M365

Microsoft Lists

Allgemeine Infos

Microsoft Lists ist die eigenständige App für Listen in Microsoft 365, technisch basiert jede Liste auf einer SharePoint-Liste. Listen lassen sich aus Vorlagen (etwa Problemverfolgung, Asset-Verwaltung, Onboarding, Veranstaltungsplanung), aus Excel oder leer anlegen und in der Lists-App, in SharePoint oder als Registerkarte in Teams nutzen.

Ansichten als Tabelle, Kalender, Galerie oder Board machen dieselben Daten für verschiedene Zwecke lesbar. Spaltentypen wie Auswahl, Person, Datum, Zahl oder Ja/Nein sichern die Datenqualität, bedingte Formatierung hebt Werte hervor. Regeln versenden Benachrichtigungen, wenn sich Einträge ändern, ohne dass ein Flow nötig ist.

Seit SharePoint Alerts (Benachrichtigungen) im Juli 2026 abgeschaltet wurden, empfiehlt Microsoft für Änderungsbenachrichtigungen ausdrücklich Regeln in Listen und Bibliotheken oder Power Automate. Abgrenzung: Lists ist keine relationale Datenbank. Für viele verknüpfte Tabellen, komplexe Logik oder Berechtigungen pro Datensatz sind Dataverse und Power Apps besser geeignet.

Funktionsweise & Details

Aufbau und Automatisierung einer Liste:

  1. Die Liste wird in einer SharePoint-Website, in Teams oder unter Meine Listen (im OneDrive des Benutzers) angelegt. Der Speicherort bestimmt Berechtigungen und Lebensdauer.
  2. Spalten definieren Datentypen, Pflichtfelder und Standardwerte, das Formular für neue Einträge lässt sich anpassen.
  3. Ansichten filtern, gruppieren und sortieren, ab 5.000 Einträgen pro Ansicht helfen indizierte Spalten gegen den Listenschwellenwert.
  4. Regeln reagieren auf neue, geänderte oder gelöschte Einträge und benachrichtigen Personen. Komplexere Abläufe übernimmt Power Automate.
  5. Eine Liste fasst bis zu 30 Millionen Einträge, Anlagen pro Eintrag sind auf 250 MB begrenzt.

Vorteile & Nutzen

  • Ersetzt geteilte Excel-Tabellen, weil mehrere Personen gleichzeitig arbeiten und Spaltentypen Fehleingaben verhindern.
  • Vorlagen bringen Fachbereiche schnell zu einer brauchbaren Lösung, ohne Entwicklung.
  • Regeln liefern Benachrichtigungen ohne Power-Automate-Kenntnisse und ersetzen die abgeschalteten Alerts.
  • Integration in Teams, Power Apps und Power BI macht Listen zur einfachen Datenbasis für Fachanwendungen.

Praxisbeispiel

Die IT eines Zulieferers mit 160 Mitarbeitenden verwaltet Leihgeräte (Notebooks, Beamer, Headsets) bisher in einer Excel-Datei auf dem Fileserver. Sie legt mit der Vorlage Asset-Verwaltung eine Liste im IT-Team an, mit Spalten für Gerät, Ausleiher, Rückgabedatum und Status. Eine Regel benachrichtigt die IT, wenn ein Rückgabedatum überschritten ist. Eine Board-Ansicht zeigt auf einen Blick, welche Geräte verfügbar sind.

Worauf sollte man achten?

  • Listen dort anlegen, wo sie langfristig hingehören: Team- oder Abteilungslisten in SharePoint bzw. Teams, nicht unter Meine Listen einer Person.
  • Spalten und Ansichten früh planen, nachträgliche Typänderungen sind eingeschränkt.
  • Bei großen Listen Spalten indizieren, bevor der Listenschwellenwert von 5.000 Einträgen erreicht ist.
  • Berechtigungen auf Eintragsebene vermeiden, sie skalieren schlecht, oberhalb von 100.000 Einträgen lässt sich die Vererbung auf Listenebene nicht mehr ändern.
  • Vorhandene SharePoint-Alerts-Szenarien auf Regeln oder Power Automate umstellen.

Lizenz & Verfügbarkeit

Microsoft Lists ist in allen Microsoft-365- und Office-365-Plänen mit SharePoint Online enthalten, etwa Business Basic, Business Standard, Business Premium, E1, E3 und E5. Der Speicher zählt zum SharePoint-Kontingent des Tenants bzw. bei Meine Listen zum OneDrive des Benutzers. Erweiterte Automatisierung mit Premium-Connectoren in Power Automate erfordert gegebenenfalls eigene Power-Platform-Lizenzen. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Microsoft Lists ist der pragmatische Ersatz für viele geteilte Excel-Tabellen und nach dem Ende der SharePoint-Alerts auch der Ort für Benachrichtigungsregeln. Plane Speicherort, Spalten und Ansichten, bevor Fachbereiche produktiv damit arbeiten.

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