M365

Microsoft Search

Allgemeine Infos

Microsoft Search ist die Suchfunktion hinter den Suchfeldern in Outlook, SharePoint, OneDrive, Teams, Office-Apps und der Microsoft-365-Startseite. Sie durchsucht Inhalte aus SharePoint, OneDrive, Exchange und Teams und liefert Personen, Dateien, Websites, Organigramme und vom Admin gepflegte Antworten.

Ergebnisse richten sich nach dem Kontext der App (in Outlook Mails, in SharePoint Websites und Dateien) und nach den Signalen aus Microsoft Graph, also mit wem jemand zusammenarbeitet. Jeder sieht nur, worauf er bereits Zugriff hat, Microsoft Search ändert keine Berechtigungen.

Änderungen: Microsoft Search in Bing wurde am 31. März 2025 eingestellt, ebenso empfohlene Lesezeichen. Die früheren Graph Connectors heißen heute Microsoft 365 Copilot Connectors und speisen sowohl die Suche als auch Microsoft 365 Copilot.

Funktionsweise & Details

Microsoft Search arbeitet auf dem Index der Microsoft-365-Dienste:

  1. Inhalte aus SharePoint, OneDrive, Exchange und Teams werden laufend indiziert, die Berechtigungen der Quelle gelten auch im Suchergebnis.
  2. Admins pflegen im Microsoft 365 Admin Center unter Suche und Intelligenz Antworten wie Lesezeichen, Akronyme und Standorte sowie Suchvertikalen.
  3. Copilot Connectors binden externe Quellen an: synchronisierte Connectors indizieren Daten in Microsoft Graph, föderierte Connectors fragen Daten in Echtzeit über das Model Context Protocol ab.
  4. Die Suche nutzt KI, um Füllwörter in Anfragen zu erkennen, und sortiert Ergebnisse nach Relevanz.
  5. Der Suchverlauf ist persönlich und kann im Portal Mein Konto heruntergeladen oder gelöscht werden.

Vorteile & Nutzen

  • Eine Suche über mehrere Dienste, dadurch weniger Zeit für das Durchklicken von Websites und Postfächern
  • Berechtigungsbewusste Ergebnisse ohne eigene Rechtepflege in der Suche
  • Lesezeichen und Akronyme führen Mitarbeitende direkt zu Formularen und Tools, statt sie auf veraltete Seiten zu schicken
  • Gepflegte Inhalte und Connectors verbessern zugleich die Antworten von Microsoft 365 Copilot

Praxisbeispiel

Ein Versicherungsmakler mit 120 Mitarbeitenden legt Lesezeichen für die zwanzig häufigsten Suchbegriffe wie Urlaubsantrag, Reisekosten und Schadenmeldung an und pflegt die internen Abkürzungen als Akronyme. Das Wiki in Confluence wird über einen Copilot Connector angebunden. Vorher bereinigt die IT Freigaben mit „Jeder außer externen Benutzern“, weil die Suche sonst vertrauliche Dateien für alle auffindbar gemacht hätte.

Worauf sollte man achten?

  • Vor der Einführung von Copilot und vor dem Pflegen der Suche überfreigegebene Websites und Dateien prüfen, denn die Suche macht vorhandene Rechte sichtbar
  • Lesezeichen mit mindestens fünf Schlüsselwörtern und gängigen Schreibvarianten anlegen
  • Lesezeichen und Antworten regelmäßig auf veraltete Ziele prüfen
  • Externe Quellen nur über Connectors anbinden, die Berechtigungen der Quelle übernehmen
  • Hinweise auf Microsoft Search in Bing aus internen Anleitungen entfernen, da der Dienst eingestellt ist

Lizenz & Verfügbarkeit

Microsoft Search ist in allen Microsoft-365- und Office-365-Business-, Enterprise- und Education-Plänen enthalten und standardmäßig aktiv. Copilot Connectors haben je nach Typ und Datenmenge eigene Kontingente, Details nennt die Connector-Dokumentation. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Microsoft Search ist nur so gut wie die Pflege von Berechtigungen und Metadaten. Räume Freigaben auf, bevor Du Lesezeichen und Connectors ausbaust, und vor allem bevor Copilot dieselben Daten nutzt.

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