Security & Compliance

Microsoft Purview eDiscovery

Allgemeine Infos

eDiscovery in Microsoft Purview unterstützt Rechts-, Compliance- und HR-Teams dabei, Inhalte in Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams, Microsoft 365 Groups, Viva Engage und Copilot-Interaktionen zu finden, gegen Löschung zu sichern und zu exportieren. Typische Anlässe sind Rechtsstreitigkeiten, interne Ermittlungen, Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO oder Behördenanfragen.

Früher gab es drei getrennte Werkzeuge: Inhaltssuche (Content Search), eDiscovery (Standard) und eDiscovery (Premium), davor Advanced eDiscovery genannt. Microsoft hat die klassischen Oberflächen zum 26. Mai 2025 (klassische Inhaltssuche und Standard-Fälle) und vollständig zum 31. August 2025 eingestellt. Seitdem gibt es eine einheitliche eDiscovery-Oberfläche im Purview-Portal (purview.microsoft.com), in der jede Suche in einem Fall läuft. Der Funktionsumfang richtet sich weiter nach Standard- oder Premium-Lizenz.

Mit der Abschaltung wurden auch die Export-Parameter der Cmdlets New-ComplianceSearchAction und Get-ComplianceSearchAction deaktiviert. Exporte laufen über das Portal oder, mit Premium-Lizenz, über die eDiscovery-APIs in Microsoft Graph. Abgrenzung: Aufbewahrungsrichtlinien regeln den Normalbetrieb, ein eDiscovery-Hold friert Inhalte für einen konkreten Fall ein und hat Vorrang vor jeder Löschregel.

Funktionsweise & Details

Ein typischer Fall in der neuen Oberfläche:

  1. Rollen zuweisen: Mitglieder der Rollengruppe eDiscovery Manager sehen nur ihre eigenen Fälle, eDiscovery-Administratoren alle.
  2. Fall anlegen und Datenquellen bestimmen. In Premium verwaltest Du Custodians (betroffene Personen) samt ihren Postfächern, OneDrive-Konten und Teams.
  3. Holds setzen, damit relevante Inhalte trotz Löschung durch Benutzer oder Aufbewahrungsrichtlinien erhalten bleiben.
  4. Suchen mit KQL-Abfragen (Schlüsselwörter, Zeitraum, Absender) erstellen und Statistiken oder Stichproben prüfen.
  5. Ergebnisse exportieren oder (Premium) in ein Review-Set übernehmen. Dort helfen Tagging, Near-Duplicate-Erkennung, E-Mail-Threading und Predictive Coding bei der Sichtung. Alle Aktionen landen im Überwachungsprotokoll.

Vorteile & Nutzen

  • Eine Suche deckt Mail, Dateien, Chats und Copilot-Interaktionen gemeinsam ab, statt jedes System einzeln zu durchsuchen.
  • Holds sichern Beweismittel verlässlich, auch wenn Benutzer Inhalte löschen oder Aufbewahrungsfristen ablaufen.
  • Die Fallstruktur mit Rollen trennt Untersuchungen sauber voneinander und begrenzt, wer welche Daten sieht.
  • Protokollierte Abläufe machen das Vorgehen gegenüber Gericht, Datenschutz und Betriebsrat nachvollziehbar.

Praxisbeispiel

Ein Handelsunternehmen mit 400 Mitarbeitenden erhält ein Auskunftsersuchen eines ehemaligen Mitarbeiters nach Art. 15 DSGVO. Die Datenschutzkoordinatorin legt einen eDiscovery-Fall an, durchsucht Postfächer, Teams und SharePoint nach Name und Personalnummer und prüft die Treffer mit der Rechtsabteilung. Nach Schwärzung werden die relevanten Inhalte exportiert. Der Fall wird mit allen Suchen dokumentiert geschlossen.

Worauf sollte man achten?

  • eDiscovery-Rollen nur wenigen, benannten Personen geben, sie gewähren Lesezugriff auf nahezu alle Inhalte im Tenant.
  • Datenschutz und Betriebsrat vor dem ersten Einsatz einbinden und den Ablauf in einer Betriebsvereinbarung oder Richtlinie regeln.
  • Holds nach Abschluss eines Falls aktiv aufheben, sonst wachsen Postfächer und Websites dauerhaft an.
  • Alte Skripte mit Export-Parametern von New-ComplianceSearchAction prüfen, diese funktionieren seit Mai 2025 nicht mehr.
  • Für Holds auf freigegebenen Postfächern ist Exchange Online Plan 2 oder Plan 1 mit Exchange Online Archiving nötig.

Lizenz & Verfügbarkeit

eDiscovery (Standard) mit Fällen, Suchen, Holds und Export ist in Microsoft 365 E3 und Office 365 E3 enthalten. eDiscovery (Premium) mit Custodians, Review-Sets, Analysefunktionen und Graph-API-Export erfordert Microsoft 365 E5, Office 365 E5 oder ein Add-on wie Microsoft 365 E5 eDiscovery and Audit bzw. die Purview Suite. Bei Premium braucht sowohl die untersuchte Person als auch der Bearbeiter eine Lizenz. Business Premium enthält laut Service Description keine eDiscovery-Fallverwaltung, die Purview Suite für Business Premium ist als Add-on verfügbar. Für die neue Oberfläche gilt zudem ein eigenes Abrechnungsmodell für Speicher in Fällen. Stand: Oktober 2026.

Fazit

eDiscovery ist das Werkzeug für den Ernstfall, von der Klage bis zum DSGVO-Auskunftsersuchen. Regle Rollen, Abläufe und Mitbestimmung, bevor Du es zum ersten Mal brauchst.

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