M365

Viva Connections (SharePoint-App in Teams)

Allgemeine Infos

Viva Connections ist das Mitarbeiterportal in Microsoft Teams. Microsoft führt es in der aktuellen Dokumentation als „SharePoint app in Teams, formerly Viva Connections“, also als SharePoint-App in Teams. Die Funktion bleibt gleich: Sie bringt die SharePoint-Startseite (Home Site) des Unternehmens mit News, Dashboard, Ressourcen und Ankündigungen in die Teams-App auf Desktop, Tablet und Smartphone.

Das Dashboard besteht aus adaptiven Karten, über die Mitarbeitende etwa einstempeln, Gehaltsabrechnungen abrufen, Schulungen öffnen oder Tickets anlegen. Partnerkarten gibt es unter anderem für ServiceNow, UKG, Qualtrics und Adobe Sign. Inhalte lassen sich per Zielgruppen für Bürokräfte, Frontline-Mitarbeitende oder Standorte unterschiedlich ausspielen.

Abgrenzung: Viva Connections ersetzt kein Intranet, sondern macht ein vorhandenes SharePoint-Intranet in Teams zugänglich. Viva Engage liefert Communities und Gespräche, deren Beiträge im Connections-Feed erscheinen können.

Funktionsweise & Details

Die Einrichtung baut auf SharePoint auf:

  1. Eine SharePoint-Kommunikationswebsite wird als Home Site festgelegt, sie bildet den Einstieg auf Desktop und im Web.
  2. Dashboard-Karten werden im Dashboard-Editor angelegt, Zielgruppen über Microsoft-365- oder Sicherheitsgruppen gesteuert.
  3. Die Ressourcen-Navigation enthält kuratierte Links (Formulare, Benefits, Abteilungsseiten), die Webpart „Ankündigungen“ zeigt wichtige Kurzmeldungen auf der Home Site.
  4. Im Teams Admin Center wird die App bereitgestellt und für Zielgruppen angeheftet, für Frontline-Mitarbeitende häufig an erster Stelle.
  5. Mobil zeigt die App Dashboard, News und Ressourcen in Registerkarten.

Mit einer Microsoft-365-Copilot-Lizenz gibt es eine Copilot-Zusammenfassung der News in der Desktop-App von Teams.

Vorteile & Nutzen

  • Das Intranet erreicht Mitarbeitende in Teams, ohne dass sie eine weitere Adresse aufrufen müssen
  • Frontline-Mitarbeitende ohne PC kommen mobil an News und Self-Service-Karten
  • Zielgruppen sorgen dafür, dass Werk, Büro und Außendienst jeweils passende Inhalte sehen
  • Baut auf vorhandenem SharePoint auf, es entsteht keine zweite Plattform
  • Eine Erfahrung ist ohne Zusatzlizenz in den Enterprise-, Frontline- und Education-Plänen enthalten

Praxisbeispiel

Ein Lebensmittelhersteller mit 900 Mitarbeitenden, davon 600 in der Produktion, setzt die SharePoint-Startseite als Home Site und stellt Viva Connections in Teams als erste App für Frontline-Lizenzen bereit. Das Dashboard enthält Karten für den Schichtplan, die Gehaltsabrechnung im HR-Portal und eine Störungsmeldung, die einen Power-Automate-Flow auslöst. Bürokräfte sehen zusätzlich Karten für Reisekosten und IT-Tickets. Die interne Kommunikation pflegt News und Ankündigungen weiter in SharePoint.

Worauf sollte man achten?

  • Ohne gepflegte Home Site und klare Intranet-Struktur bringt Viva Connections wenig, das Intranet zuerst aufräumen
  • Microsoft-365-Lizenzen (E, F, A) erlauben eine Connections-Erfahrung, für zwei bis 50 Erfahrungen brauchen alle Benutzer im Tenant Viva Suite oder Viva Communications and Communities
  • Zielgruppen über gepflegte Gruppen steuern, veraltete Gruppen führen zu falschen Inhalten
  • Mobile Darstellung von Karten auf echten Geräten testen
  • Dokumentation und Schulungen auf den neuen Namen SharePoint-App in Teams anpassen

Lizenz & Verfügbarkeit

Eine Viva-Connections-Erfahrung ist in Microsoft-365- und Office-365-Plänen der Familien E, F und A sowie laut Dienstbeschreibung in Business-Plänen enthalten. Mehrere Erfahrungen (zwei bis 50) erfordern für alle Benutzer im Tenant die Viva Suite oder Viva Communications and Communities. Die Copilot-Newszusammenfassung setzt Microsoft 365 Copilot voraus. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Viva Connections macht ein vorhandenes SharePoint-Intranet in Teams und mobil erreichbar. Lohnenswert ist es vor allem für Organisationen mit vielen Frontline-Mitarbeitenden.

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