Security & Compliance

Aufbewahrungsrichtlinien und Retention Labels

Allgemeine Infos

Aufbewahrungsrichtlinien und Retention Labels gehören zum Datenlebenszyklus-Management in Microsoft Purview. Eine Aufbewahrungsrichtlinie wirkt auf ganze Speicherorte wie Postfächer, SharePoint-Websites, OneDrive-Konten, Teams-Chats oder Copilot-Interaktionen. Ein Retention Label hängt dagegen an einem einzelnen Dokument oder einer einzelnen Mail und wandert innerhalb des Tenants mit dem Element mit.

Typische Einsatzszenarien sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen (etwa nach HGB und AO), das gezielte Löschen von Altdaten zur Datenminimierung nach DSGVO und Records Management, bei dem Dokumente als Datensatz gesperrt und nach Fristablauf per Disposition Review geprüft gelöscht werden.

Abgrenzung: Die Exchange-Aufbewahrungsrichtlinien (MRM, Eintrag Retention Policies) steuern das Verschieben ins Archiv und das Löschen auf Postfachebene und stammen aus Exchange Server. Die Purview-Aufbewahrung ist dienstübergreifend und hat Vorrang. Mit der Backup-Aufbewahrung hat beides nichts zu tun: Purview-Aufbewahrung ist kein Backup, sie schützt nicht vor Ransomware oder Fehlkonfiguration des Tenants.

Seit 2024 und 2025 sind neue Speicherorte für Copilot- und KI-Apps hinzugekommen. Private Teams-Kanalnachrichten wurden Ende 2025 in Gruppenpostfächer migriert, bestehende Richtlinien gelten laut Microsoft weiter.

Funktionsweise & Details

Purview wertet für jedes Element alle passenden Richtlinien und Labels aus und entscheidet nach festen Regeln:

  1. Du legst eine Richtlinie oder ein Label mit Dauer und Aktion an: nur aufbewahren, nur löschen oder aufbewahren und danach löschen.
  2. Richtlinien weist Du Speicherorten zu (organisationsweit, mit Ein- und Ausschlüssen oder über Adaptive Scopes nach Entra-Attributen). Labels veröffentlichst Du per Label-Richtlinie oder wendest sie automatisch an.
  3. Gelöschte oder geänderte Originale bleiben bei aktiver Aufbewahrung erhalten: in SharePoint und OneDrive in der Preservation Hold Library, in Exchange und Teams im versteckten Ordner SubstrateHolds unter Recoverable Items.
  4. Bei Konflikten gelten die Prinzipien der Aufbewahrung: Aufbewahrung schlägt Löschung, die längste Aufbewahrung gewinnt, ein explizites Label schlägt eine Richtlinie, die kürzeste Löschfrist gewinnt. eDiscovery-Holds setzen alles bis zur Freigabe außer Kraft.
  5. Ein Timer-Job verarbeitet abgelaufene Elemente, bei Teams typischerweise innerhalb von 1 bis 7 Tagen.

Vorteile & Nutzen

  • Gesetzliche Fristen lassen sich zentral für alle Dienste abbilden, statt je Anwendung eigene Regeln zu pflegen.
  • Automatisches Löschen reduziert Altdaten und damit das Risiko bei Datenpannen und Auskunftsersuchen.
  • Labels ermöglichen dokumentgenaue Fristen, etwa zehn Jahre für Verträge neben zwei Jahren für allgemeine Korrespondenz.
  • Records Management sperrt Dokumente gegen Änderung und belegt per Disposition Review, wer was wann gelöscht hat.

Praxisbeispiel

Ein Maschinenbauer mit 250 Mitarbeitenden in Baden-Württemberg muss Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren, will Teams-Chats aber nach zwei Jahren loswerden. Die IT legt eine Teams-Richtlinie mit Löschung nach 24 Monaten an und veröffentlicht das Label „Beleg 10 Jahre“ für die Buchhaltungsbibliothek. Nach einem Test mit einer Pilotgruppe wird alles ausgerollt. Ergebnis: Belege sind gegen versehentliches Löschen geschützt, das Chat-Volumen sinkt messbar.

Worauf sollte man achten?

  • Fristen mit Steuerberatung oder Rechtsabteilung abstimmen, die IT legt sie nicht allein fest.
  • Löschrichtlinien zuerst auf eine Testgruppe anwenden, gelöschte Inhalte sind nach Ablauf nicht wiederherstellbar.
  • Die Prinzipien der Aufbewahrung kennen: Eine organisationsweite Aufbewahrung verhindert, dass eine kürzere Löschregel wirkt.
  • Aufbewahrung belegt Speicher (Preservation Hold Library zählt zum SharePoint-Kontingent), das Volumen regelmäßig prüfen.
  • Für Ransomware und versehentliche Massenlöschung zusätzlich ein echtes Backup einplanen.

Lizenz & Verfügbarkeit

Grundfunktionen (Aufbewahrungsrichtlinien für alle Speicherorte, Retention Labels erstellen und manuell veröffentlichen) sind in Microsoft 365 Business Premium, E3 und Office 365 E3 enthalten. Erweiterte Funktionen erfordern Microsoft 365 E5, Office 365 E5 oder ein Add-on wie Microsoft 365 E5 Information Protection and Governance bzw. die Purview Suite: automatisches Anwenden von Labels (sensible Inhalte, Schlüsselwörter, trainierbare Klassifizierer, Standard-Label für Bibliotheken), Adaptive Scopes, ereignisbasierte Aufbewahrung, Disposition Review, Datensatz-Labels und Dateiplan. Jeder Benutzer, der von der Funktion profitiert, braucht die passende Lizenz. Stand: Oktober 2026.

Fazit

Aufbewahrungsrichtlinien sind die Basis für gesetzeskonforme Aufbewahrung und gezieltes Löschen in Microsoft 365. Starte mit wenigen, abgestimmten Fristen und teste Löschaktionen, bevor Du sie breit ausrollst.

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