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Öffentliche Ordner (Public Folders)

Allgemeine Infos

Öffentliche Ordner bieten eine Ordnerhierarchie, auf die viele Anwender gleichzeitig zugreifen, etwa für gemeinsame Kontaktlisten, Abteilungskalender oder Ablagen eingehender Mails. Seit Exchange 2013 liegen sie nicht mehr in eigenen Datenbanken, sondern in speziellen Public-Folder-Postfächern und nutzen dadurch die Hochverfügbarkeit der DAG.

Sie werden in Exchange Server SE und in Exchange Online weiter unterstützt. Microsoft entwickelt das Feature aber kaum weiter: Über Microsoft Graph wird es laut Microsoft keinen generischen Zugriff auf öffentliche Ordner geben. Anwendungen, die Public Folders heute per EWS in Exchange Online lesen oder schreiben, verlieren mit der EWS-Abschaltung ab Oktober 2026 ihren Zugriffsweg.

Abgrenzung: Für neue Szenarien sind freigegebene Postfächer, Microsoft-365-Gruppen oder Teams mit SharePoint meist die bessere Wahl, weil sie Mobilzugriff, Freigaben und Compliance-Funktionen besser abdecken.

Funktionsweise & Details

Öffentliche Ordner bestehen aus diesen Komponenten:

  1. Ein primäres Hierarchiepostfach enthält die beschreibbare Kopie der Ordnerstruktur; weitere Public-Folder-Postfächer halten schreibgeschützte Kopien der Hierarchie und die Inhalte.
  2. Berechtigungen werden je Ordner vergeben (Besitzer, Bearbeiter, Leser usw.) und vererben sich auf neue Unterordner.
  3. E-Mail-aktivierte Ordner erhalten eine eigene SMTP-Adresse und nehmen Mails direkt an.
  4. Im Hybridbetrieb können lokale Ordner für Cloud-Anwender erreichbar sein oder umgekehrt.
  5. Die Migration nach Exchange Online läuft als Batch mit Microsoft-Skripten, die Struktur und Größen exportieren und die Inhalte auf Cloud-Postfächer verteilen.

Vorteile & Nutzen

  • Einfache gemeinsame Ablage für Mails, Kontakte und Kalender direkt in Outlook, ohne zusätzliche Anwendung.
  • Feine Berechtigungen je Ordner bilden gewachsene Abteilungsstrukturen ab.
  • Die Speicherung in Postfächern nutzt DAG und Postfachsicherung, deshalb ist kein separates Hochverfügbarkeitskonzept nötig.
  • Die Migration nach Exchange Online ist möglich, das erleichtert den Cloud-Umzug gewachsener Strukturen.

Praxisbeispiel

Ein Familienunternehmen nutzt seit Exchange 2010 öffentliche Ordner für eine zentrale Kundenkontaktliste und einen E-Mail-aktivierten Ordner für Bewerbungen. Vor der Migration nach Exchange Online räumt die IT verwaiste Ordner auf, exportiert die Berechtigungen und migriert die Hierarchie per Batch. Den Bewerbungsordner ersetzt sie danach durch ein freigegebenes Postfach, weil die Personalabteilung die Mails auch mobil bearbeiten will.

Worauf sollte man achten?

  • Ordnergrößen, Anzahl und Berechtigungen vor einer Migration bereinigen und dokumentieren.
  • Anwendungen, die per EWS auf Public Folders in Exchange Online zugreifen, brauchen vor der Abschaltung einen anderen Weg, weil Graph keinen generischen Ersatz bietet.
  • Alternativen wie freigegebene Postfächer oder Microsoft-365-Gruppen prüfen, bevor neue öffentliche Ordner entstehen.
  • Outlook Mobile und das neue Outlook unterstützen öffentliche Ordner nur eingeschränkt; Anwender früh informieren.
  • Im Hybridbetrieb immer nur eine Seite als aktive Public-Folder-Quelle führen.

Lizenz & Verfügbarkeit

Öffentliche Ordner sind in Exchange Server SE ohne Zusatzlizenz enthalten. In Exchange Online sind sie Teil der Pläne mit Exchange Online; Public-Folder-Postfächer brauchen keine eigene Lizenz, die zugreifenden Anwender eine Lizenz mit Exchange Online. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Öffentliche Ordner laufen weiter, haben aber keine Zukunftsperspektive. Prüfe, welche Inhalte in freigegebene Postfächer oder Gruppen wandern können, und kläre EWS-Abhängigkeiten.

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