M365

Microsoft Outlook

Allgemeine Infos

Outlook gibt es in mehreren Varianten: das klassische Outlook für Windows (Teil der Microsoft 365 Apps bzw. von Office LTSC), das neue Outlook für Windows, Outlook für Mac, Outlook im Web und Outlook für iOS und Android. Alle greifen auf Exchange Online oder Exchange Server zu, das neue Outlook unterstützt zusätzlich Konten wie Gmail oder iCloud.

Das neue Outlook für Windows basiert technisch auf Outlook im Web und ersetzt langfristig das klassische Outlook sowie die Windows-Apps Mail und Kalender. Es unterstützt keine COM-Add-ins, sondern nur Web-Add-ins, und hat noch Funktionslücken, etwa bei PST-Dateien und Seriendruck. Microsoft unterstützt das klassische Outlook nach eigener Aussage bis mindestens 2029.

Zeitplan für Unternehmen: Die Opt-out-Phase, in der das neue Outlook Standard wird, aber zurückgeschaltet werden kann, hat Microsoft von April 2026 auf März 2027 verschoben. Für die anschließende Cutover-Phase ohne Rückweg nennt Microsoft noch kein Datum, sagt aber mindestens zwölf Monate Vorlauf zu. Outlook im Web ist ein eigener Eintrag (Fokus „Outlook im Web“).

Funktionsweise & Details

Wie die Varianten technisch arbeiten:

  1. Das klassische Outlook speichert Postfächer im Cache-Modus als OST-Datei und spricht mit Exchange per MAPI over HTTP, authentifiziert per Modern Authentication gegen Entra ID.
  2. Das neue Outlook nutzt die Cloud-Synchronisierung von Microsoft und dieselbe Oberfläche wie Outlook im Web. Erweiterungen laufen als Web-Add-ins aus dem Microsoft-365-Add-in-Katalog.
  3. Outlook Mobile synchronisiert über einen Microsoft-Clouddienst und lässt sich per Intune-App-Schutzrichtlinie absichern, etwa gegen Kopieren in private Apps.
  4. Admins steuern die Migration per Cloud Policy oder Registry: HideNewOutlookToggle blendet den Umschalter aus, NewOutlookMigrationUserSetting deaktiviert die automatische Migration.
  5. Exchange-Postfachrichtlinien und Conditional Access legen fest, mit welchen Clients und Geräten auf Mail zugegriffen werden darf.

Vorteile & Nutzen

  • Ein Client-Ökosystem für alle Plattformen, Benutzer finden auf Smartphone und PC dieselbe Logik.
  • Integration mit Teams, Microsoft To Do, Planner und Copilot macht Outlook zur Drehscheibe für Termine und Aufgaben.
  • Outlook Mobile mit App-Schutz erlaubt Mail auf privaten Smartphones ohne vollständige Geräteverwaltung.
  • Das neue Outlook benötigt keine lokale Office-Installation und vereinheitlicht die Windows-Mail-Apps.

Praxisbeispiel

Ein Großhändler mit 300 Mitarbeitenden nutzt im Vertrieb ein CRM-COM-Add-in für das klassische Outlook. Die IT blendet per Cloud Policy den Umschalter zum neuen Outlook aus und setzt NewOutlookMigrationUserSetting auf 0. Parallel fragt sie beim CRM-Hersteller ein Web-Add-in an und testet das neue Outlook mit einer Pilotgruppe aus der Verwaltung. So bleibt der Vertrieb arbeitsfähig, bis der Hersteller nachgezogen hat.

Worauf sollte man achten?

  • COM-Add-ins inventarisieren und für jedes einen Web-Add-in-Nachfolger oder einen Plan B klären, bevor das neue Outlook Standard wird.
  • Die Migration aktiv steuern, statt auf die Opt-out-Phase zu warten: Pilotgruppen definieren, Funktionslücken (PST, Seriendruck, Freigaben) dokumentieren.
  • Auf Mobilgeräten nur Outlook Mobile zulassen und andere Mail-Clients per Conditional Access blockieren.
  • Bei Windows 11 ist das neue Outlook vorinstalliert, wer es nicht will, entfernt das Paket per Remove-AppxProvisionedPackage.
  • Lizenzbedingung beachten: Das klassische Outlook in Microsoft 365 Apps folgt dem Microsoft-365-Lebenszyklus, Perpetual-Versionen ihrem eigenen Supportende.

Lizenz & Verfügbarkeit

Das klassische Outlook für Windows und Mac ist Teil der Microsoft 365 Apps (Business Standard, Business Premium, E3, E5, Apps for business/enterprise) und von Office LTSC/Office 2021/2024. Das neue Outlook für Windows, Outlook im Web und Outlook Mobile sind mit einem Exchange-Online-Postfach ohne Desktop-Lizenz nutzbar, also auch mit Business Basic oder E1, Unternehmensfunktionen wie Intune-App-Schutz benötigen die passende Lizenz. Microsoft sichert Support für das klassische Outlook bis mindestens 2029 zu. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Outlook bleibt der zentrale Client für Mail und Kalender, aber der Wechsel zum neuen Outlook kommt. Nutze die Zeit bis zur Opt-out-Phase 2027, um Add-ins und Abläufe zu prüfen und die Migration selbst zu steuern.

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