M365

Microsoft Bookings

Allgemeine Infos

Microsoft Bookings stellt Buchungsseiten bereit, auf denen Kunden, Bewerber oder Kollegen freie Zeiten sehen und Termine wählen. Gemeinsame Buchungskalender (Shared Bookings) bilden ein Team mit Diensten, Mitarbeitenden, Öffnungszeiten und Pufferzeiten ab. Personal Bookings erlaubt einzelnen Benutzern, ihre eigene Verfügbarkeit zu teilen und Termintypen festzulegen.

Jeder gebuchte Termin kann automatisch ein Teams-Meeting erhalten, Externe nehmen per Browser ohne Teams-Installation teil. Bestätigungen und Erinnerungen gehen per Mail raus. Teams Premium ergänzt erweiterte virtuelle Termine mit Nutzungsanalysen, Warteschlangenansicht und SMS-Benachrichtigungen.

Technisch erzeugt jeder Buchungskalender ein Exchange-Postfach vom Typ SchedulingMailbox und einen nicht lizenzierten Benutzer in Microsoft Entra ID. Für diese Postfächer gelten die Exchange-Compliance-Richtlinien. Abgrenzung: Die Terminplanung in Outlook (Planungsassistent) findet Zeiten für interne Besprechungen, Bookings richtet sich an Buchungen von außen oder für Serviceangebote.

Funktionsweise & Details

So entsteht eine Buchungsseite:

  1. Ein berechtigter Benutzer legt in der Bookings-App einen Buchungskalender an, Exchange erstellt dazu das SchedulingMailbox-Postfach.
  2. Dienste werden mit Dauer, Ort (vor Ort oder Teams), Puffer, Fragen an den Kunden und zuständigen Mitarbeitenden angelegt.
  3. Die Verfügbarkeit ergibt sich aus den Geschäftszeiten und den Outlook-Kalendern der Mitarbeitenden, belegte Zeiten werden ausgeblendet.
  4. Die Buchungsseite wird veröffentlicht, wahlweise nur für die Organisation oder öffentlich, und per Link oder auf der Website eingebunden.
  5. Admins steuern, wer Buchungskalender erstellen darf, über Outlook-im-Web-Postfachrichtlinien und können Bookings im Admin Center abschalten.

Vorteile & Nutzen

  • Weniger Hin und Her bei der Terminabstimmung, weil Kunden selbst freie Zeiten wählen.
  • Automatische Erinnerungen senken die Zahl vergessener Termine.
  • Teams-Links werden automatisch erzeugt, Online-Beratung ist ohne zusätzliches Tool möglich.
  • Keine zusätzliche Software oder externe Terminplattform nötig, die Daten bleiben im Microsoft-365-Tenant.

Praxisbeispiel

Ein Steuerbüro mit 25 Mitarbeitenden vereinbart Erstgespräche bisher telefonisch. Es richtet einen öffentlichen Buchungskalender mit den Diensten Erstgespräch (vor Ort) und Online-Beratung (Teams) ein, beide mit 15 Minuten Puffer. Die Buchungsseite wird auf der Website verlinkt, abgefragt werden nur Name, Mail und Anliegen. Das Sekretariat spart pro Woche mehrere Stunden Telefonzeit.

Worauf sollte man achten?

  • Das Erstellen von Buchungskalendern per Postfachrichtlinie auf berechtigte Personen begrenzen, sonst entstehen ungeplante öffentliche Seiten.
  • Auf öffentlichen Buchungsseiten einen Datenschutzhinweis verlinken und nur nötige Daten abfragen.
  • SchedulingMailbox-Postfächer in Aufbewahrung, Löschkonzept und Admin-Berichten berücksichtigen.
  • Zeitzonen, Puffer und Vorlaufzeiten testen, bevor die Seite veröffentlicht wird.
  • Für Termine mit vertraulichen Inhalten prüfen, ob Lobby und Teilnahmeoptionen des Teams-Meetings passend gesetzt sind.

Lizenz & Verfügbarkeit

Bookings ist laut Microsoft enthalten in Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Office 365 und Microsoft 365 E1/E3/E5, F1/F3, A3/A5 sowie Teams Essentials und Teams Premium. Bookings ist nicht einzeln erhältlich, Outlook im Web muss aktiviert sein. Erweiterte virtuelle Termine (Analysen, Warteschlange, SMS) gehören zu Teams Premium. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Bookings ist eine einfache Lösung für Terminvergabe, die in den meisten Microsoft-365-Plänen bereits enthalten ist. Regle, wer Buchungsseiten anlegen darf, und achte auf Datenschutz auf öffentlichen Seiten.

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