Support & Automatisierung

Freigabe-Workflow

Allgemeine Infos

Ein Freigabe-Workflow sorgt dafür, dass Anträge nicht per Zuruf umgesetzt werden, sondern eine dokumentierte Entscheidung der zuständigen Person erhalten. Typische Fälle sind Zugriff auf Ordner oder Anwendungen, Softwarebeschaffung, Firewall-Änderungen, Gastzugänge und Change Requests.

Im Microsoft-Umfeld gibt es mehrere Bausteine: Die Genehmigungen-App in Microsoft Teams für einfache und vorlagenbasierte Freigaben, den Approvals-Connector in Power Automate für eigene Abläufe mit mehreren Stufen, Entitlement Management mit Zugriffspaketen für Zugriffsanträge mit Genehmigung und Ablaufdatum sowie Access Reviews für die regelmäßige Rezertifizierung bestehender Zugriffe. Ticketsysteme bringen eigene Genehmigungsstufen mit.

Abgrenzung: Ein Freigabe-Workflow entscheidet über einen neuen Antrag. Access Reviews prüfen nachträglich, ob bestehende Zugriffe noch gebraucht werden. Beide ergänzen sich im Berechtigungsmanagement.

Funktionsweise & Details

Ein Freigabe-Workflow läuft in fünf Schritten:

  1. Antrag: Formular, Ticket oder Zugriffspaket mit Begründung, Umfang und Dauer.
  2. Routing: Genehmiger werden nach Regeln bestimmt, z. B. Führungskraft, Ressourcenbesitzer oder mehrere Stufen nacheinander.
  3. Entscheidung: Zustimmung oder Ablehnung mit Kommentar, bei Zeitüberschreitung Erinnerung oder Eskalation an eine Vertretung.
  4. Umsetzung: Bei Zustimmung führt ein Flow oder das IAM-System die Änderung aus, z. B. Gruppenmitgliedschaft.
  5. Nachweis: Entscheidung, Zeitpunkt und Genehmiger werden protokolliert.

Die Teams-Genehmigungen speichern ihre Daten in der Standardumgebung von Microsoft Dataverse, Aktivitäten erscheinen im Microsoft-Purview-Überwachungsprotokoll.

Vorteile & Nutzen

  • Jede Freigabe ist mit Genehmiger und Zeitpunkt belegt, das erfüllt Nachweispflichten im Berechtigungsmanagement
  • Die IT setzt nur noch freigegebene Anträge um und muss Verantwortung nicht selbst übernehmen
  • Mehrstufige Abläufe bilden Vier-Augen-Prinzip und Budgetgrenzen ab
  • Befristete Freigaben über Zugriffspakete verhindern, dass sich Rechte dauerhaft ansammeln

Praxisbeispiel

Ein Hersteller von Industrieanlagen mit 350 Mitarbeitenden erhielt Ordnerzugriffe bisher per Zuruf. Die IT stellte auf Teams-Freigabegruppen mit einem Power-Automate-Flow um: Der Antrag geht an den Ressourcenbesitzer, bei Zustimmung fügt der Flow den Benutzer der Gruppe hinzu und dokumentiert die Freigabe im Ticket. Einmal jährlich bestätigen die Besitzer die Mitgliedschaften über eine Access Review.

Worauf sollte man achten?

  • Genehmiger fachlich wählen (Daten- oder Ressourcenbesitzer), nicht die IT, sonst bleibt die Verantwortung beim Admin hängen
  • Vertretungs- und Eskalationsregel festlegen, damit Anträge im Urlaub nicht liegen bleiben
  • Für Zugriffe Ablaufdaten vorsehen und mit regelmäßigen Access Reviews kombinieren
  • Dataverse unterstützt laut Microsoft derzeit keine Backups der Genehmigungsdaten, Nachweise bei Bedarf zusätzlich im Ticketsystem ablegen

Lizenz & Verfügbarkeit

Die Genehmigungen-App in Teams ist für Benutzer mit Microsoft-365-, Power-Automate- oder Dynamics-365-Lizenz verfügbar, Vorlagen erfordern zusätzlich Microsoft Forms. Der Approvals-Connector in Power Automate ist ein Standard-Connector und mit Microsoft-365-Lizenzen nutzbar. E-Signaturen über Adobe Sign oder DocuSign benötigen eine Lizenz des jeweiligen Anbieters. Access Reviews erfordern Microsoft Entra ID Governance oder Microsoft Entra Suite, Basisfunktionen laufen auch mit Entra ID P2. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Freigabe-Workflows machen Berechtigungen und Änderungen nachvollziehbar. Starte mit den häufigsten Antragsarten und lege die Entscheidung bei den fachlich Verantwortlichen ab.

Weiterführende Links

Verwandte Artikel