Sie den Marketplace im Microsoft 365 Admin Center.
- Datenschutzkonformität: Stellen Sie sicher, dass der gewählte Datenspeicherort den Datenschutzanforderungen und der DSGVO entspricht.
- Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Datenspeicherorte und passen Sie sie bei Bedarf an, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und organisatorischen Anforderungen zu gewährleisten.
Durch diese Maßnahmen können Sie eine datenschutzkonforme und effiziente Datenverwaltung in Microsoft 365 sicherstellen.
E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden
Für die Einstellung von E-Mail-Benachrichtigungen in Microsoft 365, die von Ihrer eigenen Domäne gesendet werden, sollten Sie folgende Schritte beachten:
- Domänenwahl: Wählen Sie die Domäne aus, von der aus Microsoft Benachrichtigungsnachrichten senden soll.
- Absenderadresspräfix: Legen Sie ein Absenderadresspräfix fest, wie zum Beispiel „noreply“, um die Herkunft der E-Mails klar zu kennzeichnen und Verwechslungen mit anderen Absendern zu vermeiden.
- Datenschutz und Sicherheit: Überprüfen Sie, ob die Verwendung Ihrer eigenen Domäne für E-Mail-Benachrichtigungen den Datenschutzbestimmungen Ihrer Organisation entspricht und ob angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert sind.
Durch diese Einstellungen können Sie die Authentizität und Vertrauenswürdigkeit der von Ihrer Organisation gesendeten E-Mail-Benachrichtigungen erhöhen und gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards sicherstellen.
Helpdeskinformationen
Für die Einrichtung von Helpdesk-Informationen in Microsoft 365, um den Benutzersupport zu optimieren, sollten Sie folgende Schritte berücksichtigen:
- Titel und Kontaktinformationen: Fügen Sie einen aussagekräftigen Titel für Ihren Helpdesk hinzu und stellen Sie mindestens eine Kontaktmöglichkeit bereit. Dies kann eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse oder eine URL zu Ihrer Helpdesk-Website sein.
- URL der Helpdesk-Website: Geben Sie die URL Ihrer Helpdesk-Website an. Stellen Sie sicher, dass diese URL aktuell ist und auf eine hilfreiche und benutzerfreundliche Support-Seite führt.
- Zugänglichkeit und Sichtbarkeit: Die Helpdesk-Informationen werden unterhalb der Standardhilfethemen in Microsoft 365 angezeigt. Achten Sie darauf, dass sie leicht auffindbar und verständlich sind.
- Datenschutz und Sicherheit: Überprüfen Sie, ob die bereitgestellten Kontaktinformationen den Datenschutzbestimmungen Ihrer Organisation entsprechen und ob angemessene Sicherheitsmaßnahmen für die Kommunikation über diese Kanäle implementiert sind.
- Benutzerfreundlichkeit: Stellen Sie sicher, dass die bereitgestellten Informationen und Kontaktwege benutzerfreundlich sind und den Benutzern einen effektiven und effizienten Support bieten.
Durch die Einrichtung klarer und zugänglicher Helpdesk-Informationen können Sie den Benutzersupport in Ihrer Organisation verbessern und gleichzeitig die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleisten.
Mehrinstanzenfähige Zusammenarbeit
Bei der Einrichtung der mehrinstanzenfähigen Zusammenarbeit in einer Organisation, die Microsoft Entra ID verwendet, sollten Sie folgende Aspekte beachten:
- Vertrauenswürdige Mandanten: Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Mandanten gegenseitig vertrauenswürdig sind.
- Nahtloser Zugriff: Die mehrinstanzenfähige Zusammenarbeit ermöglicht es Benutzern, nahtlos auf Anwendungen und Ressourcen in verschiedenen Mandanten zuzugreifen. Überprüfen Sie, ob dieser Zugriff den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation entspricht.
- Datenschutz und DSGVO-Konformität: Achten Sie darauf, dass die Datenübertragung und -verarbeitung zwischen den Mandanten den Datenschutzbestimmungen und insbesondere der DSGVO entspricht.
- Benutzerverwaltung und -berechtigungen: Verwalten Sie die Benutzerberechtigungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf Anwendungen und Ressourcen in verschiedenen Mandanten haben.
- Überwachung und Protokollierung: Implementieren Sie Überwachungs- und Protokollierungsfunktionen, um Aktivitäten innerhalb der mehrinstanzenfähigen Zusammenarbeit zu überwachen und auf mögliche Sicherheitsvorfälle schnell reagieren zu können.
