Die Einrichtung und Anpassung des Versionsverlaufs für jedes Dokument in SharePoint Online ist ein wesentlicher Schritt zur Optimierung der Dokumentenverwaltung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Versionsverwaltungseinstellungen anpassen können und welche Standard- sowie maximalen Einstellungen möglich sind.
Anpassung der Versionseinstellungen
Um die Versionsverwaltung für Dokumente in SharePoint Online anzupassen, folgen Sie diesen Schritten:
- Zugang zu den Einstellungen: Öffnen Sie die Einstellungen der jeweiligen Dokumentbibliothek in SharePoint Online. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol für die Einstellungen und wählen Sie „Bibliothekseinstellungen“ und anschließend „weitere Bibliothekseinstellungen“ aus.
- Öffnen der Versionsverwaltungseinstellungen: In den „Bibliothekseinstellungen“ finden Sie den Link „Versionsverwaltungseinstellungen“. Klicken Sie darauf, um die Optionen für den Versionsverlauf zu öffnen.
- Einstellungen anpassen: Hier können Sie festlegen, wie viele Versionen je Dokument gespeichert werden sollen. Sie haben auch die Möglichkeit zu entscheiden, ob Dokumente vor der Bearbeitung ausgecheckt sein müssen.
Standardwerte und maximale Einstellungen
- Bibliotheken
- Hauptversionen 100 bis 50.000 Hauptversionen zulässig.
- Nebenversionen 1 bis 50.000 Nebenversionen zulässig.
- Listen
- Hauptversionen 100 bis 50.000 Hauptversionen zulässig.
- Nebenversionen 1 bis 50.000 Nebenversionen zulässig
Wichtig
- Speicherplatzmanagement: Beachten Sie, dass jede gespeicherte Version Speicherplatz verbraucht. Eine sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Versionen sind daher wichtig.
Zusammenfassung
Durch die Anpassung der Einstellungen an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens können Sie sicherstellen, dass wichtige Dokumente geschützt sind und gleichzeitig der Speicherplatz optimal genutzt wird. In einem Unternehmen mit etwa 50 Angestellten können bei einer Einstellung von 500 Versionen diese bereits nach sechs Wochen erreicht sein.
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