Microsoft Teams | Einstellungen – Apps

Der Menüpunkt „Einstellungen – Apps“ (oft auch „Teams-Apps“) ist riesig, aber ein Unterbereich ist für den täglichen Komfort deiner Nutzer besonders entscheidend: die App-Setuprichtlinien.

Hier entscheidest du nicht, welche Apps generell erlaubt sind (das machen die Berechtigungsrichtlinien), sondern wo und wie diese Apps für den Benutzer sichtbar sind.

Stell dir diesen Bereich als den Architekten vor, der entscheidet, welche Werkzeuge auf der Werkbank liegen und welche im Schrank verstaut sind.

Was sind App-Setuprichtlinien?

Wie der Beschreibungstext im Admin Center verrät: „App-Setuprichtlinien steuern, wie Apps einem Benutzer mit der Teams-App zur Verfügung gestellt werden.“

Im Klartext: Du bestimmst hier, welche Icons in der linken App-Leiste (Desktop) oder in der unteren Navigationsleiste (Mobile) erscheinen und in welcher Reihenfolge sie angeordnet sind.

1. Die „Global“-Richtlinie (Der Büro-Standard)

Wenn du nichts änderst, greift für alle deine Nutzer die Global (organisationsweiter Standard) Richtlinie. Im Screenshot sehen wir die klassische Bestückung mit 6 Elementen, die jeder Office-Mitarbeiter kennt:

1. Activity (Aktivität)
2. Chat
3. Teams
4. Kalender
5. Calling (Anrufe)
6. OneDrive (ehemals „Dateien“)

Mein Tipp: Diese Standard-Belegung ist für 90 % der Büroarbeitsplätze perfekt. OneDrive direkt in der Leiste zu haben, fördert die Arbeit mit Cloud-Dateien enorm.

2. Die „FirstLineWorker“-Richtlinie (Der Spezialist)

Microsoft liefert oft eine zweite Standard-Richtlinie mit: FirstLineWorker. Diese ist für Mitarbeiter in der Produktion, im Einzelhandel oder im Service gedacht, die oft mobil arbeiten. Der Blick auf die Liste (4 Elemente) zeigt den Unterschied:

1. Activity
2. Schichten (Shifts) – Hier liegt der Fokus!
3. Chat
4. Calling

Fällt dir was auf? „Teams“ (Kanäle) und „Kalender“ fehlen in der Standard-Ansicht der Leiste. Das reduziert die Komplexität für Mitarbeiter, die primär wissen müssen: „Wann muss ich arbeiten?“ (Schichten) und „Wen muss ich anrufen?“.

Eigene Richtlinien erstellen: Deine Optionen

Wenn du auf „Hinzufügen“ klickst, kannst du eine benutzerdefinierte Richtlinie bauen (z. B. für den Vertrieb oder HR). Dabei hast du folgende Stellschrauben:

A. Installierte Apps vs. Angeheftete Apps

Hier herrscht oft Verwirrung, daher die Aufklärung:

• Installierte Apps: Apps, die du hier hinzufügst, werden im Hintergrund für den Nutzer bereitgestellt. Er muss sie nicht erst im Store suchen. Sie sind „da“, aber verstopfen nicht sofort die Sicht.
• Angeheftete Apps (App-Leiste): Das ist die Premium-Immobilie am linken Bildschirmrand. Hier definierst du die Favoriten.
  • Erweiterungen: Du kannst mittlerweile auch Apps festlegen, die spezifisch in Messaging-, Besprechungs- oder Anruferweiterungen auftauchen sollen. Im Standard ist hier meist „Keine angehefteten Apps“ hinterlegt.

B. Die zwei Freiheits-Schalter

Ganz oben in der Richtlinie findest du zwei unscheinbare, aber mächtige Schalter:

1. Benutzerdefinierte Apps hochladen:
   • Erlaubst du Nutzern, eigene App-Pakete (.zip) hochzuladen (Sideloading)?
   • Security Best Practice: In den meisten produktiven Umgebungen sollte dies auf Aus stehen und nur für Entwickler aktiviert sein.
2. Benutzer wird angeheftet (User pinning):
   • Darf der Nutzer seine Seitenleiste selbst verändern (Apps lösen, neue anheften)?
   • Empfehlung: Lass dies auf Ein. Nutzer lieben es, ihr Werkzeug selbst zu sortieren. Wenn du es deaktivierst, zwingst du ihnen deine Ansicht statisch auf.

Fazit: Dein Hebel für mehr Usability

Mit den App-Setuprichtlinien gestaltest du maßgeblich den digitalen Arbeitsplatz deiner Kollegen. Du entscheidest, ob Teams für sie wie ein überfüllter Werkzeugkasten aussieht oder wie eine aufgeräumte Werkbank, auf der jeder Griff sitzt.

Zusammenfassend meine 3 Goldenen Regeln:

• Standard sauber halten: Die „Global“-Richtlinie sollte schlank bleiben und den kleinsten gemeinsamen Nenner abdecken (Chat, Teams, Kalender).
• Zielgruppen bedienen: Nutze benutzerdefinierte Richtlinien nur dort, wo Abteilungen (wie Vertrieb oder HR) wirklich jeden Tag spezielle Tools benötigen.
• Freiheit lassen: Lass den Schalter „Benutzer wird angeheftet“ aktiv. Nichts fördert die Akzeptanz mehr, als wenn sich Nutzer ihre meistgenutzten Apps selbst an die Top-Positionen schieben dürfen.

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