Durch die Berücksichtigung dieser Punkte können Sie die Vorteile der mehrinstanzenfähigen Zusammenarbeit nutzen, während Sie gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit in Ihrer Organisation gewährleisten.
Organisationsinformationen
Bei der Aktualisierung der Organisationsinformationen in Microsoft 365 unter Berücksichtigung der DSGVO und allgemeiner Datenschutzpraktiken sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Korrekte und vollständige Angaben: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen über Ihre Organisation korrekt und vollständig sind.
- Datenschutzkonforme Kontaktdaten: Die angegebene Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten Datenschutzbestimmungen entsprechen und nur von autorisierten Personen verwendet werden. Vermeiden Sie die Verwendung persönlicher Kontaktdaten, sofern nicht unbedingt erforderlich.
- Technischer Kontakt: Der technische Kontakt sollte eine Person sein, die für die Verwaltung von Office 365 zuständig ist und in der Lage ist, Dienststatusinformationen zu empfangen und entsprechend zu handeln. Diese Person sollte über das notwendige Wissen und die Befugnisse verfügen, um auf technische Anfragen oder Probleme reagieren zu können.
- Datenschutz bei der Kommunikation: Achten Sie darauf, dass die Kommunikation mit dem technischen Kontakt den Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation entspricht, insbesondere wenn es um den Umgang mit sensiblen oder personenbezogenen Daten geht.
- Bevorzugte Sprache: Wählen Sie eine bevorzugte Sprache, die den Bedürfnissen Ihrer Organisation entspricht und die Kommunikation mit Microsoft erleichtert.
Durch die sorgfältige Pflege dieser Organisationsinformationen stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation professionell repräsentiert wird und gleichzeitig Datenschutz und Sicherheit gewahrt bleiben.
Releaseeinstellungen
Bei der Festlegung der Releaseeinstellungen für Microsoft 365 in Ihrer Organisation, insbesondere im Hinblick auf die Einführung neuer Features und Dienstupdates, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
- Update-Strategie: Entscheiden Sie, ob Ihre Organisation sofort nach Veröffentlichung Updates erhalten soll oder ob Updates zuerst von einer Testgruppe geprüft werden.
- Frühzeitige Updates: Frühzeitige Updates ermöglichen es, neue Funktionen vorab zu testen, bergen aber auch Risiken für Stabilität und Kompatibilität.
- Ausgewählte Tester: Bestimmen Sie eine Gruppe von Benutzern, die Updates frühzeitig erhalten, um Feedback zu geben und potenzielle Probleme zu identifizieren.
- Benutzerkommunikation: Informieren Sie Benutzer rechtzeitig über Updates und bieten Sie gegebenenfalls Schulungen an.
- Datenschutz und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass alle Updates den Datenschutzbestimmungen Ihrer Organisation und der DSGVO entsprechen.
Durch die sorgfältige Auswahl der Releaseeinstellungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation von den neuesten Microsoft 365-Funktionen profitiert, während Risiken minimiert und die Compliance gewahrt wird.
Support-Integration
Bei der Integration Ihrer internen Supporttools in Microsoft 365 sollten Sie folgende Schritte beachten:
- API-Dokumentation nutzen: Verwenden Sie die API-Dokumentation Ihres internen Supporttools, um die erforderlichen Werte für die Integration zu sammeln.
- Dienstprinzipal einrichten: Stellen Sie einen Dienstprinzipal in Microsoft Entra ID bereit, um die Integration zu vereinfachen. Dies erleichtert die Authentifizierung und Autorisierung zwischen Microsoft 365 und Ihrem internen Supporttool.
- Anwendungs-IDs sammeln: Erfassen Sie die Anwendungs-ID, die für das Ausstellen von OAuth-Token benötigt wird, sowie zusätzliche Anwendungs-IDs, die für die Integration erforderlich sind.
- Sicherheit und Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass die Integration den Sicherheits- und Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation entspricht, insbesondere im Hinblick auf die DSGVO.
- Testen und Überprüfen: Testen Sie die Integration gründlich, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktioniert und keine Sicherheitslücken aufweist.
Durch die sorgfältige Planung und Implementierung dieser Integration können Sie die Effizienz Ihres internen Supports verbessern und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance gewährleisten.
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